Configurar tu empresa en B2Brouter

Configurar tu cuenta

Datos generales

Una vez te hayas registrado y hayas accedido a tu cuenta, ves una pantalla desde donde tienes que añadir los datos fiscales de tu empresa:

En el desplegable País, selecciona el país de tu empresa.
En la casilla NIF, introduce el NIF de tu empresa.
Finalmente, utiliza la opción Validar identificador y continuar.

A continuación, accedes al paso 2 Datos fiscales, donde puedes añadir los datos fiscales de tu empresa (nombre, dirección, código postal, etc). Una vez rellenados los datos, utiliza la opción de Siguiente.

Finalmente, accedes al paso 3 Persona de contacto, donde debes añadir los datos de alguna persona de contacto de tu empresa. Para acabar, utiliza la opción de Guardar.

Como resultado, se crea tu cuenta en B2Brouter y se activa el menú principal. Vuelve a la configuración de tu empresa utilizando el icono del engranaje que encuentras en la parte superior de la pantalla y selecciona Configuración de la cuenta:

En la parte izquierda, encuentras un submenú con las diferentes secciones que te permiten configurar otros aspectos de tu cuenta.

Datos fiscales y logotipo

Desde esta sección, puedes añadir o modificar los datos fiscales de tu empresa y el logotipo.

Certificación de la identidad

Para poder emitir una factura electrónica desde B2Brouter tienes que verificar tu identidad utilizando el certificado digital de tu empresa.

Consulta aquí cómo puedes Verificar tu identidad.

Registro mercantil

Desde esta sección puedes añadir el registro mercantil de tu empresa rellenando las casillas disponibles.

Persona de contacto

Desde esta sección puedes gestionar los datos de la persona de contacto de tu cuenta.

Año fiscal

Desde esta sección puedes seleccionar la fecha de inicio del año fiscal.

El año fiscal es el período de vigencia en el cual se reportan los impuestos. En caso de que necesites cambiar el mes de inicio de tu año fiscal, puedes seleccionar uno que no coincida con el año natural.

En el campo Mes de inicio del año fiscal, indica el mes de inicio de tu período fiscal.
Utiliza el botón Guardar para guardar los cambios.

Las facturas con fecha de un año fiscal cerrado no se pueden enviar.

Puedes acceder a ellas, consultarlas, editarlas y borrarlas desde el apartado de Ingresos.

Conexiones

Desde esta sección puedes configurar diferentes conexiones que desees utilizar para enviar o recibir documentos electrónicos.

B2Brouter: Configura la conexión por correo electrónico con enlace dentro de la aplicación. Si activas esta opción y tus proveedores también tienen una cuenta en B2Brouter, recibes las facturas directamente en el portal.
Correo electrónico: Configura tu servidor de correo electrónico de salida. Como consecuencia, las facturas que envías a través del correo electrónico se envían desde el servidor de correo de tu empresa en lugar del servidor de @b2brouter. También puedes configurar la recepción de facturas a B2Brouter a través de correo electrónico.

Configura la conexión Correo electrónico:

Clica sobre la opción Nueva conexión debajo del icono Correo electrónico para que puedas configurar estas dos opciones:

Recepción de facturas en B2Brouter a través de correo electrónico:

Selecciona el recuadro Correo electrónico.
En el texto inferior, encuentras tu correo electrónico de B2Brouter donde tus proveedores tienen que enviarte las facturas.
Este correo es: ES”TuNIF”@b2brouter.email.

Emisión de facturas desde B2Brouter utilizando el servidor de correo de tu empresa:

Activa la opción Personalizar servidor SMTP.
Rellena el formulario con la información solicitada de los datos de tu servidor.

Una vez finalizada la configuración, utiliza el botón Guardar que encuentras en la parte inferior derecha.

Puntos Generales de Entrada - España: Configura la conexión con aquellos Puntos Generales de Entrada españoles que lo requieran.
Edicom network: Configura la conexión Edicom para la emisión de documentos electrónicos utilizando esta red.
Ediversa network: Configura la conexión Ediversa para la emisión de documentos electrónicos con esta red.
Conexión SDI (Sistema de Intercambio) - Italia: Configura la conexión con SDI si tu empresa es italiana y necesitas enviar o recibir documentos electrónicos.

