¿Qué son los códigos DIR3?

Los códigos DIR3 son tres códigos que deben constar en la factura electrónica cuando hay que enviarla a la Administración pública española, y que sirven para dirigir la factura al departamento correspondiente y así poder tramitarla correctamente.

Estos códigos tienen el nombre de Órgano gestor, Unidad tramitadora y Oficina contable, y cada receptor puede tener una o diversas combinaciones de códigos diferentes. Además, son un dato obligatorio para poder enviar una factura electrónica a la Administración pública de España. Estos códigos están compuestos por una o dos letras iniciales, más siete u ocho números. Por ejemplo, LA1111111.

Cómo obtener los códigos DIR3

Cada entidad pública tiene sus propios DIR3. Por este motivo, tu cliente debe proporcionarte estos datos cuando tengas que enviarle una factura. También hay una alternativa, el directorio de B2Brouter, donde encontrarás todos los DIR3 relacionados con una entidad pública.

En el directorio, cada unidad organizativa se identifica por sus tres códigos, no por el nombre. El nombre que publica el directorio puede no coincidir con el nombre que te ha dado el cliente: compara los códigos. A menudo todas las unidades de una entidad comparten la Oficina contable y el Órgano gestor, y el código que las distingue es la Unidad tramitadora.

Dónde están los campos DIR3 en la ficha del contacto

La ficha del contacto solo muestra los códigos de enrutamiento del método de envío que tengas seleccionado, en Método de envío de facturas:

• Con FACe, eFACT u otro punto de entrada de la Administración pública, ves los campos DIR3.
• Con FACeB2B, ves solo el código DIRe, porque este canal no usa los DIR3.

Si no encuentras los campos DIR3, revisa el método de envío del contacto. El formato del código te ayuda a saber cuál es cuál: un código DIR3 tiene una o dos letras y siete u ocho cifras, y un código DIRe tiene 15 caracteres y empieza por el NIF del receptor.

Cómo añadir los códigos DIR3 a la factura electrónica

Es necesario crear una factura nueva para poder añadir los DIR3. Para ello, accede a la sección de Ingresos a través del menú principal superior y luego selecciona Facturas emitidas en las opciones que se activan en la parte izquierda menú. Seguidamente, utiliza la opción de la parte superior derecha Crear factura. A continuación:

• En el desplegable Cliente selecciona el receptor de la factura.
• Si el receptor seleccionado está en el directorio de B2Brouter, se activa la opción Unidad organizativa.
• Selecciona los códigos DIR3 en el desplegable Unidad organizativa.

Por último, prosigue con la creación de la factura y ya constan los códigos DIR3.

Si no se activa la Unidad organizativa, o la unidad que necesitas no aparece

Si el desplegable Unidad organizativa no se activa, el cliente que has seleccionado o sus DIR3 no constan en el directorio de B2Brouter. Si se activa pero la unidad que te ha indicado el cliente no aparece, el directorio no publica esa combinación de códigos.

En ambos casos puedes emitir la factura igualmente. Los códigos que cuentan son los que te ha dado el organismo receptor, y la factura los admite aunque el directorio no los tenga. Dispones de dos opciones:

Añadir los códigos DIR3 manualmente

Una vez hayas seleccionado el receptor y hayas comenzado a crear la factura, en la sección Datos generales encuentras las opciones Órgano gestor, Unidad tramitadora y Oficina contable, donde tienes que añadir los códigos DIR3 que te haya proporcionado el cliente.

Crear y asignar las unidades organizativas al cliente

Para evitar tener que añadir los códigos DIR3 a las facturas cada vez que generes una, también puedes crear las unidades organizativas asignadas a cada receptor. Para ello, accede a la sección Contactos a través del menú principal superior y abre la empresa clicando sobre el nombre.

En la página siguiente, selecciona Añadir unidad organizativa.

Si el contacto está enlazado al directorio, primero verás la lista de las unidades del directorio que aún no has añadido. Si la unidad que necesitas no está, usa el enlace ¿La unidad organizativa no está en la lista? para crearla tú con los códigos que te ha dado el cliente. No hace falta desvincular el contacto del directorio: sigue verificado.

A continuación, puedes añadir los datos a la Unidad organizativa con los códigos DIR3 correspondientes:

• En Datos fiscales pon el nombre y el domicilio. Pueden coincidir con los de la empresa principal.
• Rellena las otras opciones que quieras/necesites.
• Accede en la parte inferior a Método de entrega.
• Añade los códigos DIR3 en las opciones Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora.

Por último, guarda los cambios utilizando la opción Guardar y repite el proceso para crear tantas unidades organizativas como necesites para cada cliente.

A partir de aquí, la unidad que has creado aparece en el desplegable Unidad organizativa de la factura, con sus códigos, igual que las del directorio.

Si FACe rechaza la factura por los códigos DIR3

B2Brouter envía los códigos tal como los has guardado, y es FACe quien los comprueba. Cuando los rechaza, la factura queda en estado de error y no ha entrado en FACe, así que puedes corregirla y volver a enviarla sin hacer ninguna factura rectificativa. Los mensajes más habituales:

• «No existe o inactiva la Oficina Contable asociado al código “%OC%”» (código de error 411). FACe no ha reconocido ningún código de Oficina contable válido. El texto %OC% no es ningún valor de tu factura: es lo que FACe escribe en lugar del código. Ocurre cuando la factura se ha enviado sin códigos, por ejemplo porque el contacto no los tenía y la entrada del directorio no publica códigos en la entidad principal, solo en sus unidades. Selecciona la unidad organizativa en la factura, o añade los códigos a la factura o al contacto, y vuelve a enviar. Si la factura ya llevaba códigos, revísalos: cada código DIR3 tiene 9 caracteres, y un código incompleto también da este error. Si el organismo recibe las facturas por otro punto de entrada (por ejemplo, eFACT Cataluña para las administraciones catalanas, u Osakidetza), no la vuelvas a enviar por FACe: cambia el Método de envío de facturas del contacto a ese punto de entrada y vuelve a enviar la factura.
• «La Unidad Tramitadora, Órgano Gestor u Oficina contable especificados no están relacionados» (código de error 412). Los tres códigos han llegado, pero no forman una combinación válida para ese receptor: normalmente se han mezclado códigos de dos unidades distintas, o la combinación ya no está vigente. Compara los tres códigos con los de la unidad del directorio o con los que te ha dado el cliente, corrígelos y vuelve a enviar.
• «No existe o inactiva el Órgano Gestor asociado al código …» (código de error 409). El código que se indica no existe o está inactivo en FACe. Pide al cliente el código vigente.

Si los códigos son los que te ha dado el cliente y FACe sigue rechazándolos, solo el organismo receptor puede confirmar qué combinación necesita la factura.