Recibir facturas en B2Brouter

Cómo recibir facturas en B2Brouter

Con B2Brouter puedes gestionar las facturas de todos tus proveedores gracias a la utilización de diferentes métodos de recepción.

Para gestionar las facturas de proveedores, tienes que acceder a la sección Gastos a través del menú principal y luego Facturas recibidas a través de las opciones del submenú izquierdo.

Encuentras la lista de las facturas recibidas.
Las facturas recibidas que no han sido gestionadas tienen el número marcado negrita.
A la derecha del número, puedes ver el estado de las facturas.
Abriendo la factura puedes gestionar el estado.

Hay diversas maneras de gestionar las facturas recibidas:

Importación de las facturas recibidas

Puedes subir a B2Brouter las facturas recibidas que tienes en tu sistema. Para ello, una vez te encuentras en la página de facturas recibidas:

Clica el botón Importar archivo.
En la página siguiente, pulsa la opción de Seleccionar archivos.
Busca el fichero en tu sistema y selecciónalo.
Finalmente, utiliza la opción Importar.

Si el archivo es correcto, se sube y se crea la factura recibida en tu lista de facturas recibidas, donde puedes gestionarla.

Puedes importar el archivo de la factura en diferentes formatos:

PDF

Este es un formato electrónico no estructurado. Eso quiere decir que la interpretación de datos no es 100% precisa. Si importas una factura en formato PDF, puede ser que el sistema no interprete toda la información que hay en el archivo, y por este motivo B2Brouter te permite añadirla manualmente. Cuando importas una factura en formato PDF:

En la izquierda de la pantalla encontrarás el PDF de la factura que has importado.
En la derecha, encuentras la factura en el formato de B2Brouter, con los datos interpretados por el sistema.
En la parte superior encuentras el menú de la factura con las diferentes opciones.

Cuando hay algún dato que el sistema no interpreta, aparece un interrogante + el nombre del dato en el visualizador de la derecha. Por ejemplo: ? Fecha de vencimiento:

Pulsa encima para añadir los datos manualmente.
Aparece el formulario que te permite añadir el dato seleccionado y a añadir o modificar otros datos.
En la izquierda de la pantalla continúa mostrándose el PDF de la factura para que puedas consultar la información.
Cuando hayas añadido los datos, guarda los cambios utilizados con la opción Guardar.

Otra manera de añadir la información manualmente es utilizando la opción de Modificar que hay en la parte superior de la factura. Por otro lado, también puedes utilizar la opción de Reconocer texto para que el sistema vuelva a realizar un reconocimiento de la información que consta en el PDF de la factura importada.

Formato XML del tipo Facturae o UBL

Los formatos Facturae y UBL son formatos estructurados. Eso quiere decir que el sistema puede interpretar el 100% de la información que hay en el archivo importado. Una vez importes la factura, se sube y almacena en la lista de facturas recibidas. Si la abres, contiene toda la información y no hace falta añadir ningún otro dato manualmente.

La importación de facturas recibidas está disponible con el Plan básico

Creación manual de las facturas recibidas

Tambíen puedes crear una factura recibida de forma manual, igual como haces con las facturas emitidas. Para hacerlo, desde el espacio de Facturas recibidas debes usar la opción Nueva factura.

Intercambio de facturas entre usuarios de B2Brouter

Puedes recibir facturas de otros usuarios que también trabajan en B2Brouter. Es muy sencillo: como las dos empresas constan en B2Brouter, la conexión se realiza de manera automática. Tu proveedor solo debe crear y enviar la factura desde B2Brouter y esta llega a tu espacio de facturas recibidas. Lo mismo acurre si envías la factura.

El intercambio de facturas entre usuarios de B2Brouter está disponible con el Plan Basic.

Recepción de facturas a través del correo electrónico

Puedes recibir las facturas a través del correo electrónico. Para proceder, tu proveedor debe enviarte un correo electrónico con la factura adjunta a tu dirección de correo de B2Brouter. Como consecuencia, la factura adjunta al correo se sube y almacena en tu espacio de facturas recibidas.