Peppol

Activación de Peppol

La red Peppol es una red internacional que permite intercambiar documentos electrónicos (facturas, autofacturas, pedidos y cambios de estado de las facturas) de forma segura entre empresas de todo el mundo. Antes de poder enviar o recibir documentos a través de Peppol desde B2Brouter, es necesario activar Peppol.

Importante La activación de Peppol es un proceso de verificación de identidad diseñado para garantizar la seguridad de la red y prevenir actividades ilegales. Este proceso solo es necesario realizarlo una vez.

Requisitos previos

Antes de iniciar la activación, asegúrate de tener a mano:

Un documento oficial que acredite la identidad de tu empresa (por ejemplo, escritura de constitución, CIF, o documento equivalente según el país).
Acceso a la configuración de la cuenta en B2Brouter.

Pasos para activar Peppol

Accede a la Configuración de la cuenta utilizando el icono del engranaje .
En el menú de la izquierda, selecciona Peppol.
Selecciona el identificador que deseas utilizar. Aquí podrás consultar el estado de la validación de identidad asociada a este identificador, su estado en la red Peppol y sus capacidades de recepción y emisión.
Haz clic en Validar la identidad y activar Peppol para iniciar el proceso.
Adjunta el documento que acredita la identidad de tu empresa mediante el botón Seleccionar archivos.
Activa la recepción si lo deseas. Podrás seleccionar qué tipo de documentos quieres recibir.
Lee el acuerdo de servicio Peppol y, una vez revisado, marca la casilla de aceptación.
Haz clic en Enviar validación y activar Peppol para completar el proceso.

Migrar desde otro proveedor a B2Brouter

Si tu identificador está registrado con otro proveedor de Peppol, tras “Enviar validación y activar Peppol”, verás la opción de migrar o no a B2Brouter.

Las opciones para migrar son las siguientes:

Código de migración: Introduce el código de migración proporcionado por tu proveedor actual. Esta es la opción recomendada para no perder capacidades durante el período de migración.
Continuar sin código: Solicita a tu proveedor que despublique tu empresa de Peppol. Una vez despublicada, cuando accedas a la página de Peppol, verás los datos actualizados. Asimismo, si has obtenido el código de migración, tendrás la opción de introducirlo.

Opción de no migrar Tienes la opción de no migrar a B2Brouter y mantener la gestión actual con tu proveedor, utilizando B2Brouter únicamente para enviar documentos (salvo que configures el SMP del proveedor actual). Si eliges esta opción, podrás migrar más adelante si lo deseas.

Después de enviar la validación

Una vez enviada la solicitud, el equipo de soporte de B2Brouter revisará la documentación. Mientras tanto, puedes empezar a usar Peppol para enviar facturas.

Para configurar el identificador de Peppol de tus clientes o consultar cómo funciona el enrutamiento, consulta Qué es el identificador de Peppol.

Qué sucede si la validación es rechazada En caso de que la validación sea rechazada, el transporte Peppol dejará de estar disponible en la cuenta. Recibirás una notificación del equipo de soporte con las indicaciones para completar la validación nuevamente.

Recepción de documentos y formatos

Cuando tu empresa esté publicada en la red Peppol con capacidades de recepción, podrás ver los formatos que aceptas en el recuadro azul del lateral. Los formatos se definen por defecto según el país de tu identificador y el tipo de documento que hayas seleccionado. Para desactivar la recepción deselecciona todas las casillas de tipo de documento.

