Crear i enviar una factura a B2Brouter

Per crear una factura, ves a la secció Factures del menú principal de dalt o utilitza les accions ràpides.

Selecciona l’opció Crea una factura.
A la pàgina següent, veuràs un desplegable on hauràs de seleccionar el contacte que vols facturar. Si no tens cap contacte registrat, afegeix un contacte.
Un cop seleccionat el client, només si s’activa un altre desplegable amb el nom Unitat organitzativa, hauràs de seleccionar la seu central, departament o delegació que vols facturar.

Finalment, selecciona l’opció Continua per començar a crear la factura.

Per trobar el contacte, escriu el nom o el NIF dins del mateix desplegable. Només hi surten els contactes marcats com a client: si un contacte no hi surt, obre’n la fitxa i revisa’n el tipus a Dades fiscals. Els enllaços Afegir contacte i Llista de contactes del desplegable porten a la secció de contactes, però no assignen cap contacte a la factura.

També pots començar des de la llista de contactes: al menú de tres punts de la fila del contacte, l’acció Crear factura obre una factura amb aquell contacte ja seleccionat.

La selecció de contacte en crear una factura

Informació general

A continuació, accedeix a la secció Dades generals, on pots afegir dades generals com ara el número, la data, etc. a la factura:

Els camps marcats amb un asterisc són obligatoris.
En aquesta secció, pots afegir manualment o seleccionar altres codis com DIR3, DIRE, etc.
Activa el botó Més opcions a la part inferior per afegir altra informació com ara Núm. de contracte, Núm. d’albarà, Núm. expedient, etc.
El número de la factura només admet caràcters ASCII: lletres sense accents, xifres i signes bàsics. Si porta un accent o una lletra d’un altre alfabet, la factura no es desa i surt l’avís «Només es permeten caràcters ASCII». La resta de camps de text (noms, adreces, descripcions, referències) accepten qualsevol alfabet.

Accedeix al pas següent des del botó Següent a la part inferior dreta o des del menú.

La data d’operació i el període de facturació

A sota de la data de la factura hi ha tres camps opcionals: Data d’operació, Inici període de facturació i Fi període de facturació.

La Data és la data d’emissió de la factura. Cap altra data la substitueix, i és la que surt a la llista de factures: la data d’operació no hi té columna.
La Data d’operació és el dia que vas lliurar el producte o prestar el servei, quan no coincideix amb la data d’emissió. Per exemple, un esdeveniment celebrat el dia 15 i facturat el dia 30.
El període de facturació és l’interval de dates que cobreix la factura: un lloguer, una quota mensual, un servei continuat. Omple les dues dates.

Les tres dates surten a la factura i a la capçalera del PDF, i s’inclouen al fitxer electrònic. La data d’operació viatja com a «OperationDate» a Facturae i com a «TaxPointDate» a UBL i Peppol, i també a les declaracions de VeriFactu, SII i TicketBAI.

Tingues en compte:

Amb VeriFactu o TicketBAI actiu, la data d’operació no pot ser posterior a la data de la factura (a VeriFactu, amb l’excepció de les factures amb IVA pendent de meritació). Si factures una bestreta abans de l’esdeveniment, posa la data de l’esdeveniment al període de facturació o a la descripció de la línia.
Alguns receptors exigeixen la data d’operació o el període de facturació. Si el receptor ho demana i no has omplert cap dels dos, B2Brouter no envia la factura i avisa amb «Falten dades obligatòries: Data d’operació o Període de facturació».
Amb el KSeF activat, la data d’operació és obligatòria.
Pots desar una factura amb data posterior a avui, però no la pots enviar en format electrònic fins al dia de la data: B2Brouter avisa amb «No es pot enviar una factura amb data posterior a avui». Amb una declaració fiscal activa (VeriFactu, TicketBAI, SII i les altres), la regla s’aplica a qualsevol enviament i no es pot evitar. Amb TicketBAI, la data de la factura ha de ser la d’avui.
Si factures un servei per avançat, les dates futures van al període de facturació, que les admet.

