Rebre factures a B2Brouter

Amb B2Brouter pots gestionar les factures de tots els proveïdors gràcies a la utilització de diferents mètodes de recepció. Per gestionar les factures de proveïdors, accedeix a la secció Despeses a través del menú principal i després Factures rebudes a través de les opcions de la part superior esquerra.

Trobes la llista de les factures rebudes.
Les factures rebudes que no han estat gestionades tenen el número marcat negreta.
A la dreta del número, pots veure l’estat de les factures.
Obrint la factura pots gestionar l’estat.

Hi ha diverses maneres de gestionar les factures rebudes:

Importació de les factures rebudes

Pots pujar a B2Brouter les factures rebudes que tens al sistema. Per això, un cop et trobes a la pàgina de factures rebudes:

Clica sobre la fletxa al costat de Nova factura i després Importar.
A la pàgina següent, prem l’opció de Adjuntar fitxer.
Busca el fitxer al teu sistema i selecciona’l.
Finalment, utilitzeu l’opció Importar.

Si el fitxer és correcte, es puja i es crea la factura rebuda a la llista de factures rebudes, on la pots gestionar.

Pots importar el fitxer de la factura en diferents formats:

PDF

Aquest és un format electrònic no estructurat. Això vol dir que la interpretació de dades no és 100% precisa. Si importes una factura en format PDF, pot ser que el sistema no interpreti tota la informació que hi ha al fitxer, i per aquest motiu B2Brouter et permet afegir-la manualment. Quan importes una factura en format PDF:

A l’esquerra de la pantalla trobes el PDF de la factura que has importat.
A la dreta, trobes la factura en el format de B2Brouter, amb les dades interpretades pel sistema.
A la part superior trobes el menú de la factura amb les diferents opcions.

Quan hi ha alguna dada que el sistema no interpreta, apareix un interrogant + el nom de la dada al visualitzador de la dreta. Per exemple: ? Data de venciment:

Clica sobre per afegir les dades manualment.
Apareix el formulari que et permet afegir la dada seleccionada i afegir o modificar altres dades.
A l’esquerra de la pantalla es continua mostrant el PDF de la factura perquè puguis consultar la informació.
Quan hagis afegit les dades, desa els canvis utilitzats amb l’opció Guardar.

Una altra manera d’afegir la informació manualment és utilitzant l’opció de Modificar que hi ha a la part superior de la factura. D’altra banda, també pots utilitzar l’opció de Reconèixer text perquè el sistema torni a realitzar un reconeixement de la informació que consta al PDF de la factura importada.

Format XML del tipus Facturae o UBL

Els formats Facturae i UBL són formats estructurats. Això vol dir que el sistema pot interpretar el 100% de la informació que hi ha al fitxer importat. Un cop importis la factura, es puja i emmagatzema a la llista de factures rebudes. Si l’obres, conté tota la informació i no cal afegir-hi cap altra dada manualment.

La importació de factures rebudes està disponible amb el Pla bàsic

Creació manual de les factures rebudes

També pots crear una factura rebuda de forma manual, igual com fas amb les factures emeses. Per fer-ho, des de l’espai de Factures rebudes has de fer servir l’opció Nova factura.

Intercanvi de factures entre usuaris de B2Brouter

Pots rebre factures d’altres usuaris que també treballen a B2Brouter. És molt senzill: com que les dues empreses consten a B2Brouter, la connexió es realitza de manera automàtica. El teu proveïdor només ha de crear i enviar la factura des de B2Brouter i aquesta arriba al teu espai de factures rebudes. El mateix passa si envies la factura.

L’intercanvi de factures entre els usuaris de B2Brouter està disponible amb el Pla Basic.

Recepció de factures a través del correu electrònic

Pots rebre les factures a través del correu electrònic. Per procedir, el proveïdor ha d’enviar-te un correu electrònic amb la factura adjunta a la teva adreça de correu de B2Brouter. Com a conseqüència, la factura adjunta al correu es puja i emmagatzema al teu espai de factures rebudes.