Otras opciones

En el desplegable Más opciones puedes encontrar información detallada sobre el estado de tu identificador en la red Peppol:

Proveedor: Nombre y correo electrónico del proveedor de acceso Peppol asignado a tu cuenta. Es la entidad responsable de gestionar tu conexión con la red.
Estado del SML: El SML (Service Metadata Locator) es el directorio central de la red Peppol que permite localizar tu empresa. Si está publicado, tu identificador es localizable en la red y los documentos pueden enrutarse correctamente hacia ti.
Estado del SMP: El SMP (Service Metadata Publisher) contiene la información sobre los tipos de documentos que puedes recibir y cómo. Si está publicado, tus capacidades de recepción son visibles para el resto de participantes de la red.
Estado del Directorio de Peppol: Indica si tu empresa aparece publicada en el Directorio de Peppol, el catálogo público donde las empresas pueden buscarte como proveedor conectado a la red.

Directorio de Peppol

El Directorio de Peppol es un catálogo público donde las empresas pueden buscar y encontrar proveedores conectados a la red Peppol. Estar publicado facilita que tus clientes actuales y potenciales te identifiquen como empresa preparada para la facturación electrónica.

Si lo necesitas, puedes despublicarte del Directorio de Peppol usando la opción Despublicar del Directorio de Peppol. Ten en cuenta que al despublicar:

Seguirás conectado a la red Peppol y podrás seguir enviando y recibiendo facturas.
Tu empresa no aparecerá en búsquedas públicas del directorio.
Tus clientes necesitarán conocer tu identificador Peppol para enviarte facturas.

Consejo: Te recomendamos no despublicarte del directorio salvo que sea necesario. En caso de hacerlo, podrás volver a publicarte en cualquier momento.

Despublicar y código de migración

Junto al estado principal encontrarás un menú de tres puntos ⋮ con acciones adicionales:

Despublicar: Despublica tu empresa del SMP, lo que equivale a deshabilitar la recepción de documentos a través de Peppol. Tu empresa dejará de ser localizable en la red y no podrás recibir facturas ni otros documentos hasta que vuelvas a activar la recepción.
Solicitar código de migración: Genera un código que puedes utilizar para migrar tu identificador Peppol a otro proveedor de acceso. Utiliza esta opción únicamente si tienes previsto cambiar de proveedor Peppol. Una vez solicitado el código de migración, el servicio seguirá funcionando con normalidad hasta que finalices el proceso introduciendo el código en el nuevo proveedor o cancelando la migración des de B2Brouter.

Reglas de recepción de documentos

Desde esta sección puedes configurar las reglas que se aplican a la recepción de documentos electrónicos en tu cuenta.

Rechazar automáticamente los documentos inválidos: Las facturas recibidas con errores de validación cambiarán a estado “Rechazada” automáticamente.
Aceptar automáticamente los documentos válidos: Las facturas recibidas sin errores de validación cambiarán a estado “Aceptada” automáticamente.
Rechazar los documentos de emisores desconocidos: Los documentos recibidos en los que el emisor no conste como un proveedor tuyo en el apartado Contactos, será rechazado automáticamente.
Exigir la firma en las facturas recibidas en formato FacturaE: solo para cuentas en España.
Exigir el número de albarán y el código de artículo en todas las líneas de la factura
Reconocer texto automáticamente: Reconocer el texto de facturas recibidas de forma automática.
Formatos: Puedes elegir qué formatos deseas aceptar. Recomendamos mantener todos los formatos activados. Si decides limitarlos, ten en cuenta que cualquier documento recibido en un formato no seleccionado será rechazado automáticamente.

Impuestos

Impuestos por defecto

Desde esta sección puedes eliminar o añadir los impuestos que posteriormente puedes aplicar a las facturas que generes. Para añadir impuestos:

Utiliza el botón Añadir impuesto y accede al formulario que encuentras en la parte inferior del listado.
En la casilla Nombre, selecciona el impuesto entre las opciones desplegables disponibles o añádelo de forma manual.
Desde el desplegable Categoría, puedes seleccionar la categoría del impuesto.
En la casilla Porcentaje, añade el porcentaje del impuesto.
Puedes marcar la opción Activar por defecto y se añade el impuesto por defecto cuando generas la factura.

Por último, utiliza la opción de Añadir impuesto y el impuesto se crea y se guarda.

Para eliminar impuestos: Utiliza el icono de los tres puntos que encuentras a la derecha de cada impuesto y utilizar la opción Borrar para eliminar el impuesto.

