Resoldre el problema de factures enviades no rebudes

Si una factura apareix com a Enviada però el receptor indica que no l’ha rebuda, no vol dir necessàriament que la factura hagi arribat correctament. Segueix aquesta checklist per identificar el possible punt d’error abans d’obrir una incidència.

Comprova l’estat real de la factura

El primer pas és revisar l’estat de la factura enviada. L’estat Enviada només indica que B2Brouter ha fet l’enviament, però no sempre significa que el receptor l’hagi rebut o acceptat.

Revisa els estats de les factures emeses.
Tingues en compte que Enviada no és el mateix que Llegida, Entregada, Acceptada o un altre estat final segons la xarxa.
Si envies per correu electrònic, els estats són Enviada, Registrada (el servidor de correu del receptor ha acceptat el missatge) i Llegida (el receptor ha obert la factura). Una factura que es queda a Enviada no vol dir que l’enviament hagi fallat.

Revisa el mètode d’enviament configurat al contacte

Obre el contacte i comprova quin Mètode d’enviament de factures hi ha configurat.

Verifica si la factura s’havia d’enviar per correu electrònic, xarxa oberta, Peppol o B2Brouter.
Confirma que el correu electrònic, el transport o l’identificador del receptor siguin correctes.
Si cal, revisa com crear i configurar un contacte.

Un mètode d’enviament incorrecte és una de les causes més habituals quan el document consta com a enviat però no arriba al destinatari esperat.

Comprova si el canal d’enviament és l’adequat per al receptor

Si el receptor és una administració pública o una empresa que requereix una xarxa concreta, has de validar que la factura s’hagi enviat pel canal correcte.

Si és una AAPP espanyola, comprova si s’ha enviat per FACe, FACeB2B o un altre punt general d’entrada.
Si el contacte està configurat amb transport B2Brouter però el receptor espera rebre per FACe o FACeB2B, la factura no arribarà pel canal correcte.
Si utilitzes FACeB2B, revisa també els codis d’encaminament i el codi DIRE.

Si l’enviament era per correu electrònic, comprova si hi ha hagut rebot o incidència a la bústia

Quan l’enviament es fa per correu electrònic, el problema pot estar en l’adreça del destinatari o en un rebot del missatge.

Revisa que l’adreça del contacte sigui correcta i estigui actualitzada.
Confirma amb el receptor si ha revisat spam, correu no desitjat o filtres interns.
Si el teu compte utilitza notificacions o enviament per correu, revisa la configuració corresponent a Configuració de l’empresa.

Si el correu ha rebotat, a la part superior de la factura apareix l’alerta Error a la recepció de la factura, amb les adreces que han fallat. Per tornar a enviar la factura:

A l’alerta, fes clic a Modificar correu electrònic.
Escriu la nova adreça. Pots escriure’n diverses separades per comes.
Fes clic a Desar i enviar novament.

Si la factura no té una adreça pròpia diferent de la del contacte, la nova adreça també es desa al contacte. Les factures següents s’enviaran a aquesta adreça.

L’alerta només diu que l’adreça és errònia quan la bústia no existeix. Amb qualsevol altre rebot, l’adreça pot ser correcta: parla amb el receptor abans de canviar-la.

Si l’enviament era per Peppol, valida l’identificador i la configuració de recepció

Si la factura s’ha enviat per Peppol, comprova que el receptor sigui localitzable a la xarxa i que l’identificador utilitzat sigui correcte.

Revisa què és l’identificador de Peppol.
Verifica que el client tingui informat l’identificador correcte.
Comprova també que la teva configuració de Peppol estigui activa a Configuració de l’empresa.

Si el receptor diu que només veu el total

De vegades la factura sí que arriba, però el receptor diu que només en veu l’import total i no les línies.

Obre la factura enviada i fes clic a Vista legal. És el document que s’ha lliurat al receptor. Si hi veus les línies, la factura s’ha enviat completa.
El que es veu a la pantalla del receptor ho decideix el seu portal de recepció o el seu programa comptable. Molts mostren només els totals d’entrada. El receptor ho ha de revisar amb el seu proveïdor.
Tornar a enviar la mateixa factura no ho canvia: el receptor rebria el mateix contingut.

Consulta els modes de visualització dels documents.

Quan convé obrir una incidència

Si després d’aquestes comprovacions la factura continua constant com a Enviada però no es pot confirmar la recepció, obre una incidència i facilita com a mínim aquesta informació:

Número de factura.
Contacte receptor.
Mètode d’enviament utilitzat.
Estat actual de la factura.
Captura o detall del que indica el receptor.

Pots fer-ho des de Obrir una incidència.