Gestionar los estados de las facturas recibidas

Puedes gestionar los cambios de estado de las facturas recibidas. Según cuál sea el método de recepción, puedes enviar el cambio de estado a tu proveedor. En los casos que no, el cambio de estado te permite llevar un control interno de las facturas recibidas.

Modifica y envía el cambio de estado

Para modificar y enviar el cambio de estado de las facturas recibidas, tienes que acceder a la sección Gastos a través del menú principal y luego Facturas recibidas a través de las opciones de la parte izquierda.

Abre la factura que deseas gestionar clicando sobre el número.
En la parte superior, encuentras el menú de la factura Más opciones.
Utiliza la opción Marcar como.
Selecciona el estado que deseas enviar.
Seguidamente se activa una ventana donde puedes añadir un motivo que se envía con el estado.

Una vez seguidos los pasos anteriores e introducido el motivo, utiliza la opción de Marcar como aceptada y notificar por correo y de esta manera se envía la notificación y el motivo a tu proveedor.

Cuándo pueden enviarse cambios de estado

No todos los métodos de recepción de facturas permiten el intercambio de notificaciones de las facturas. Como consecuencia, solo puedes hacer llegar el cambio de estado a tu proveedor cuando te envíe las facturas a través de alguna de estas redes:

Canal interno de B2Brouter: cuando dos usuarios de B2Brouter intercambian facturas a través del portal.
Red Peppol: si recibes las facturas a través de esta red, puedes enviar cambios de estado a tus proveedores aunque te la hayan enviado desde B2Brouter.
FACeB2B: si recibes las facturas a través de esta red, puedes enviar cambios de estado a tus proveedores aunque no te la hayan enviado desde B2Brouter.
GeFACT: si eres una administración catalana que recibe las facturas de los proveedores a través de GeFACT, B2Brouter le envía el cambio de estado cuando la factura pasa a Recibida, Aceptada, Contabilizada, Rechazada o Pagada. Los demás estados son solo de control interno. Para marcar una factura de GeFACT como rechazada tienes que escribir el motivo: sin motivo, el estado no cambia.

Si recibes las facturas a través de correo electrónico o las importas, no puedes enviar la notificación del estado a tu cliente, pero sí puedes modificar el estado de las facturas para tener un control interno.

El PDF de una factura recibida no lleva logotipo

El PDF que B2Brouter genera de una factura recibida no lleva ni el logotipo ni el membrete del proveedor, tanto con la Vista por defecto como con la Vista clásica. En lugar del logotipo aparecen los datos del proveedor en texto. No es ninguna opción que puedas activar ni ningún error de configuración.

Ocurre por dos motivos:

El logotipo que aparece en los PDF es el de tu cuenta, el que subes en Datos fiscales y logotipo. Solo se imprime en las facturas que emites.
La factura electrónica que te llega (UBL, Facturae, CII…) transmite los datos de la factura, no su diseño. B2Brouter genera el PDF a partir de esos datos y no puede reconstruir el membrete del proveedor.

Esto también se aplica al PDF que B2Brouter genera de una factura recibida cuando la entrega por un conector o por la API.

Si necesitas el documento tal como lo ha maquetado el proveedor, usa el fichero original:

Cuando abres una factura recibida, la página se abre en la Vista legal: el fichero original tal como lo has recibido. La Vista previa es la representación que genera B2Brouter.
En el menú Descargar, la opción Legal descarga el fichero original y la opción Copia (PDF) descarga el PDF generado por B2Brouter.
Si el proveedor te ha enviado un PDF, o un PDF/A-3 híbrido como Factur-X o ZUGFeRD con el XML incrustado, el fichero original es su PDF y conserva su membrete.
Si te ha enviado un XML con su PDF adjunto, encuentras ese PDF entre los documentos adjuntos de la factura (etiqueta Con documentos adjuntos).
Si te ha enviado solo un XML, ninguno de los ficheros que tienes lleva el diseño del proveedor.

Qué nombre del proveedor ves

El nombre del proveedor que aparece en una factura recibida es el que el propio proveedor ha puesto en su fichero. B2Brouter lee primero el nombre comercial y, solo si el fichero no lo lleva, la razón social. Por eso, algunos proveedores aparecen con un nombre corto o comercial en lugar del nombre legal.

No es ninguna opción de tu cuenta ni ningún error con ese proveedor.
No afecta a la identificación: el proveedor se identifica por sus identificadores fiscales, no por el nombre.
Puedes cambiar el nombre del contacto del proveedor en su ficha, en el bloque Datos fiscales. Si el contacto es una empresa verificada, primero utiliza el enlace Editar datos fiscales. El fichero de cada factura recibida conserva el nombre que puso el proveedor.
Si quieres la razón social en todas las facturas, pide al proveedor que la ponga en el campo del nombre comercial, o que deje ese campo vacío.