Declaraciones

En esta sección puedes configurar las declaración de impuestos disponibles para presentar con B2Brouter.

Cobro

Desde esta sección puedes añadir las cuentas bancarias de tu empresa que puedes seleccionar para cobrar las facturas, así como definir el método de cobro por defecto de los nuevos clientes.

Cuentas bancarias

Para añadir cuentas bancarias:

Añade la información en el formulario.
En Nombre puedes asignar un nombre a la cuenta bancaria que estás añadiendo.
En el desplegable Tipo de cuenta tienes que seleccionar si deseas añadir un IBAN o una Cuenta Bancaria.
Según el tipo de cuenta que seleccionas, añade la codificación del IBAN o la Cuenta Bancaria.
En BIC puedes añadir el código BIC.

Finalmente, para guardar los cambios, utiliza la opción Añadir cuenta bancaria que encuentras en la parte inferior de la página.

Para eliminar cuentas bancarias: Utiliza el icono de los tres puntos que encuentras a la derecha de cada línea y utiliza la opción Borrar para eliminar la cuenta bancaria.

Cobro por defecto

Desde esta sección puedes configurar la forma de cobro por defecto, y se utiliza para cada nuevo cliente que crees. Si lo necesitas, también puedes personalizar esta forma de pago para cada cliente o en cada factura:

En el desplegable Método de cobro, selecciona el método de cobro que deseas utilizar por defecto en las facturas.
En el desplegable Vencimiento, puedes seleccionar un vencimiento por defecto en las facturas.

Finalmente, puedes aplicar todas estas opciones que has configurado para todos los clientes. Para ello, utiliza la opción de Aplicar este método de cobro a todos los clientes existentes.

eAccounting

B2Brouter permite conectar a las gestorías con sus clientes para automatizar la recepción de las facturas electrónicas de sus clientes en su software contable o descargarlas directamente desde la plataforma.

Es importante que tengas en cuenta que el cliente de la gestoría, es decir, la cuenta que conecta con eAccounting, tiene que tener un plan Premium.

Establecer la conexión

La conexión entre cuentas se establece mediante una invitación que solo puede enviar la gestoría, y es el cliente quien tiene que aceptarla o rehusarla para conectarse. Para hacerlo hay dos opciones:

Opción 1. El cliente es usuario de B2Brouter

Accede a la Configuración de la cuenta (icono del engranaje de la parte superior).
Seguidamente selecciona el apartado eAccounting situado al menú lateral izquierdo. Desde aquí puedes gestionar tu conexión con tu gestor.

Opción 2. El cliente todavía no es usuario de B2Brouter

Abre el correo electrónico que te ha enviado tu contable con la invitación.
Clica la opción Ver invitación. Se te redirigirá a la plataforma de B2Brouter.
Clica Aceptar invitación para conectarse para activar la conexión. Si lo haces, todas tus facturas se enviarán automáticamente a tu gestor, y él podrá visualizar las secciones: contactos, facturas emitidas, facturas recibidas, impuestos, cobros, pagos y ficheros SEPA.

La conexión se puede desactivar, eliminar y reesestablecer tanto por parte de la gestoría como del cliente.

Integración de facturas del cliente con el contable

Cuando hay una integración establecida, todas las facturas enviadas y recibimientos se envían al contable de manera automática.

Las facturas se integran cuando su estado es “Enviada”.
Al índice de las facturas del cliente hay una etiqueta que informa sobre los estados de la factura. Estos pueden ser:
- Pendiente: La factura todavía no se ha integrado o descargado.
- Procesada: La factura ya se ha integrado o descargado.
- Modificada: La factura se ha modificado después de haber sido procesada.

Configuraciones

Facturas y presupuestos

Desde esta sección puedes personalizar algunos aspectos de tu cuenta.

Vista de los documentos PDF

En esta sección puedes escoger la apariencia de los PDFs que reciben tus clientes. Selecciona Vista por defecto o Vista clásica.

Texto legal y protección de datos

En esta sección puedes añadir un texto legal que se muestra por defecto en el pie de página de todas las facturas.