De la mateixa manera que amb la importació, els formats de factura acceptats per B2Brouter mitjançant el correu electrònic són PDF, UBL i Facturae. En cas que rebis les factures en format PDF, pot ser que hagis d’afegir les dades de manera manual.

Activa la recepció de factures per correu electrònic

Aquest és un mètode de recepció que cal activar. Per fer-ho, accedeix a la Configuració del compte a través de la icona d’engranatge:

Accedeix a Connexions en el menú lateral esquerre.
Clica sobre l’opció Correu electrònic.
Accedeix a l’apartat Recepció i activa el botó Activar recepció.
Guarda els canvis amb el botó Desar per començar a rebre factures al teu compte de B2Brouter a través del correu electrònic.

Amb aquesta acció s’activa una adreça de correu electrònic exclusiva perquè els teus proveïdors t’enviïn factures en format PDF. La direcció es troba a un requadre blau i està composta pel NIF de la teva empresa (NIF_de_la_teva_empresa@b2brouter.net).

Aquesta és una funcionalitat disponible al Pla Professional si desitges rebre una factura per correu electrònic, o al Pla Business si desitges rebre múltiples factures per correu electrònic.

Recepció de factures a través de xarxes obertes

Pots rebre factures a través de xarxes obertes com Peppol o FACeB2B:

Peppol

És una xarxa internacional d’intercanvi de documents electrònics que et permet enviar i rebre factures i altres documents com comandes o albarans.

Per poder rebre factures a través d’aquesta xarxa, has de tenir el Pla Business i has de realitzar la configuració de Peppol des de B2Brouter. Quan estàs fent la configuració, marca l’opció de Habilitar la recepció de documents via Peppol i desa els canvis.

Un cop fet això, ja pots rebre factures al teu compte de B2Brouter a través de Peppol. Només has d’indicar al teu proveïdor el teu identificador de Peppol perquè ho faci constar a les factures que t’enviï. Trobes el teu identificador de Peppol accedint a l’engranatge de la part superior, després Configuració de l’empresa. A la següent pàgina accedeix a la secció de Connexions i finalment, Peppol.

FACeB2B

Es tracta d’una xarxa espanyola d’intercanvi de factures electròniques. Ara mateix només contractistes i subcontractistes de l’estat tenen l’obligació de gestionar la facturació a través d’aquest Punt General d’Entrada.

Per poder rebre factures a B2Brouter a través de FACeB2B, abans has de fer els passos següents:

Tramitació del DIRe

Totes les empreses que volen rebre factures a través de FACeB2B han de tramitar el seu DIRe, un identificador que permet la recepció de la factura. Des d’aquesta pàgina, podeu donar d’alta el DIRE de la vostra empresa.

Alta a FACeB2B

Per poder rebre factures a través del Punt General d’Entrada de FACeB2B cal que registris la teva empresa al portal.

Aquí es pot fer el registre a FACeB2B.

Un cop realitzat el registre a FACeB2B, quan et trobis dins del teu perfil, selecciona B2Brouter com a proveïdor de factura electrònica. A més, has de contractar el Pla Business, que és el que et permet rebre factures a través de FACeB2B.

Aquí pots descarregar-te la nostra guia, que explica com tramitar el DIRE i donar-se d’alta al Punt General d’Entrada de FACeB2B .

Un cop realitzats els tràmits, ja pots començar a rebre les factures al teu compte de B2Brouter a través de FACeB2B. Has d’informar als teus proveïdors el teu DIRE perquè ho indiquin a les factures que t’envien. En cas que el teu proveïdor t’enviï la factura des de B2Brouter, us apareixen el vostre DIRE i les vostres dades de manera automàtica, gràcies al directori d’empreses de B2Brouter.

Recepció de factures amb la integració

Si el teu sistema de gestió o ERP ho permet, et pots integrar amb B2Brouter. Gràcies a aquesta integració, podeu gestionar la recepció de factures a través de B2Brouter i utilitzant els mètodes de recepció anteriorment esmentats, directament des del teu sistema de gestió. Aquí podeu veure les diferents opcions d’integració.