Crear y enviar una factura en B2Brouter

Cómo crear y enviar una factura

Para crear una factura accede a la sección de Ingresos del menú principal superior o utiliza las acciones rápidas.

Selecciona la opción Crear factura.
En la siguiente página, aparece un desplegable donde debes seleccionar el contacto al que deseas facturar. Si no tienes ningún contacto registrado, añade un contacto.
Una vez seleccionado el cliente, solo si se activa otro desplegable con el nombre Unidad organizativa, debes seleccionar la sede, el departamento o la delegación a la que deseas facturar.

Por último, selecciona la opción Continuar para comenzar a crear la factura.

Datos generales

A continuación, accedes a la sección Datos generales, donde puedes añadir en la factura datos generales tales como el número, la fecha, etc.:

Los campos con asterisco son obligatorios.
En esta sección, puedes añadir manualmente o seleccionar otros códigos como los DIR3, DIRE, etc.
Activa el botón Más opciones de la parte inferior para añadir otra información, como el Número de contrato, Número de albarán, Número expediente, etc.

Accede al siguiente paso desde el botón Siguiente del margen inferior derecho o bien desde el menú.

Líneas

Desde la sección Líneas puedes añadir la informació de las líneas y seleccionar los impuestos de la factura.

Empieza a crear las líneas:

En Nombre del producto o servicio, añade el concepto o la descripción del producto o servicio que deseas añadir a la línea.
En Cantidad, añade la cantidad del producto o servicio que deseas facturar.
En Unidades, selecciona la medida más adecuada para el producto o servicio.
En Precio unitario, añade el precio unitario del producto o servicio que estás añadiendo a la línea. Al final, el sistema calcula el resultado.
Debajo de cada línea encuentras la opción Añadir ítem desde catálogo, que te permite crear las líneas fácilmente utilizando la información de tu catálogo creado en B2Brouter.
Utiliza la opción Añadir línea para añadir en la factura tantas líneas como necesites.

Para añadir más información sobre una línea, utiliza el icono de los tres puntos que se encuentra a la derecha de cada línea.

En el desplegable, selecciona Más opciones.
Aquí puedes añadir información más detallada sobre la línea en cuestión, como ahora el identificador, descuento, cargo adicional, etc.

Para eliminar la línea, en el mismo desplegable selecciona la opción Borrar.

También puedes Añadir un descuento o Añadir un cargo adicional al total de la factura:

Añadir descuento

Clica sobre la opción Añadir descuento y activa el botón.
En Descripción del descuento, añade el concepto o descripción del descuento que deseas aplicar.
En Importe del descuento, añade la cantidad que deseas aplicar.
Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que debes seleccionar a través del desplegable.

Añadir cargo adicional

Clica sobre la opción Añadir cargo adicional
En Razón del cargo, añade el nombre o la razón.
En Importe del cargo, añade la cantidad que deseas aplicar.
Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que deberás seleccionar a través del desplegable.
Marca la casilla Aplicar impuestos si deseas que se apliquen los impuestos de la factura también al recargo. En caso contrario, no se aplican.

Impuestos

En este apartado, selecciona los impuestos que se deban aplicar a la factura. Para aplicar diferentes impuestos en cada línea, utiliza el botón Aplicar por línea.

Una vez completados estos pasos, puedes acceder a la siguiente sección mediante el botón Siguiente o desde el menú lateral.

Otros

En esta sección, puedes añadir una Nota en la factura o una Nota legal. La información que añades queda reflejada en el pie de la factura. También puedes adjuntar ficheros a tus facturas, así como añadir la información de entrega de tus mercancías.

Documentos adicionales

Desde la sección Documentos adicionales, puedes añadir un archivo adjunto a la factura:

Utiliza la opción Seleccionar archivos para buscar el fichero en tu sistema.
Selecciona el archivo en tu sistema y este se sube a B2Brouter.
Utiliza el botón Guardar para guardar los cambios de la factura y subir el fichero.
También puedes añadir una descripción opcional del fichero adjunto.

Puedes adjuntar a la factura un enlace que dirija al documento que desees que reciba tu cliente juntamente con la factura:

Utiliza la opción Añadir enlace al fichero.
Se activa la opción donde puedes añadir el enlace que dirija al fichero y una descripción.

Una vez adjuntado el documento, puedes acceder a la siguiente sección.

Entrega de mercancía

Activa el botón Añadir entrega mercancía para añadir la información de entrega de las mercancías de la factura.

Una vez seleccionados los impuestos y creadas las líneas, puedes acceder a la siguiente sección.

Cobro

Desde la sección Cobro selecciona la forma de cobro, la cuenta donde deseas cobrar la factura y el vencimiento, entre otras cosas:

En Método de cobro, selecciona cómo deseas cobrar la factura.
A contiuación, se activa el desplegable Cuenta bancaria, donde puedes seleccionar la cuenta donde deseas recibir el cobro. Si previamente no has añadido la cuenta corriente, puedes hacerlo utilizando la opción Nueva cuenta bancaria.
En Vencimiento, selecciona el vencimiento que deseas aplicar en la factura.

También puedes configurar el envío de recordatorios de cobro de la factura a tu cliente:

Activa el botón Enviar recordatorio de vencimiento al cliente.
En el desplegable, selecciona el número de días límite para enviar el recordatorio una vez vencida la factura.

Desde esta misma sección, puedes añadir más información a la factura:

Añadir referencias, pagos, retenciones

Clica sobre esta opción y rellena los datos necesarios para añadir referencias, pagos y retenciones a la factura.

Si necesitas ajustar una diferencia de céntimos, consulta Redondeo y cálculo del IVA. Recuerda que el ajuste de redondeo solo puede aplicarse al total de la factura, no al IVA.

Añadir cesión de factoring

Clica sobre esta opción para abrir el formulario y poder añadir la información de la entidad que te gestiona la cesión del cobro de esta factura.

Por último, y una vez hayas acabo de añadir los datos de todas las secciones de la factura, guarda los cambios y visualiza la factura utilizando la opción Guardar y vista previa.

Una vez generes la factura, en la parte superior del documento, encuentras el menú principal con las diferentes opciones que te permiten gestionarla:

Clica el botón de Más opciones y utiliza las opciones en el desplegable.
Puedes Guardar como factura recurrente y Duplicar factura.
A través del mismo botón, también puedes modificar el estado de la factura manualmente seleccionando las opciones Marcar como enviada, Marcar como aceptada, Marcar como registrada, Marcar como rechazada o Marcar como cerrada.
Desde este desplegable también la puedes Borrar.

Utilizando los demás botones también puedes:

Modificar algún dato de la factura con la opción Editar.
Enviar la factura ua vez consideres que ya está correcta, con la opción de Enviar para enviarla al cliente. No es necesario hacer nada más.
Descargar el archivo de la factura en tu sistema, utilizando el icono de una flecha del margen superior izquierdo de la factura.

En la parte superior izquierda puedes ver el estado de la factura actualizado.

A demás, en la parte inferior de la factura encuentras las secciones de:

Actividad, donde puedes ver todas las modificaciones realizadas en la factura y las notificaciones relacionadas. Si la notificación lo permite, puedes consultarla pulsando el símbolo +.
Comentarios, donde puedes escribir una anotación en referencia a la factura. Este comentario puede ser privado o público (tu cliente también lo verá si estás enviando la factura a otra cuenta de B2Brouter), si marcas la casilla Comentario público (mostrar en la otra empresa).