Facturas y presupuestos

Desde esta sección puedes:

Activar la opción Generar Número de factura automáticamente si deseas que el sistema te proporcione el número de factura automáticamente, teniendo en cuenta la numeración de la anterior factura (siempre que sigas una numeración correlativa).
Activar la opción de Calcular impuestos por línea si deseas que el sistema calcule por defecto los impuestos por línea de todas tus facturas.

Descuento y cargo adicional

Utiliza las opciones desplegables para indicar si deseas que los descuentos o los cargos se muestren en porcentaje o en importe.
También puedes activar la opción Aplicar impuestos si deseas que se apliquen importes a los descuentos o cargos que añadas a las facturas.

Nota en la factura

Configura esta sección para crear un texto legal que aparecerá por defecto en el pie de las facturas:

Selecciona el idioma en el que deseas configurar el texto.
En Nota en la factura añade el texto que deseas que aparezca en las facturas.

Facturas recurrentes

Una vez hayas generado la factura recurrente, puedes usar esta opción para activar la creación automática de las siguientes facturas reiterativas.

Facturas importadas

Desde esta sección puedes escoger el tipo de redondeo que quieres darle a tus facturas importadas:

Redondeos (solo para facturas importadas)

Esta configuración solo se aplica a las facturas importadas, pero no se aplica a las facturas que se generan de manera manual:

Selecciona en el desplegable qué tipo de redondeo deseas utilizar: Redondear hacia arriba, Redondeo bancario, Truncar decimales.
Puedes activar la opción de Redondear antes de sumar si deseas que el redondeo se haga antes de sumar el total de la factura.

Método de envío de facturas para nuevos contactos

Configura por defecto un método de envío para todos tus clientes, en los casos en los que importas las facturas y no tienes creado el cliente en B2Brouter.

¿Qué es un transporte a B2Brouter?

Los transportes son los diversos mecanismos disponibles para enviar y recibir documentos.

Algunos de los transportes requieren una configuración específica dentro de la cuenta. Estos son: B2Brouter, correo electrónico, Peppol Network, Eusko Jaurlaritza, Junta Castilla-La Mancha (Pecamos), SDI (Sistema diIntercambio) y Ediversa Network, entre otros.

Podemos clasificarlos en tres bloques diferentes.

Transportes propios de B2Brouter	Transportes de Red Abierta	Transportes de Red Privada
B2Brouter	Peppol Network	AS2 Carrefour
Correo electrónico	FACe	Pagero Network
Descarga	eFACT Catalunya	Basware Network

Documentos adjuntos

Cuando se adjuntan documentos a una factura, según tus preferencias estos pueden ir dentro o fuera la XML. Por lo tanto, encontramos dos opciones:

Transporte “without embeeddedattachments”: Se envía la factura y el adjunto va aparte, no va dentro del XML.
Transporte “detached”: el documento adjunto va incrustado dentro del XML.

¿Qué son los tipos de documento (documento type) a B2Brouter?

El tipo de documento es el formato del fichero que se enviará o se recibirá a través de un transporte.

Algunos ejemplos de formatos son el PDF Invoice, XML, FacturaE, Peppol BIS3 Invoice, Peppol PINT JP Invoice, XRechnung UBL Invoice, Chorus Invoice y EDIFACT entre otros.

¿Qué es el método de envío a B2Brouter?

El método de envío indica el medio de transporte y el tipo de documento que se utilizará para su transmisión. Es la combinación del tipo de transporte y el tipo de documento.

Serie de facturas

Puedes definir aquí si quieres gestionar la numeración manualmente o dejar que lo haga la plataforma de manera automática:

Numeración automática: La plataforma asigna la numeración de manera automática y permite configurar diferentes numeraciones según el tipo de documento. Puedes definir qué numeración utilizar por defecto en cada caso.
Numeración manual: La plataforma sugiere el siguiente número teniendo en cuenta el último usado para el mismo tipo de documento, pero te permitirá editar tanto la serie como el número de manera manual.

