Importar una factura emitida a B2Brouter

Si tu sistema de gestión o tu ERP ya genera las facturas en un formato electrónico, no hace falta que las vuelvas a crear en B2Brouter: puedes importarlas tal cual y enviarlas desde la plataforma.

Cómo importar una factura

Desde la sección Ingresos del menú principal:

Haz clic en la flecha que hay al lado de Crear factura y elige Importar.
En la siguiente página, adjunta el archivo de la factura.
Finalmente, usa la opción Importar.

Si el archivo es correcto, la factura se crea en tu lista de facturas emitidas, con todos los datos del archivo original, y ya la puedes enviar.

Puedes importar facturas con cualquier plan. Con el Plan Basic y el Plan Profesional importas las facturas de una en una; con el Plan Business puedes importar varias a la vez.

Formatos aceptados

Formatos estructurados

Los formatos estructurados permiten que el sistema interprete el 100% de la información del archivo. La factura queda creada con todos los datos, sin que tengas que añadir nada manualmente.

Puedes importar facturas en:

UBL / Peppol BIS: el formato europeo de factura electrónica, el que circula por la red Peppol.
CII, y sus variantes nacionales Factur-X (Francia), ZUGFeRD y XRechnung (Alemania).
Facturae: el formato español, también en la versión firmada (.xsig).
FatturaPA: el formato italiano.
KSeF: el formato polaco.
eSLOG: el formato esloveno.
Svefaktura: el formato sueco.
ABW e IDoc: formatos de intercambio que utilizan determinados ERP.

Si generas las facturas en un formato estructurado que no aparece en esta lista, contacta con nosotros: a menudo lo podemos añadir.

PDF con factura incrustada

Hay PDF que llevan la factura estructurada incrustada dentro del propio archivo, como ocurre con Factur-X y ZUGFeRD. En estos casos el sistema lee los datos de dentro del PDF, de modo que el resultado es el mismo que con un formato estructurado: la factura queda completa y, además, conserva el PDF como representación visual.

Un PDF sin factura incrustada no se puede importar como factura emitida. Si lo intentas, verás el mensaje El PDF sólo puede cargarse como factura recibida. El reconocimiento de texto a partir de un PDF solo está disponible en las facturas recibidas.

Opciones al importar

Una vez has adjuntado el archivo, tienes disponibles estas opciones:

No validar la factura al importar: importa la factura aunque no pase las validaciones. Es útil para registrar facturas antiguas o para revisarlas más tarde, pero la factura no se podrá enviar hasta que los datos sean correctos.
Actualizar los contactos existentes con los datos de las facturas: si los datos del cliente que constan en el archivo no coinciden con los de tu ficha de contacto, actualiza el contacto en lugar de crear una nueva unidad organizativa.
Enviar después de importar: emite y envía la factura automáticamente una vez importada, por el canal que tengas configurado en el contacto. Esta opción no es compatible con la configuración de firma propia.

Después de la importación

Al terminar, la pantalla te muestra el resultado de cada archivo importado, con un enlace a la factura que se ha creado. Si algún archivo no se ha podido importar, ahí encuentras el motivo.

Un caso habitual es el de documento duplicado: si el archivo ya se había importado antes en la misma cuenta, el sistema no crea una factura nueva y te enlaza la que ya había.

Qué archivo se envía

Si no has modificado la factura desde que la importaste y el Formato del contacto es el mismo que el del archivo importado, B2Brouter envía el archivo original tal cual, sin cambios.

En este caso, los errores de validación del formato que aparezcan al enviar la factura vienen del archivo que ha generado tu ERP. Por ejemplo, un código de unidad que no es de la lista UN/ECE Recommendation 20, como UNIT en lugar de C62.

Corrige el error en tu ERP e importa la factura corregida de nuevo. Si vuelves a enviar la misma factura, se envía el mismo archivo, con el mismo error.

En los demás casos, B2Brouter genera el documento de nuevo a partir de los datos de la factura. Por ejemplo, si editas la factura en B2Brouter, o si el contacto recibe las facturas por Peppol o por correo electrónico en un formato distinto del archivo importado. El formato de cada contacto se elige en su ficha: consulta Crear clientes y proveedores.