Què és el directori de B2Brouter?

B2Brouter disposa d’un directori d’organitzacions (institucions públiques nacionals i internacionals i empreses privades) per oferir-te una funcionalitat de cerca més automàtica i ràpida. Moltes vegades trobar les dades d’un contacte al qual volem fer arribar una factura electrònica no és una tasca fàcil: A quin departament ho he d’enviar? Quin codi DIR3, DIRE, Peppol Id, etc. he d’afegir? Com trobo el codi correcte per a la unitat organitzativa (seu, departament, delegació…)?

El directori B2Brouter consisteix en una àmplia base de dades que et proporciona de manera automàtica totes les dades que calen perquè la factura s’enviï correctament. Aquest procediment s’executa quan selecciones un contacte verificat pel directori i pot variar en funció del contacte (administració pública espanyola o europea o empresa privada), ja que cadascun té uns requisits específics.

Gràcies al directori no t’hauràs de preocupar més de preguntar adreces o codis específics, ja que estan disponibles i actualitzats de manera permanent a B2Brouter.

A continuació et mostrem els passos a seguir per crear una factura utilitzant les dades del nostre directori:

1. Crea un nou contacte

Des de la secció Contactes, crea un nou contacte. Un cop afegeixis el NIF del contacte, el sistema consulta el directori. Si hi troba l’empresa, enllaça el contacte amb l’entrada del directori, hi copia el nom, l’adreça, els codis d’encaminament i el mètode d’enviament de les factures, i mostra l’avís «(nom de l’empresa) és una empresa verificada». Finalment, només hauràs de guardar els canvis per acabar de crear el contacte.

Els camps que el directori ha emplenat queden bloquejats. No és cap error, i tampoc vol dir que el contacte ja existeixi al teu compte: vol dir que el directori publica aquesta empresa.

El directori pot mostrar una raó social diferent de l’actual, per exemple si l’empresa ha canviat de nom. Això no impedeix facturar: desa el contacte tal com surt i, si cal, canvia’n el nom després des de la fitxa del contacte, tal com s’explica a Editar les dades d’un contacte verificat.

El contacte es desa amb el nom que consta al directori. Si després no el trobes a la llista de contactes buscant pel nom que havies escrit, cerca’l pel NIF.

2. Crea la factura, selecciona el contacte i afegeix els codis d’encaminament

Crea una nova factura i selecciona el client. Si es tracta d’un contacte que consta al nostre directori i té dades associades, s’activarà l’opció Unitat organitzativa des d’on podràs seleccionar la seu, el departament, la delegació i els codis relacionats (DIR3, DIRE, etc.).

Si el teu contacte només té una combinació de codis, aquests s’afegiran de manera automàtica sense que hagis de seleccionar cap opció a Unitat organitzativa.

Finalment podràs seguir endavant creant la factura.

Què vol dir que un contacte sigui verificat

Un contacte enllaçat amb el directori és verificat mentre les seves dades coincideixen amb les de l’entrada del directori. El reconeixeràs per la insígnia Empresa verificada a la llista de contactes i a la capçalera de la fitxa.

En un contacte verificat, el directori és qui controla aquestes dades:

els identificadors fiscals (NIF i equivalents);
el nom o raó social i l’adreça;
els codis d’encaminament (DIR3, DIRE, identificador Peppol…);
el mètode d’enviament de factures i el format.

Per això, a la fitxa del contacte, els blocs Dades fiscals i Mètode d’enviament de factures es mostren en mode consulta. Les caselles surten bloquejades (per exemple, les dels codis DIR3 no admeten el cursor) i, si el directori no té cap valor per a un camp, aquell camp directament no apareix. Al costat hi veuràs la targeta «(nom de l’empresa) és una empresa verificada». És el comportament normal: no és cap avaria ni cap permís que et falti.

L’avantatge és que, quan el directori actualitza una dada (un codi nou, un canvi de mètode d’enviament), el teu contacte la rep automàticament. La resta de dades del contacte (correu electrònic, idioma, divisa, dades de cobrament…) són teves i les pots editar sempre.

Editar les dades d’un contacte verificat

Pots canviar les dades que el directori bloqueja. A la fitxa del contacte ja desat:

Per a les dades fiscals, obre el bloc Dades fiscals i utilitza l’enllaç Editar dades fiscals, al final del bloc. Per al mètode d’enviament, obre el bloc Mètode d’enviament de factures i utilitza Editar mètode d’enviament.
Els camps es desbloquegen. Escriu les dades que et doni el teu client i desa.

Aquests enllaços no són al formulari de creació. Si el directori mostra dades que vols canviar, primer desa el contacte tal com surt i després edita’l.

Quan personalitzes les dades d’un contacte verificat:

No perds res. Els codis d’encaminament i la resta de dades es conserven tal com estaven fins que els canviïs.
El contacte deixa de rebre les actualitzacions automàtiques del directori. La fitxa t’ho recorda amb l’avís «Al personalitzar les dades d’aquesta empresa verificada has desactivat les actualitzacions automàtiques del nostre directori».
El canvi és reversible amb Restablir les dades del directori, tal com s’explica a continuació.

El país del contacte es tria en crear-lo i després no es pot editar, tampoc després de desbloquejar les dades fiscals.

Restablir les dades del directori

Quan has personalitzat un contacte, la fitxa mostra l’avís de personalització amb l’enllaç Restablir les dades del directori. En clicar-lo:

el contacte torna a ser verificat i torna a rebre les actualitzacions automàtiques;
totes les dades que el directori controla (identificadors, nom i adreça, codis d’encaminament, mètode d’enviament i format) es tornen a carregar des del directori, i les modificacions que hi havies fet es perden;
la resta de dades del contacte (correu electrònic, idioma, divisa, dades de cobrament…) no es toquen.

El restabliment és per contacte: no hi ha cap opció per restablir molts contactes de cop. Si un sistema extern (una integració o un ERP) torna a escriure les dades dels teus contactes, cada restabliment quedarà desfet a la següent sincronització. En aquest cas, corregeix primer l’origen.

La línia informativa al costat d’un camp

En un contacte personalitzat, al costat d’un camp que no coincideix amb el directori hi pot aparèixer una línia amb el valor que el directori té per a aquell camp. És només informativa: t’indica quina dada carregaria el restabliment. No és cap error ni cap acció, i no bloqueja res.

Si les dades del directori no són correctes

El directori s’actualitza periòdicament a partir de fonts oficials. Per això és possible trobar entrades amb dades desactualitzades: una raó social antiga, una adreça que ha canviat o una combinació de codis que l’organisme ja no fa servir.

Les dades que valen són les que et dona l’organisme receptor. Si el que et diu el teu client no coincideix amb el directori, no cal esperar: edita el contacte tal com s’explica més amunt i factura amb les dades del teu client. Revisa amb ell els codis d’encaminament abans d’enviar la primera factura.

Tingues en compte que:

B2Brouter no corregeix les entrades del directori a petició. L’opció Sol·licitar canvi de la targeta «(nom de l’empresa) és una empresa verificada» ens fa arribar l’avís, però no modifica el teu contacte ni substitueix l’edició.
Si el teu client és una seu, un departament o una unitat amb el mateix NIF però amb un nom, una adreça o uns codis diferents, no cal personalitzar el contacte: crea una unitat organitzativa al contacte i selecciona-la a la factura.