El detall de com viatja cada camp és a les guies de mapatge de Facturae i d’UBL i Peppol.

El camp Núm. expedient

Les administracions que reben les factures per eFACT, i algunes unitats de FACe, exigeixen el codi d’expedient que t’han assignat en contractar-te. Aquest codi ha d’anar al camp Núm. expedient, dins de Més opcions, al final de la secció Dades generals. Si el poses a Núm. de comanda o en qualsevol altre camp, el receptor rebutja la factura. Quan el motiu del rebuig esmenta el camp «FileReference», es refereix a aquest camp.

Introdueix només el codi, sense la paraula «Expedient» al davant. Si l’entitat t’ha comunicat «Expedient 0123/2026», el valor és «0123/2026».
En una factura Facturae, el camp admet 20 caràcters com a màxim.
Si el receptor rebutja la factura perquè no reconeix el codi d’expedient, només l’entitat que t’ha contractat pot confirmar-te el codi correcte.

El camp Núm. de comanda

El Núm. de comanda és la referència de la comanda del teu client. Alguns receptors i programes l’anomenen «Referències del receptor», o pel nom que té a Facturae, «ReceiverTransactionReference».

A la capçalera, el camp és a la secció Dades generals.
Cada línia també pot portar el seu número de comanda: obre Més opcions a la línia i omple Núm. de comanda a l’apartat Comanda. Aquest apartat de la línia requereix el pla Professional o superior.
Si una línia no té número de comanda, al fitxer Facturae hi va el de la capçalera.
En una factura Facturae, el número de comanda admet 20 caràcters com a màxim. A la capçalera, un valor més llarg impedeix enviar la factura. A la línia, es retalla sense avís.

Línies

Des de l’apartat Línies pots afegir la informació de les línies i seleccionar els impostos de la factura.

Comença a crear les línies:

A Nom del producte o servei, afegeix el concepte o la descripció del producte o servei que vols afegir a la línia.
A Quantitat, afegeix la quantitat del producte o servei que vols facturar.
A Unitats, selecciona la mida més adequada per al producte o servei.
A Preu unitari, afegeix el preu unitari del producte o servei que estàs afegint a la línia. Al final, el sistema calcula el resultat.
A sota de cada línia hi ha l’opció Afegeix article del catàleg, que et permet crear les línies fàcilment utilitzant la informació del teu catàleg creat a B2Brouter.
Utilitza l’opció Afegeix línia per afegir tantes línies com necessitis a la factura.

La descripció de la línia és text pla. No admet negreta, cursiva ni canvis de mida: qualsevol marca de format o etiqueta HTML surt al PDF tal com l’has escrita. Els salts de línia sí que es conserven al PDF. Per separar conceptes, fes servir salts de línia dins la descripció o posa una línia per concepte.

La nota de la línia, el camp Descripció del producte o servei de Més opcions, surt al PDF a sota de la descripció, en lletra més petita i en cursiva. Surt en un sol paràgraf: no conserva els salts de línia. Aquest camp requereix el pla Professional o superior.

El període de facturació per línia

Si una sola factura cobreix serveis amb dates diferents, cada línia pot portar el seu període. Obre Més opcions a la línia i, a l’apartat Període de facturació, omple Inici període de facturació i Fi període de facturació.

El període surt a sota de la descripció de la línia al PDF, «(Des de … fins a …)», i s’inclou al fitxer electrònic. Consulta el mapatge de línia a les guies de Facturae i d’UBL i Peppol. Aquest apartat de la línia requereix el pla Professional o superior.

Una línia en negatiu

Per restar un import dins de la base imposable, per exemple una certificació anterior o un concepte a deduir, afegeix una línia normal:

A Quantitat, posa 1.
A Preu unitari, escriu l’import amb el signe menys al davant, per exemple -250.
Aplica-hi el mateix impost que a les línies que compensa.