Para activar las series automáticas de tus facturas:

Activa el botón Usar series a las facturas.
Define el Separador. Selecciona el separador entre serie y número.
Guarda los cambios con el botón Guardar.

Importante: Si tu empresa está registrada en España, esta opción aparecerá activada por defecto. Este comportamiento se aplica automáticamente durante la creación de la cuenta, para garantizar el correcto funcionamiento de procesos específicos como la generación de facturas rectificativas, que requieren obligatoriamente una serie. Este parámetro puede modificarse posteriormente desde esta misma sección si es necesario.

Firma electrónica

Configura la firma de las facturas con la Firma delegada o tu Firma propia:

Utiliza la opción Seleccionar archivo para buscar el fichero en tu sistema y subirlo a B2Brouter.
Puedes subir certificados del tipo .pfx o .p12

Una vez configuradas las secciones que necesites, guarda los cambios utilizando la opción Guardar.

Notificaciones por correo electrónico

Configura las notificaciones de los cambios de estado a través del correo electrónico:

Añade el correo donde deseas recibir la notificación, en la casilla correspondiente indica el tipo de documento y el cambio de estado relacionado.
Puedes añadir diversos destinatarios, introduciendo diferentes correos electrónicos separados por coma.

Mensajes por correo electrónico

Configura y personaliza el mensaje del correo electrónico para el envío de facturas o presupuestos a través de este canal:

Activa la opción de Personalizar mensaje para facturas emitidas para personalizar el correo cuando envías facturas.
Activa la opción de Personalizar mensaje para presupuestos enviados para personalizar el correo cuando envías presupuestos.

Una vez actives la opción, se activa el desplegable donde pueden personalizarse los mensajes en función del idioma:

En Idioma, selecciona el idioma del mensaje que deseas personalizar.
En Asunto, añade el asunto del mensaje.
En Cuerpo, añade el mensaje que desees que reciba el receptor.

Una vez configuradas las secciones que necesites, guarda los cambios utilizando la opción Guardar.

Unidades organizativas

Unidades organitzativas

Se trata de una organización relacionada con tu empresa, que utiliza el mismo NIF pero puede tener una dirección o nombre distinto:

Añadir una unidad organizativa

Desde esta sección puedes crear las sedes de tu empresa en caso de tenerlas:

Utiliza la opción Añadir unidad organizativa
Añade los Datos fiscales de la sede y utiliza la opción de Continuar.
Añade la información de la persona de contacto de la sede.

Por último utiliza la opción de Continuar para crear la sede. Navega y accede a las diferentes sedes creadas a través del desplegable adicional que aparece en la parte superior de la página.

Usuarios

Desde esta sección puedes añadir diferentes usuarios a tu cuenta para que puedan gestionar los documentos electrónicos, clientes y proveedores. Puedes otorgar roles a los usuarios para limitar el acceso o las acciones que pueden realizar.

Añadir usuario

Utiliza la opción Añadir usuario para añadir un usuario nuevo a tu cuenta.

En Correo electrónico, añade el correo electrónico del usuario que deseas invitar a B2Brouter.
En Permisos, selecciona en el desplegable los permisos que deseas conceder al usuario y marca las secciones a las que quieres que tenga acceso.

Eliminar usuarios

Clica a los tres puntitos que aparecen junto al correo electrónico del usuario que quieras eliminar y utiliza el botón Borrar.

Rol de cada permiso

Propietario: es el perfil del usuario que ha creado la cuenta. Solo puede haber un propietario y este puede gestionar cualquier parámetro de la cuenta.
Administrador: este perfil puede gesitonar cualquier parámetro de la cuenta, excepto las suscripciones a los planes premium.
Visualizar y editar: este perfil puede visualizar y editar los diferentes documentos que se gestionan desde B2Brouter y los clientes o proveedores. No puede configurar ningún parámetro de la configuración de tu empresa.
Visualizar: este perfil solo puede visualizar los documentos de gestiones desde B2Brouter y los clientes, pero no puede modificar ningún dato.

Una vez configurados los usuarios, utiliza la opción de Añadir usuario que encuentras en la parte inferior de la pantalla.