Crear y enviar una factura

Para crear una factura accede a la sección de Ingresos del menú principal superior o utiliza las acciones rápidas.

Selecciona la opción Crear factura.
En la siguiente página, aparece un desplegable donde debes seleccionar el contacto al que deseas facturar. Si no tienes ningún contacto registrado, añade un contacto.
Una vez seleccionado el cliente, solo si se activa otro desplegable con el nombre Unidad organizativa, debes seleccionar la sede, el departamento o la delegación a la que deseas facturar.

Por último, selecciona la opción Continuar para comenzar a crear la factura.

Para encontrar el contacto, escribe el nombre o el NIF dentro del mismo desplegable. Solo aparecen los contactos marcados como cliente: si un contacto no aparece, abre su ficha y revisa su tipo en Datos fiscales. Los enlaces Añadir contacto y Lista de contactos del desplegable llevan a la sección de contactos, pero no asignan ningún contacto a la factura.

También puedes empezar desde la lista de contactos: en el menú de tres puntos de la fila del contacto, la acción Crear factura abre una factura con ese contacto ya seleccionado.

La selección de contacto al crear una factura

Datos generales

A continuación, accedes a la sección Datos generales, donde puedes añadir en la factura datos generales tales como el número, la fecha, etc.:

Los campos con asterisco son obligatorios.
En esta sección, puedes añadir manualmente o seleccionar otros códigos como los DIR3, DIRE, etc.
Activa el botón Más opciones de la parte inferior para añadir otra información, como el Núm. de contrato, Núm. de albarán, Núm. expediente, etc.
El número de la factura solo admite caracteres ASCII: letras sin acentos, cifras y signos básicos. Si lleva un acento o una letra de otro alfabeto, la factura no se guarda y aparece el aviso «Sólo se permiten caracteres ASCII». El resto de campos de texto (nombres, direcciones, descripciones, referencias) aceptan cualquier alfabeto.

Accede al siguiente paso desde el botón Siguiente del margen inferior derecho o bien desde el menú.

La fecha de operación y el periodo de facturación

Debajo de la fecha de la factura hay tres campos opcionales: Fecha de operación, Inicio periodo de facturación y Fin periodo de facturación.

La Fecha es la fecha de emisión de la factura. Ninguna otra fecha la sustituye, y es la que aparece en la lista de facturas: la fecha de operación no tiene columna allí.
La Fecha de operación es el día en que entregaste el producto o prestaste el servicio, cuando no coincide con la fecha de emisión. Por ejemplo, un evento celebrado el día 15 y facturado el día 30.
El periodo de facturación es el intervalo de fechas que cubre la factura: un alquiler, una cuota mensual, un servicio continuado. Rellena las dos fechas.

Las tres fechas aparecen en la factura y en la cabecera del PDF, y se incluyen en el fichero electrónico. La fecha de operación viaja como «OperationDate» en Facturae y como «TaxPointDate» en UBL y Peppol, y también en las declaraciones de VeriFactu, SII y TicketBAI.

Ten en cuenta:

Con VeriFactu o TicketBAI activo, la fecha de operación no puede ser posterior a la fecha de la factura (en VeriFactu, con la excepción de las facturas con IVA pendiente de devengo). Si facturas un anticipo antes del evento, pon la fecha del evento en el periodo de facturación o en la descripción de la línea.
Algunos receptores exigen la fecha de operación o el periodo de facturación. Si el receptor lo pide y no has rellenado ninguno de los dos, B2Brouter no envía la factura y avisa con «Faltan datos obligatorios: Fecha de operación o Periodo de facturación».
Con el KSeF activado, la fecha de operación es obligatoria.
Puedes guardar una factura con fecha posterior a hoy, pero no puedes enviarla en formato electrónico hasta el día de la fecha: B2Brouter avisa con «No se puede enviar una factura con fecha posterior a hoy». Con una declaración fiscal activa (VeriFactu, TicketBAI, SII y las demás), la regla se aplica a cualquier envío y no se puede evitar. Con TicketBAI, la fecha de la factura debe ser la de hoy.
Si facturas un servicio por adelantado, las fechas futuras van en el periodo de facturación, que las admite.

