Importar una factura emesa a B2Brouter

Si el teu sistema de gestió o el teu ERP ja genera les factures en un format electrònic, no cal que les tornis a crear a B2Brouter: les pots importar tal com són i enviar-les des de la plataforma.

Com importar una factura

Des de la secció Factures del menú principal:

Clica la fletxa que hi ha al costat de Crea una factura i tria Importar.
A la pàgina següent, adjunta el fitxer de la factura.
Finalment, fes servir l’opció Importar.

Si el fitxer és correcte, la factura es crea a la teva llista de factures emeses, amb totes les dades del fitxer original, i ja la pots enviar.

Pots importar factures amb qualsevol pla. Amb el Pla Basic i el Pla Professional importes les factures d’una en una; amb el Pla Business pots importar-ne diverses de cop.

Formats acceptats

Formats estructurats

Els formats estructurats permeten que el sistema interpreti el 100% de la informació del fitxer. La factura queda creada amb totes les dades, sense que hagis d’afegir-hi res manualment.

Pots importar factures en:

UBL / Peppol BIS: el format europeu de factura electrònica, el que circula per la xarxa Peppol.
CII, i les seves variants nacionals Factur-X (França), ZUGFeRD i XRechnung (Alemanya).
Facturae: el format espanyol, també en la versió signada (.xsig).
FatturaPA: el format italià.
KSeF: el format polonès.
eSLOG: el format eslovè.
Svefaktura: el format suec.
ABW i IDoc: formats d’intercanvi que utilitzen determinats ERP.

Si generes les factures en un format estructurat que no surt en aquesta llista, contacta amb nosaltres: sovint el podem afegir.

PDF amb factura incrustada

Hi ha PDF que porten la factura estructurada incrustada dins del mateix fitxer —és el cas de Factur-X i de ZUGFeRD. En aquests casos el sistema llegeix les dades de dins del PDF, de manera que el resultat és el mateix que el d’un format estructurat: la factura queda completa i, a més, conserva el PDF com a representació visual.

Un PDF sense factura incrustada no es pot importar com a factura emesa. Si ho intentes, veuràs el missatge El PDF només es pot carregar com a factura rebuda. El reconeixement de text a partir d’un PDF només està disponible a les factures rebudes.

Opcions en el moment d’importar

Un cop has adjuntat el fitxer, tens disponibles aquestes opcions:

No validar la factura al importar: importa la factura encara que no passi les validacions. És útil per registrar factures antigues o per revisar-les més tard, però la factura no es podrà enviar fins que les dades siguin correctes.
Actualitzar els contactes existents amb les dades de les factures: si les dades del client que consten al fitxer no coincideixen amb les de la teva fitxa de contacte, actualitza el contacte en lloc de crear-ne una unitat organitzativa nova.
Enviar després d’importar: emet i envia la factura automàticament un cop importada, pel canal que tinguis configurat al contacte. Aquesta opció no és compatible amb la configuració de signatura pròpia.

Després de la importació

En acabar, la pantalla et mostra el resultat de cada fitxer importat, amb un enllaç a la factura que s’ha creat. Si algun fitxer no s’ha pogut importar, hi trobes el motiu.

Un cas habitual és el de document duplicat: si el fitxer ja s’havia importat abans al mateix compte, el sistema no crea una factura nova i t’enllaça la que ja hi havia.

Quin fitxer s’envia

Si no has modificat la factura des que la vas importar i el Format del contacte és el mateix que el del fitxer importat, B2Brouter envia el fitxer original tal com és, sense canvis.

En aquest cas, els errors de validació del format que apareguin en enviar la factura venen del fitxer que ha generat el teu ERP. Per exemple, un codi d’unitat que no és de la llista UN/ECE Recommendation 20, com UNIT en lloc de C62.

Corregeix l’error al teu ERP i importa la factura corregida de nou. Si tornes a enviar la mateixa factura, s’envia el mateix fitxer, amb el mateix error.

En els altres casos, B2Brouter genera el document de nou a partir de les dades de la factura. Per exemple, si edites la factura a B2Brouter, o si el contacte rep les factures per Peppol o per correu electrònic en un format diferent del fitxer importat. El format de cada contacte es tria a la seva fitxa: consulta Crear clients i proveïdors.