No hi ha cap camp d’import per línia: l’import de la línia es calcula, i el signe va al preu unitari.

Una línia en negatiu no és un descompte al total de la factura, que surt a sota del subtotal. Tampoc no és un prepagament ni una retenció de garantia, que s’entren a Afegir referències, prepagaments, retencions.

Afegir descompte

Fes clic sobre l’opció Afegir descompte i activa el botó.
A Descripció del descompte, afegeix el concepte o descripció del descompte que desitges aplicar.
A Import del descompte, afegeix la quantitat que vols aplicar.
Aquesta quantitat pot ser en moneda o en percentatge, cosa que has de seleccionar a través del desplegable.
Marca la casella Aplicar impostos i selecciona l’impost de la factura si vols que el descompte també redueixi la base imposable. Un impost del 0 % també serveix.
La casella està desactivada mentre les línies no portin cap impost. Si has creat el descompte abans dels impostos, afegeix-los a les línies i torna a editar el descompte.

Afegir càrrec addicional

Clica sobre l’opció Afegir càrrec addicional
A Raó del càrrec, afegeix el nom o la raó.
A Import del càrrec, afegeix la quantitat que desitges aplicar.
Aquesta quantitat pot ser en moneda o en percentatge, cosa que hauràs de seleccionar a través del desplegable.
Marca la casella Aplicar impostos si vols que s’apliquin els impostos de la factura també al recàrrec. En cas contrari, no s’hi apliquen.

Impostos

En aquest apartat, selecciona els impostos que s’hagin d’aplicar a la factura. Per aplicar diferents impostos a cada línia, utilitza el botó Aplicar impostos per línia.

Un cop completats aquests passos, pots accedir a la secció següent mitjançant el botó Següent o des del menú lateral.

Altres

En aquesta secció, pots afegir una Nota a la factura o una Nota legal. La informació que afegeixes queda reflectida al peu de la factura. També pots adjuntar fitxers a les teves factures, així com afegir la informació de lliurament de les teves mercaderies.

Fitxers addicionals

Des de la secció Fitxers addicionals, pots afegir un fitxer adjunt a la factura:

Utilitza l’opció Seleccionar fitxers per buscar el fitxer al teu sistema.
Selecciona el fitxer al sistema i aquest es puja a B2Brouter.
Utilitza el botó Guardar per desar els canvis de la factura i pujar el fitxer.
També pots afegir una descripció opcional del fitxer adjunt.

Un cop adjuntat el document, pots accedir a la secció següent.

Entrega de mercaderia

Activa el botó Afegir entrega mercaderia per afegir la informació de lliurament de les mercaderies de la factura.

Un cop seleccionats els impostos i creades les línies, pots accedir a la secció següent.

Cobrament

Des de la secció Cobrament selecciona la forma de cobrament, el compte on vols cobrar la factura i el venciment, entre altres coses:

A Mètode de cobrament, selecciona com vols cobrar la factura.
A continuació, s’activa el desplegable Compte bancari, on pots seleccionar el compte on vols rebre el cobrament. Si prèviament no has afegit el compte corrent, pots fer-ho utilitzant l’opció Nou compte bancari.
A Venciment, selecciona el venciment que desitges aplicar a la factura.

Venciment és una llista fixa d’opcions, i no se n’hi poden afegir de noves. Amb qualsevol opció que no sigui Personalitzat, B2Brouter calcula la data de venciment a partir de la data de la factura, i no la pots canviar. Per posar una data concreta, per exemple el dia 5 del mes següent, tria Personalitzat i escriu la data de venciment a cada factura.