El detalle de cómo viaja cada campo está en las guías de mapeo de Facturae y de UBL y Peppol.

El campo Núm. expediente

Las administraciones que reciben las facturas por eFACT, y algunas unidades de FACe, exigen el código de expediente que te han asignado al contratarte. Este código debe ir en el campo Núm. expediente, dentro de Más opciones, al final de la sección Datos generales. Si lo pones en Núm. de pedido o en cualquier otro campo, el receptor rechaza la factura. Cuando el motivo del rechazo menciona el campo «FileReference», se refiere a este campo.

Introduce solo el código, sin la palabra «Expediente» delante. Si la entidad te ha comunicado «Expediente 0123/2026», el valor es «0123/2026».
En una factura Facturae, el campo admite 20 caracteres como máximo.
Si el receptor rechaza la factura porque no reconoce el código de expediente, solo la entidad que te ha contratado puede confirmarte el código correcto.

El campo Núm. de pedido

El Núm. de pedido es la referencia del pedido de tu cliente. Algunos receptores y programas lo llaman «Referencias del receptor», o por el nombre que tiene en Facturae, «ReceiverTransactionReference».

En la cabecera, el campo está en la sección Datos generales.
Cada línea también puede llevar su propio número de pedido: abre Más opciones en la línea y rellena Núm. de pedido en el apartado Pedido. Este apartado de la línea requiere el plan Professional o superior.
Si una línea no tiene número de pedido, en el fichero Facturae va el de la cabecera.
En una factura Facturae, el número de pedido admite 20 caracteres como máximo. En la cabecera, un valor más largo impide enviar la factura. En la línea, se recorta sin aviso.

Líneas

Desde la sección Líneas puedes añadir la informació de las líneas y seleccionar los impuestos de la factura.

Empieza a crear las líneas:

En Nombre del producto o servicio, añade el concepto o la descripción del producto o servicio que deseas añadir a la línea.
En Cantidad, añade la cantidad del producto o servicio que deseas facturar.
En Unidades, selecciona la medida más adecuada para el producto o servicio.
En Precio unitario, añade el precio unitario del producto o servicio que estás añadiendo a la línea. Al final, el sistema calcula el resultado.
Debajo de cada línea encuentras la opción Añadir ítem desde catálogo, que te permite crear las líneas fácilmente utilizando la información de tu catálogo creado en B2Brouter.
Utiliza la opción Añadir línea para añadir en la factura tantas líneas como necesites.

La descripción de la línea es texto plano. No admite negrita, cursiva ni cambios de tamaño: cualquier marca de formato o etiqueta HTML aparece en el PDF tal como la has escrito. Los saltos de línea sí se conservan en el PDF. Para separar conceptos, usa saltos de línea dentro de la descripción o pon una línea por concepto.

La nota de la línea, el campo Nota en la línea de Más opciones, aparece en el PDF debajo de la descripción, en letra más pequeña y en cursiva. Aparece en un solo párrafo: no conserva los saltos de línea. Este campo requiere el plan Professional o superior.

Para añadir más información sobre una línea, utiliza el icono de los tres puntos que se encuentra a la derecha de cada línea.

En el desplegable, selecciona Más opciones.
Aquí puedes añadir información más detallada sobre la línea en cuestión, como ahora el identificador, descuento, cargo adicional, etc.

Para eliminar la línea, en el mismo desplegable selecciona la opción Borrar.

También puedes Añadir un descuento o Añadir un cargo adicional al total de la factura:

El periodo de facturación por línea

Si una sola factura cubre servicios con fechas distintas, cada línea puede llevar su propio periodo. Abre Más opciones en la línea y, en el apartado Periodo de facturación, rellena Inicio periodo de facturación y Fin periodo de facturación.

El periodo aparece debajo de la descripción de la línea en el PDF, «(Desde … hasta …)», y se incluye en el fichero electrónico. Consulta el mapeo de línea en las guías de Facturae y de UBL y Peppol. Este apartado de la línea requiere el plan Professional o superior.

