Crear una factura proforma en B2Brouter
Para crear una proforma, accede a la sección Ingresos del menú superior principal, y clica en Proforma, en la barra lateral izquierda.
Una vez en esta sección, selecciona la opción Crear factura proforma:
- En la siguiente página, aparece un desplegable donde debes seleccionar el contacto al que deseas facturar. Si no tienes ningún contacto registrado, añade un contacto.
Por último, selecciona la opción Continuar para comenzar a crear la proforma.
Datos generales
Sección titulada «Datos generales»A continuación, accedes a la sección Datos generales, donde puedes añadir en la proforma datos generales tales como el número, la fecha, etc.:
- Los campos con asterisco son obligatorios.
- En esta sección, puedes añadir manualmente o seleccionar otros códigos como los DIR3, DIRE, etc.
- Activa el botón Más opciones de la parte inferior para añadir otra información, como el Número de contrato, Número de albarán, Número expediente, etc.
Por último, utiliza la opción Guardar que encuentras en la parte inferior izquierda de la pantalla para guardar la proforma.
Accede al siguiente paso desde el botón Siguiente del margen inferior derecho o bien desde el menú.
Desde la sección Líneas puedes añadir la informació de las líneas y seleccionar los impuestos de la proforma.
Empieza a crear las líneas:
- En Nombre del producto o servicio, añade el concepto o la descripción del producto o servicio que deseas añadir a la línea.
- En Cantidad, añade la cantidad del producto o servicio que deseas facturar.
- En Unidades, selecciona la medida más adecuada para el producto o servicio.
- En Precio unitario, añade el precio unitario del producto o servicio que estás añadiendo a la línea. Al final, el sistema calcula el resultado.
- Debajo de cada línea encuentras la opción Añadir ítem desde catálogo, que te permite crear las líneas fácilmente utilizando la información de tu catálogo creado en B2Brouter.
- Utiliza la opción Añadir línea para añadir en la proforma tantas líneas como necesites.
Para añadir más información sobre una línea, utiliza el icono de los tres puntos que se encuentra a la derecha de cada línea.
- En el desplegable, selecciona Más opciones.
- Aquí puedes añadir información más detallada sobre la línea en cuestión, como ahora el identificador, descuento, cargo adicional, etc.
Para eliminar la línea, en el mismo desplegable selecciona la opción Borrar.
También puedes Añadir un descuento o Añadir un cargo adicional al total de la proforma:
Añadir descuento
Sección titulada «Añadir descuento»- Clica sobre la opción Añadir descuento y activa el botón.
- En Descripción del descuento, añade el concepto o descripción del descuento que deseas aplicar.
- En Importe del descuento, añade la cantidad que deseas aplicar.
- Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que debes seleccionar a través del desplegable.
Añadir cargo adicional
Sección titulada «Añadir cargo adicional»- Clica sobre la opción Añadir cargo adicional
- En Razón del cargo, añade el nombre o la razón.
- En Importe del cargo, añade la cantidad que deseas aplicar.
- Esta cantidad puede ser en moneda o en porcentaje, algo que deberás seleccionar a través del desplegable.
- Marca la casilla Aplicar impuestos si deseas que se apliquen los impuestos de la proforma también al recargo. En caso contrario, no se aplican.
Impuestos
Sección titulada «Impuestos»En este apartado, selecciona los impuestos que se deban aplicar a la factura. Para aplicar diferentes impuestos en cada línea, utiliza el botón Aplicar por línea.
Una vez completados estos pasos, puedes acceder a la siguiente sección mediante el botón Siguiente o desde el menú lateral.
En esta sección, puedes añadir una Nota en la factura o una Nota legal. La información que añades queda reflejada en el pie de la proforma. También puedes adjuntar ficheros a tus proformas, así como añadir la información de entrega de tus mercancías.
