¿Qué es el directorio B2Brouter?

B2Brouter dispone de un directorio de organizaciones (instituciones públicas nacionales e internacionales y empresas privadas) para ofrecer una funcionalidad de búsqueda más automática y rápida. Muchas veces resulta complicado encontrar los datos de un contacto al que queremos hacer llegar una factura: ¿A qué departamento debo enviarlo? ¿Qué código DIR3, DIRE, Peppol Id, etc. debo añadir? ¿Cómo encuentro el código correcto para la unidad organizativa (sede, departamento, delegación…)?

El directorio B2Brouter consiste en una amplia base de datos que te proporciona de manera automática todos los datos necesarios para que la factura se envíe correctamente. Este procedimiento se ejecuta al seleccionar un contacto verificado por el directorio y puede variar en función del contacto (administración pública española o europea o empresa privada), ya que cada uno tiene unos requisitos específicos.

Gracias al directorio no deberás preocuparte más de preguntar por domicilios o códigos específicos, ya que están disponibles y actualizados de manera permanente en B2Brouter.

A continuación te mostramos los pasos a seguir para crear una factura utilizando los datos de nuestro directorio:

1. Crea un contacto nuevo

Desde la sección Contactos, crea un nuevo contacto. Una vez has añadido el NIF del contacto, el sistema consulta el directorio. Si encuentra la empresa, enlaza el contacto con la entrada del directorio, copia en él el nombre, el domicilio, los códigos de enrutamiento y el método de envío de las facturas, y muestra el aviso «(nombre de la empresa) es una empresa verificada». Por último, solo queda guardar los cambios para acabar de crear el contacto.

Los campos que el directorio ha rellenado quedan bloqueados. No es ningún error, y tampoco significa que el contacto ya exista en tu cuenta: significa que el directorio publica esta empresa.

El directorio puede mostrar una razón social distinta de la actual, por ejemplo si la empresa ha cambiado de nombre. Esto no impide facturar: guarda el contacto tal como aparece y, si hace falta, cambia el nombre después desde la ficha del contacto, tal como se explica en Editar los datos de un contacto verificado.

El contacto se guarda con el nombre que consta en el directorio. Si después no lo encuentras en la lista de contactos buscando por el nombre que habías escrito, búscalo por el NIF.

2. Crea la factura, selecciona el contacto y añade los códigos de enrutamiento

Crea una factura nueva y selecciona el cliente. Si se trata de un contacto que consta en el directorio de B2Brouter y tiene datos asociados, se activa la opción Unidad organizativa desde donde puedes seleccionar la sede, el departamento, la delegación y los códigos relacionados (DIR3, DIRE, etc.).

Si el contacto solo tiene una combinación de códigos, estos se añaden de manera automática sin que tengas que seleccionar ninguna opción en Unidad organizativa.

Por último, puedes proceder a crear la factura.

Qué significa que un contacto esté verificado

Un contacto enlazado con el directorio está verificado mientras sus datos coinciden con los de la entrada del directorio. Lo reconocerás por la insignia Empresa verificada en la lista de contactos y en la cabecera de la ficha.

En un contacto verificado, el directorio es quien controla estos datos:

• los identificadores fiscales (NIF y equivalentes);
• el nombre o razón social y el domicilio;
• los códigos de enrutamiento (DIR3, DIRE, identificador Peppol…);
• el método de envío de facturas y el formato.

Por eso, en la ficha del contacto, los bloques Datos fiscales y Método de envío de facturas se muestran en modo consulta. Las casillas aparecen bloqueadas (por ejemplo, las de los códigos DIR3 no admiten el cursor) y, si el directorio no tiene ningún valor para un campo, ese campo directamente no aparece. Al lado verás la tarjeta «(nombre de la empresa) es una empresa verificada». Es el comportamiento normal: no es ninguna avería ni ningún permiso que te falte.

La ventaja es que, cuando el directorio actualiza un dato (un código nuevo, un cambio de método de envío), tu contacto lo recibe automáticamente. El resto de datos del contacto (correo electrónico, idioma, divisa, datos de cobro…) son tuyos y siempre puedes editarlos.

Editar los datos de un contacto verificado

Puedes cambiar los datos que el directorio bloquea. En la ficha del contacto ya guardado:

1. Para los datos fiscales, abre el bloque Datos fiscales y utiliza el enlace Editar datos fiscales, al final del bloque. Para el método de envío, abre el bloque Método de envío de facturas y utiliza Editar método de envío.
2. Los campos se desbloquean. Escribe los datos que te haya dado tu cliente y guarda.

Estos enlaces no están en el formulario de creación. Si el directorio muestra datos que quieres cambiar, primero guarda el contacto tal como aparece y después edítalo.

Cuando personalizas los datos de un contacto verificado:

• No pierdes nada. Los códigos de enrutamiento y el resto de datos se conservan tal como estaban hasta que los cambies.
• El contacto deja de recibir las actualizaciones automáticas del directorio. La ficha te lo recuerda con el aviso «Al personalizar los datos de esta empresa verificada, has desactivado las actualizaciones automáticas de nuestro directorio».
• El cambio es reversible con Restablecer los datos del directorio, tal como se explica a continuación.

El país del contacto se elige al crearlo y después no se puede editar, tampoco después de desbloquear los datos fiscales.

Restablecer los datos del directorio

Cuando has personalizado un contacto, la ficha muestra el aviso de personalización con el enlace Restablecer los datos del directorio. Al hacer clic:

• el contacto vuelve a estar verificado y vuelve a recibir las actualizaciones automáticas;
• todos los datos que el directorio controla (identificadores, nombre y domicilio, códigos de enrutamiento, método de envío y formato) se vuelven a cargar desde el directorio, y las modificaciones que habías hecho en ellos se pierden;
• el resto de datos del contacto (correo electrónico, idioma, divisa, datos de cobro…) no se tocan.

El restablecimiento es por contacto: no hay ninguna opción para restablecer muchos contactos de golpe. Si un sistema externo (una integración o un ERP) vuelve a escribir los datos de tus contactos, cada restablecimiento quedará deshecho en la siguiente sincronización. En ese caso, corrige primero el origen.

La línea informativa junto a un campo

En un contacto personalizado, junto a un campo que no coincide con el directorio puede aparecer una línea con el valor que el directorio tiene para ese campo. Es solo informativa: te indica qué dato cargaría el restablecimiento. No es ningún error ni ninguna acción, y no bloquea nada.

Si los datos del directorio no son correctos

El directorio se actualiza periódicamente a partir de fuentes oficiales. Por eso es posible encontrar entradas con datos desactualizados: una razón social antigua, un domicilio que ha cambiado o una combinación de códigos que el organismo ya no utiliza.

Los datos que valen son los que te da el organismo receptor. Si lo que te dice tu cliente no coincide con el directorio, no hace falta esperar: edita el contacto tal como se explica más arriba y factura con los datos de tu cliente. Revisa con él los códigos de enrutamiento antes de enviar la primera factura.

Ten en cuenta que:

• B2Brouter no corrige las entradas del directorio a petición. La opción Solicitar cambio de la tarjeta «(nombre de la empresa) es una empresa verificada» nos hace llegar el aviso, pero no modifica tu contacto ni sustituye la edición.
• Si tu cliente es una sede, un departamento o una unidad con el mismo NIF pero con un nombre, un domicilio o unos códigos distintos, no hace falta personalizar el contacto: crea una unidad organizativa en el contacto y selecciónala en la factura.