Una línea en negativo

Para restar un importe dentro de la base imponible, por ejemplo una certificación anterior o un concepto a deducir, añade una línea normal:

En Cantidad, pon 1.
En Precio unitario, escribe el importe con el signo menos delante, por ejemplo -250.
Aplica el mismo impuesto que en las líneas que compensa.

No hay ningún campo de importe por línea: el importe de la línea se calcula, y el signo va en el precio unitario.

Una línea en negativo no es un descuento en el total de la factura, que aparece debajo del subtotal. Tampoco es un prepago ni una retención de garantía, que se introducen en Añadir referencias, prepagos, retenciones.

Añadir descuento

Clica sobre la opción Añadir descuento y activa el botón.
En Descripción del descuento, añade el concepto o descripción del descuento que deseas aplicar.
En Importe del descuento, añade la cantidad que deseas aplicar.
Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que debes seleccionar a través del desplegable.
Marca la casilla Aplicar impuestos y selecciona el impuesto de la factura si quieres que el descuento también reduzca la base imponible. Un impuesto del 0 % también sirve.
La casilla está desactivada mientras las líneas no lleven ningún impuesto. Si has creado el descuento antes que los impuestos, añádelos a las líneas y vuelve a editar el descuento.

Añadir cargo adicional

Clica sobre la opción Añadir cargo adicional
En Razón del cargo, añade el nombre o la razón.
En Importe del cargo, añade la cantidad que deseas aplicar.
Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que deberás seleccionar a través del desplegable.
Marca la casilla Aplicar impuestos si deseas que se apliquen los impuestos de la factura también al recargo. En caso contrario, no se aplican.

Impuestos

En este apartado, selecciona los impuestos que se deban aplicar a la factura. Para aplicar diferentes impuestos en cada línea, utiliza el botón Aplicar por línea.

Una vez completados estos pasos, puedes acceder a la siguiente sección mediante el botón Siguiente o desde el menú lateral.

Otros

En esta sección, puedes añadir una Nota en la factura o una Nota legal. La información que añades queda reflejada en el pie de la factura. También puedes adjuntar ficheros a tus facturas, así como añadir la información de entrega de tus mercancías.

Ficheros adicionales

Desde la sección Ficheros adicionales, puedes añadir un archivo adjunto a la factura:

Utiliza la opción Seleccionar archivos para buscar el fichero en tu sistema.
Selecciona el archivo en tu sistema y este se sube a B2Brouter.
Utiliza el botón Guardar para guardar los cambios de la factura y subir el fichero.
También puedes añadir una descripción opcional del fichero adjunto.

Una vez adjuntado el documento, puedes acceder a la siguiente sección.

Entrega de mercancía

Activa el botón Añadir entrega mercancía para añadir la información de entrega de las mercancías de la factura.

Una vez seleccionados los impuestos y creadas las líneas, puedes acceder a la siguiente sección.

Cobro

Desde la sección Cobro selecciona la forma de cobro, la cuenta donde deseas cobrar la factura y el vencimiento, entre otras cosas:

En Método de cobro, selecciona cómo deseas cobrar la factura.
A contiuación, se activa el desplegable Cuenta bancaria, donde puedes seleccionar la cuenta donde deseas recibir el cobro. Si previamente no has añadido la cuenta corriente, puedes hacerlo utilizando la opción Nueva cuenta bancaria.
En Condiciones de vencimiento, selecciona el vencimiento que deseas aplicar en la factura.

Condiciones de vencimiento es una lista fija de opciones, y no se pueden añadir otras nuevas. Con cualquier opción que no sea Personalizado, B2Brouter calcula la fecha de vencimiento a partir de la fecha de la factura, y no puedes cambiarla. Para poner una fecha concreta, por ejemplo el día 5 del mes siguiente, elige Personalizado y escribe la fecha de vencimiento en cada factura.