Documentos adicionales
Sección titulada «Documentos adicionales»Desde la sección Documentos adicionales, puedes añadir un archivo adjunto a la proforma:
- Utiliza la opción Seleccionar archivos para buscar el fichero en tu sistema.
- Selecciona el archivo en tu sistema y este se sube a B2Brouter.
- Utiliza el botón Guardar para guardar los cambios de la proforma y subir el fichero.
- También puedes añadir una descripción opcional del fichero adjunto.
Puedes adjuntar al documento un enlace que dirija al documento que desees que reciba tu cliente juntamente con la proforma:
- Utiliza la opción Añadir enlace al fichero.
- Se activa la opción donde puedes añadir el enlace que dirija al fichero y una descripción.
Una vez adjuntado el documento, puedes acceder a la siguiente sección.
Entrega de mercancía
Sección titulada «Entrega de mercancía»Activa el botón Añadir entrega mercancía para añadir la información de entrega de las mercancías de la proforma.
Una vez seleccionados los impuestos y creadas las líneas, puedes acceder a la siguiente sección.
Desde la sección Cobro selecciona la forma de cobro, la cuenta donde deseas cobrar la factura y el vencimiento, entre otras cosas:
- En Método de cobro, selecciona cómo deseas cobrar la factura.
- A contiuación, se activa el desplegable Cuenta bancaria, donde puedes seleccionar la cuenta donde deseas recibir el cobro. Si previamente no has añadido la cuenta corriente, puedes hacerlo utilizando la opción Nueva cuenta bancaria.
- En Vencimiento, selecciona el vencimiento que deseas aplicar en la factura.
También puedes configurar el envío de recordatorios de cobro de la factura a tu cliente:
- Activa el botón Enviar recordatorio de vencimiento al cliente.
- En el desplegable, selecciona el número de días límite para enviar el recordatorio una vez vencida la factura.
Desde esta misma sección, puedes añadir más información a la proforma:
Añadir referencias, pagos, retenciones
Sección titulada «Añadir referencias, pagos, retenciones»Clica sobre esta opción y rellena los datos necesarios para añadir referencias, pagos y retenciones a la factura.
Añadir cesión de factoring
Sección titulada «Añadir cesión de factoring»Clica sobre esta opción para abrir el formulario y poder añadir la información de la entidad que te gestiona la cesión del cobro de esta factura.
Por último, y una vez hayas acabo de añadir los datos de todas las secciones de la proforma, guarda los cambios y visualiza la proforma utilizando la opción Guardar y vista previa.
Vista previa del documento
Sección titulada «Vista previa del documento»Una vez generes la proforma, en la parte superior del documento, se mostrará el menú principal con las diferentes opciones que te permiten gestionarla:
- Enviar: Envía la proforma una vez consideres que está correcta. No es necesario hacer nada más.
- Editar: Úsalo si necesitas modificar algún dato de la proforma.
- Más opciones:
- Duplicar la factura proforma: Duplica el archivo.
- Marcar como enviada: Cambia el estado manualmente de la factura proforma como enviada.
- Marcar como facturada: Cambia el estado manualmente de la factura proforma como facturada.
- Borrar: Elimina la factura proforma.
- Botón Descargar: Situado en el margen superior izquierdo de la factura proforma. Descarga el archivo de la proforma en tu sistema.
Una vez la proforma está enviada, la puedes convertir en factura ordinaria con el botón Facturar.
En la parte superior izquierda puedes ver el estado de la proforma actualizado. Después de enviarla no puedes modificar este estado.
A demás, en la parte inferior de la proforma encuentras las secciones de:
- Actividad, donde puedes ver todas las modificaciones realizadas en la proforma y las notificaciones relacionadas.
- Comentarios, donde puedes escribir una anotación en referencia a la proforma. Este comentario puede ser privado o público (tu cliente también lo verá si estás enviando la factura a otra cuenta de B2Brouter), si marcas la casilla Comentario público (mostrar en la otra empresa).