Gestionar els estats de les factures rebudes

Pots gestionar els canvis d’estat de les factures rebudes. Segons quin sigui el mètode de recepció, pots enviar el canvi d’estat al teu proveïdor. En els casos que no, el canvi d’estat et permet portar un control intern de les factures rebudes.

Modifica i envia el canvi d’estat

Per modificar i enviar el canvi d’estat de les factures rebudes, accedeix a la secció Despeses a través del menú principal i després Factures rebudes a través de les opcions de la part inferior.

Obre la factura que vols gestionar clicant sobre el número.
A la part superior, trobes el menú de la factura Més opcions.
Utilitza l’opció Marcar com a.
Selecciona l’estat que vols enviar.
Seguidament s’activa una finestra on pots afegir un motiu que s’envia amb l’estat.

Un cop seguits els passos anteriors i introduït el motiu, utilitza l’opció de Marcar com a acceptada i notificar per correu i així s’envia la notificació i el motiu al teu proveïdor.

Quan es poden enviar canvis d’estat

No tots els mètodes de recepció de factures permeten l’intercanvi de notificacions de les factures. Com a conseqüència, només pots fer arribar el canvi d’estat al teu proveïdor quan us envieu les factures a través d’alguna d’aquestes xarxes:

Canal intern de B2Brouter: quan dos usuaris de B2Brouter intercanvien factures a través del portal.
Red Peppol: si reps les factures a través d’aquesta xarxa, pots enviar canvis d’estat als teus proveïdors encara que te l’hagin enviat des de B2Brouter.
FACeB2B: si reps les factures a través d’aquesta xarxa, pots enviar canvis d’estat als teus proveïdors encara que no te l’hagin enviat des de B2Brouter.
GeFACT: si ets una administració catalana que rep les factures dels proveïdors a través de GeFACT, B2Brouter hi envia el canvi d’estat quan la factura passa a Rebuda, Acceptada, Comptabilitzada, Refusada o Pagada. Els altres estats són només de control intern. Per marcar una factura de GeFACT com a refusada has d’escriure el motiu: sense motiu, l’estat no canvia.

Si reps les factures a través de correu electrònic o les importes, no pots enviar la notificació de l’estat al teu client, però sí que pots modificar l’estat de les factures per tenir un control intern.

El PDF d’una factura rebuda no porta logotip

El PDF que B2Brouter genera d’una factura rebuda no porta ni el logotip ni la capçalera del proveïdor, tant amb la Vista per defecte com amb la Vista clàssica. En comptes del logotip hi surten les dades del proveïdor en text. No és cap opció que puguis activar ni cap error de configuració.

Passa per dos motius:

El logotip que surt als PDF és el del teu compte, el que puges a Dades fiscals i logotip. Només s’imprimeix a les factures que emets.
La factura electrònica que t’arriba (UBL, Facturae, CII…) transmet les dades de la factura, no el seu disseny. B2Brouter genera el PDF a partir d’aquestes dades i no en pot reconstruir la capçalera del proveïdor.

Això també val per al PDF que B2Brouter genera d’una factura rebuda quan la lliura per un connector o per l’API.

Si necessites el document tal com l’ha maquetat el proveïdor, fes servir el fitxer original:

Quan obres una factura rebuda, la pàgina s’obre a la Vista legal: el fitxer original tal com l’has rebut. La Vista prèvia és la representació que genera B2Brouter.
Al menú Descarregar, l’opció Legal descarrega el fitxer original i l’opció Còpia (PDF) descarrega el PDF generat per B2Brouter.
Si el proveïdor t’ha enviat un PDF, o un PDF/A-3 híbrid com Factur-X o ZUGFeRD amb l’XML incrustat, el fitxer original és el seu PDF i conserva la seva capçalera.
Si t’ha enviat un XML amb el seu PDF adjunt, trobes aquest PDF entre els documents adjunts de la factura (etiqueta Amb documents adjunts).
Si t’ha enviat només un XML, cap dels fitxers que tens porta el disseny del proveïdor.

Quin nom del proveïdor veus

El nom del proveïdor que surt a una factura rebuda és el que el mateix proveïdor ha posat al seu fitxer. B2Brouter llegeix primer el nom comercial i, només si el fitxer no en porta, la raó social. Per això, alguns proveïdors surten amb un nom curt o comercial en comptes del nom legal.

No és cap opció del teu compte ni cap error amb aquell proveïdor.
No afecta la identificació: el proveïdor s’identifica pels seus identificadors fiscals, no pel nom.
Pots canviar el nom del contacte del proveïdor a la seva fitxa, al bloc Dades fiscals. Si el contacte és una empresa verificada, primer utilitza l’enllaç Editar dades fiscals. El fitxer de cada factura rebuda conserva el nom que hi va posar el proveïdor.
Si vols el nom legal a totes les factures, demana al proveïdor que el posi al camp del nom comercial, o que deixi aquest camp buit.