Si el client et paga en diversos terminis, amb Personalitzat apareix el bloc de terminis. Cada termini és una fila amb una data i un import, i s’afegeix amb el botó Afegir:

La data de cada termini ha de ser anterior a la data de venciment de la factura.
La data de venciment de la factura és l’últim termini, i s’emporta l’import restant. Per a dos pagaments, n’hi ha prou amb una fila i la data de venciment de la factura.
Afegir terminis requereix el pla Business o superior.
Els terminis són el calendari de pagament que anuncia la factura. No cobren res: cada cobrament es registra a part.

També pots configurar l’enviament de recordatoris de cobrament de la factura al teu client:

Activa el botó Enviar recordatori de venciment al client.
Al desplegable, selecciona el nombre de dies límit per enviar el recordatori una vegada vençuda la factura.

Tingues en compte:

El recordatori programat requereix el pla Business o superior. Necessita una data de venciment i l’adreça de correu del client, i no es pot programar en una factura que ja ha vençut.
El recordatori és un missatge fix de B2Brouter, amb l’import, la data de venciment i un botó per veure la factura. No hi ha plantilla, i no en pots canviar l’assumpte ni el text. Si vols un text propi, escriu directament al client.
Quan obres una factura enviada que ja ha vençut, un avís t’ofereix Enviar recordatori de pagament de la factura. L’únic camp que pots canviar és l’adreça de destinació. Aquest enviament manual requereix el pla Professional o superior, i substitueix el recordatori programat que estigui pendent.

Des d’aquesta mateixa secció, pots afegir més informació a la factura:

Afegir referències, prepagaments, retencions

Clica sobre aquesta opció i omple les dades necessàries per afegir referències, prepagaments i retencions a la factura.

A Prepagaments realitzats, posa l’import que el client ja t’havia pagat abans d’aquesta factura. Baixa el pendent de cobrament i no toca cap base imposable ni cap impost.

Exemple: has cobrat 3.000 € per avançat i ara has d’emetre la factura del servei. Factura els 3.000 € reals i posa 3.000 € a Prepagaments realitzats. Les bases imposables i els impostos es mantenen sencers, i el pendent de cobrament queda a zero.

Si necessites ajustar una diferència de cèntims, consulta Arrodoniment i càlcul de l’IVA. Recorda que l’ajust de l’arrodoniment només es pot aplicar al total de la factura, no a l’IVA.

Afegir cessió de factoring

Fes clic sobre aquesta opció per obrir el formulari i poder afegir la informació de l’entitat que et gestiona la cessió del cobrament d’aquesta factura.

Finalment, i un cop hagis acabat d’afegir les dades de totes les seccions de la factura, desa els canvis i visualitza la factura utilitzant l’opció Guardar y vista previa.

Un cop generis la factura, a la part superior del document, trobes el menú principal amb les diferents opcions que et permeten gestionar-la:

Clica el botó de Més opcions i utilitza les opcions al desplegable.
Pots Guardar com a factura recurrent i Duplicar factura.
A través del mateix botó, també pots modificar l’estat de la factura manualment seleccionant les opcions Marcar com a enviada, Marcar com a acceptada, Marcar com a registrada, Marcar com a refusada o Marcar com tancada.
Des d’aquest desplegable també la pots Esborrar.

Utilitzant els altres botons també pots:

Modificar alguna dada de la factura amb l’opció Editar.
Enviar la factura un cop consideris que ja està correcta, amb l’opció de Enviar per enviar-la al client. No cal fer res més.
Descarregar el fitxer de la factura al teu sistema, utilitzant la icona d’una fletxa del marge superior esquerre de la factura.

A la part superior esquerra pots veure l’estat de la factura actualitzat.

A més, a la part inferior de la factura trobes les seccions de:

Activitat, on pots veure totes les modificacions realitzades a la factura i les notificacions relacionades. Si la notificació ho permet, pots consultar-la prement el símbol +.
Comentaris, on pots escriure una anotació en referència a la factura. Aquest comentari pot ser privat o públic (el teu client també ho veurà si estàs enviant la factura a un altre compte de B2Brouter), si marques la casella Comentari públic (mostrar a l’altra empresa).