Què són els codis DIR3?

Els codis DIR3 són tres codis que han de constar a la factura electrònica quan cal enviar-la a l’Administració pública espanyola, i que serveixen per dirigir la factura al departament corresponent i així poder tramitar-la correctament.

Aquests codis tenen el nom d’Òrgan gestor, Unitat tramitadora i Oficina comptable, i cada receptor pot tenir una o diverses combinacions de codis diferents. A més, són una dada obligatòria per poder enviar una factura electrònica a l’Administració pública d’Espanya. Aquests codis estan compostos per una o dues lletres inicials, més set o vuit números. Per exemple, LA1111111.

Com obtenir els codis DIR3

Cada entitat pública té els seus propis DIR3. Per aquest motiu, el teu client t’ha de proporcionar aquestes dades quan hagis d’enviar-li una factura. També hi ha una alternativa, el directori de B2Brouter, on trobes tots els DIR3 relacionats amb una entitat pública.

Al directori, cada unitat organitzativa s’identifica pels seus tres codis, no pel nom. El nom que publica el directori pot no coincidir amb el nom que t’ha donat el client: compara els codis. Sovint totes les unitats d’una entitat comparteixen l’Oficina comptable i l’Òrgan gestor, i el codi que les distingeix és la Unitat tramitadora.

On són els camps DIR3 a la fitxa del contacte

La fitxa del contacte només mostra els codis d’encaminament del mètode d’enviament que hi tinguis seleccionat, a Mètode d’enviament de factures:

Amb FACe, eFACT o un altre punt d’entrada de l’Administració pública, hi veus els camps DIR3.
Amb FACeB2B, hi veus només el codi DIRe, perquè aquest canal no fa servir els DIR3.

Si no trobes els camps DIR3, revisa el mètode d’enviament del contacte. El format del codi t’ajuda a saber quin és quin: un codi DIR3 té una o dues lletres i set o vuit xifres, i un codi DIRe té 15 caràcters i comença pel NIF del receptor.

Com afegir els codis DIR3 a la factura electrònica

És necessari crear una factura nova per poder afegir els DIR3. Per fer-ho, accedeix a la secció Ingressos a través del menú principal superior i després selecciona Factures emeses a les opcions que s’activen a la part esquerra menú. Seguidament, utilitzeu l’opció de la part superior dreta Nova factura. A continuació:

Al desplegable Client selecciona el receptor de la factura.
Si el receptor seleccionat és al directori de B2Brouter, s’activarà l’opció Unitat organitzativa.
Selecciona els codis DIR3 al desplegable Unitat organitzativa.

Finalment, continua amb la creació de la factura i ja constaran els codis DIR3.

Si no s’activa la Unitat organitzativa, o la unitat que necessites no hi surt

Si el desplegable Unitat organitzativa no s’activa, el client que has seleccionat o els seus DIR3 no consten al directori de B2Brouter. Si s’activa però la unitat que t’ha indicat el client no hi surt, el directori no publica aquesta combinació de codis.

En tots dos casos pots emetre la factura igualment. Els codis que compten són els que t’ha donat l’organisme receptor, i la factura els admet encara que el directori no els tingui. Disposes de dues opcions:

Afegir els codis DIR3 manualment

Un cop hagis seleccionat el receptor i hagis començat a crear la factura, a la secció Dades generals trobes les opcions Òrgan gestor, Unitat tramitadora i Oficina comptable, on has de afegir els codis DIR3 que us hagi proporcionat el client.

Crear i assignar les unitats organitzatives al client

Per evitar haver d’afegir els codis DIR3 a les factures cada vegada que en generis una, també pots crear les unitats organitzatives assignades a cada receptor. Per fer-ho, accedeix a la secció Contactes a través del menú principal superior i obre l’empresa clicant sobre el nom.

A la pàgina següent, selecciona Afegeix unitat organitzativa.

Si el contacte està enllaçat al directori, primer veuràs la llista de les unitats del directori que encara no has afegit. Si la unitat que necessites no hi és, fes servir l’enllaç La unitat organitzativa no és a la llista? per crear-la tu amb els codis que t’ha donat el client. No cal desvincular el contacte del directori: continua verificat.

A continuació, pots afegir les dades a la Unitat organitzativa amb els codis DIR3 corresponents:

A Dades fiscals posa el nom i el domicili. Poden coincidir amb els de lempresa principal.
Omple les altres opcions que vulguis/necessitis.
Accedeix a la part inferior a Mètode de lliurament.
Afegeix els codis DIR3 a les opcions Oficina comptable, Òrgan gestor i Unitat tramitadora.

Finalment, desa els canvis utilitzant l’opció Guardar i repeteix el procés per crear tantes unitats organitzatives com necessitis per a cada client.

A partir d’aquí, la unitat que has creat surt al desplegable Unitat organitzativa de la factura, amb els seus codis, igual que les del directori.

Si FACe rebutja la factura pels codis DIR3

B2Brouter envia els codis tal com els has desat, i és FACe qui els comprova. Quan els rebutja, la factura queda en estat d’error i no ha entrat a FACe, així que pots corregir-la i tornar-la a enviar sense fer cap factura rectificativa. Els missatges més habituals:

«No existe o inactiva la Oficina Contable asociado al código “%OC%”» (codi d’error 411). FACe no ha reconegut cap codi d’Oficina comptable vàlid. El text %OC% no és cap valor de la teva factura: és el que FACe escriu en lloc del codi. Passa quan la factura s’ha enviat sense codis, per exemple perquè el contacte no en tenia i l’entrada del directori no en publica a l’entitat principal, només a les seves unitats. Selecciona la unitat organitzativa a la factura, o afegeix els codis a la factura o al contacte, i torna a enviar. Si la factura ja portava codis, revisa’ls: cada codi DIR3 té 9 caràcters, i un codi incomplet també dona aquest error. Si l’organisme rep les factures per un altre punt d’entrada (per exemple, eFACT Catalunya per a les administracions catalanes, o Osakidetza), no la tornis a enviar per FACe: canvia el Mètode d’enviament de factures del contacte a aquest punt d’entrada i torna a enviar la factura.
«La Unidad Tramitadora, Órgano Gestor u Oficina contable especificados no están relacionados» (codi d’error 412). Els tres codis han arribat, però no formen una combinació vàlida per a aquest receptor: normalment s’han barrejat codis de dues unitats diferents, o la combinació ja no és vigent. Compara els tres codis amb els de la unitat del directori o amb els que t’ha donat el client, corregeix-los i torna a enviar.
«No existe o inactiva el Órgano Gestor asociado al código …» (codi d’error 409). El codi que s’indica no existeix o està inactiu a FACe. Demana al client el codi vigent.

Si els codis són els que t’ha donat el client i FACe els continua rebutjant, només l’organisme receptor pot confirmar quina combinació necessita la factura.