De la misma manera que con la importación, los formatos de factura aceptados por B2Brouter a través del correo electrónico son PDF, UBL y Facturae. En caso de que recibas las facturas en formato PDF, es posible que tengas que añadir los datos de manera manual.

Activa la recepción de facturas por correo electrónico

Este es un método de recepción que necesita activarse. Para ello, accede a la Configuración de la cuenta a través del icono del engranaje:

Accede a Conexiones en el menú lateral izquierdo.
Clica sobre la opción Correo electrónico.
Accede al apartado Recepción y activa el botón Activar recepción.
Guarda los cambios con el botón Guardar para empezar a recibir facturas en tu cuenta de B2Brouter a través del correo electrónico.

Con esta acción se activa una dirección de correo exclusiva para que tus proveedores te envien las facturas en formato PDF. La dirección se encuentra en un recuadro azul y está compuesta por el NIF de tu empresa (NIF_de_tu_empresa@b2brouter.net).

Esta es una funcionalidad disponible en el Plan Profesional si deseas recibir una factura por correo electrónico, o en el Plan Business si deseas recibir múltiples facturas por correo electrónico.

Recepción de facturas a través de redes abiertas

Puedes recibir facturas a través de redes abiertas como Peppol o FACeB2B:

Peppol

Es una red internacional de intercambio de documentos electrónicos que te permite enviar y recibir facturas y otros documentos como pedidos o albaranes.

Para poder recibir facturas a través de esta red tienes que tener el Plan Business y tienes que realizar la configuración de Peppol desde B2Brouter. Cuando estás realizando la configuración, marca la opción de Habilitar la recepción de documentos vía Peppol y guarda los cambios.

Una vez hecho eso, ya puedes recibir facturas en tu cuenta de B2Brouter a través de Peppol. Solo tienes que indicar a tu proveedor tu identificador de Peppol para que lo haga constar en las facturas que te envíe. Encuentras tu identificador de Peppol accediendo al engranaje de la parte superior, luego Configuración de la empresa. En la siguiente página accede a la sección de Conexiones y por último, Peppol.

FACeB2B

Se trata de una red española de intercambio de facturas electrónicas. Ahora mismo, solo contratistas y subcontratistas del estado tienen la obligación de gestionar la facturación a través de este Punto General de Entrada.

Para poder recibir facturas en B2Brouter a través de FACeB2B, antes debes realizar los siguientes pasos:

Tramitación del DIRe

Todas las empresas que desean recibir facturas a través de FACeB2B deben tramitar su DIRe, un identificador que permite la recepción de la factura. Desde esta página, puedes dar de alta el DIRE de tu empresa.

Alta en FACeB2B

Para poder recibir facturas a través del Punto General de Entrada de FACeB2B es necesario que registres tu empresa en su portal.

Aquí puede realizarse el registro en FACeB2B.

Una vez realizado el registro en FACeB2B, cuando te encuentres dentro de tu perfil, tienes que seleccionar B2Brouter como proveedor de factura electrónica. Además, debes contratar el Plan Business, que es el que te permite recibir facturas a través de FACeB2B.

Aquí puedes descargarte nuestra guía, que explica cómo tramitar el DIRE y darse de alta en el Punto General de Entrada de FACeB2B.

Una vez realizados los trámites, ya puedes comenzar a recibir las facturas en tu cuenta de B2Brouter a través de FACeB2B. Debes informar a tus proveedores tu DIRE para que lo indiquen en las facturas que te envían. En caso de que tu proveedor te envíe la factura desde B2Brouter, a él le aparecerán tu DIRE y tus datos de manera automática, gracias al directorio de empresas de B2Brouter.

Recepción de facturas con la integración

Si tu sistema de gestión o ERP lo permite, puedes integrarte con B2Brouter. Gracias a esta integración, puedes gestionar la recepción de facturas a través de B2Brouter y utilizando los métodos de recepción anteriormente mencionados, directamente desde tu sistema de gestión. Aquí puedes ver las diferentes opciones de integración.