Si el cliente te paga en varios plazos, con Personalizado aparece el bloque de plazos. Cada plazo es una fila con una fecha y un importe, y se añade con el botón Añadir:

La fecha de cada plazo debe ser anterior a la fecha de vencimiento de la factura.
La fecha de vencimiento de la factura es el último plazo, y se lleva el importe restante. Para dos pagos, basta con una fila y la fecha de vencimiento de la factura.
Añadir plazos requiere el plan Business o superior.
Los plazos son el calendario de pago que anuncia la factura. No cobran nada: cada cobro se registra aparte.

También puedes configurar el envío de recordatorios de cobro de la factura a tu cliente:

Activa el botón Enviar recordatorio de vencimiento al cliente.
En el desplegable, selecciona el número de días límite para enviar el recordatorio una vez vencida la factura.

Ten en cuenta:

El recordatorio programado requiere el plan Business o superior. Necesita una fecha de vencimiento y la dirección de correo del cliente, y no se puede programar en una factura que ya ha vencido.
El recordatorio es un mensaje fijo de B2Brouter, con el importe, la fecha de vencimiento y un botón para ver la factura. No hay plantilla, y no puedes cambiar su asunto ni su texto. Si quieres un texto propio, escribe directamente al cliente.
Cuando abres una factura enviada que ya ha vencido, un aviso te ofrece Enviar recordatorio de pago de la factura al cliente. El único campo que puedes cambiar es la dirección de destino. Este envío manual requiere el plan Professional o superior, y sustituye el recordatorio programado que esté pendiente.

Desde esta misma sección, puedes añadir más información a la factura:

Añadir referencias, prepagos, retenciones

Clica sobre esta opción y rellena los datos necesarios para añadir referencias, prepagos y retenciones a la factura.

En Prepago realizado, indica el importe que el cliente ya te había pagado antes de esta factura. Baja el pendiente de cobro y no toca ninguna base imponible ni ningún impuesto.

Ejemplo: has cobrado 3.000 € por adelantado y ahora tienes que emitir la factura del servicio. Factura los 3.000 € reales e indica 3.000 € en Prepago realizado. Las bases imponibles y los impuestos se mantienen enteros, y el pendiente de cobro queda a cero.

Si necesitas ajustar una diferencia de céntimos, consulta Redondeo y cálculo del IVA. Recuerda que el ajuste de redondeo solo puede aplicarse al total de la factura, no al IVA.

Añadir cesión de factoring

Clica sobre esta opción para abrir el formulario y poder añadir la información de la entidad que te gestiona la cesión del cobro de esta factura.

Por último, y una vez hayas acabo de añadir los datos de todas las secciones de la factura, guarda los cambios y visualiza la factura utilizando la opción Guardar y vista previa.

Una vez generes la factura, en la parte superior del documento, encuentras el menú principal con las diferentes opciones que te permiten gestionarla:

Clica el botón de Más opciones y utiliza las opciones en el desplegable.
Puedes Guardar como factura recurrente y Duplicar factura.
A través del mismo botón, también puedes modificar el estado de la factura manualmente seleccionando las opciones Marcar como enviada, Marcar como aceptada, Marcar como registrada, Marcar como rechazada o Marcar como cerrada.
Desde este desplegable también la puedes Borrar.

Utilizando los demás botones también puedes:

Modificar algún dato de la factura con la opción Editar.
Enviar la factura ua vez consideres que ya está correcta, con la opción de Enviar para enviarla al cliente. No es necesario hacer nada más.
Descargar el archivo de la factura en tu sistema, utilizando el icono de una flecha del margen superior izquierdo de la factura.

En la parte superior izquierda puedes ver el estado de la factura actualizado.

A demás, en la parte inferior de la factura encuentras las secciones de:

Actividad, donde puedes ver todas las modificaciones realizadas en la factura y las notificaciones relacionadas. Si la notificación lo permite, puedes consultarla pulsando el símbolo +.
Comentarios, donde puedes escribir una anotación en referencia a la factura. Este comentario puede ser privado o público (tu cliente también lo verá si estás enviando la factura a otra cuenta de B2Brouter), si marcas la casilla Comentario público (mostrar en la otra empresa).