Configurar la teva empresa a B2Brouter

Dades generals

Un cop t’hagis registrat i hagis accedit al teu compte, veus una pantalla des d’on has d’afegir les dades fiscals de la teva empresa:

Al desplegable País, selecciona el país de la teva empresa.
A la casella NIF, introdueix el NIF de la teva empresa.
Finalment, utilitza l’opció Validar identificador i continuar.

A continuació, accedeixes al pas 2 Dades fiscals, on pots afegir les dades fiscals de la teva empresa (nom, adreça, codi postal, etc.). Un cop emplenades les dades, utilitza l’opció de Següent.

Finalment, accedeix al pas 3 Persona de contacte, on has d’afegir les dades d’alguna persona de contacte de la teva empresa. Per acabar, utilitza l’opció de Desar.

Com a resultat, es crea el compte a B2Brouter i s’activa el menú principal. Torna a la configuració de la teva empresa utilitzant la icona de l’engranatge que trobes a la part superior de la pantalla i selecciona Configuració del compte:

A la part esquerra, trobes un submenú amb les diferents seccions que us permeten configurar altres aspectes del teu compte.

Dades fiscals i logotip

Des d’aquesta secció, pots afegir o modificar les dades fiscals de la teva empresa i el logotip.

Certificació de la identitat

Per poder emetre una factura electrònica des de B2Brouter has de verificar la teva identitat utilitzant el certificat digital de la teva empresa.

Consulta aquí com pots Verificar la teva identitat.

Registre mercantil

Des d’aquesta secció pots afegir el registre mercantil de la teva empresa omplint les caselles disponibles.

Persona de contacte

Des d’aquesta secció pots gestionar les dades de la persona de contacte del teu compte.

Any fiscal

Des d’aquesta secció pots seleccionar la data d’inici de l’any fiscal.

L’any fiscal és el període de vigència en què es reporten els impostos. En cas que necessitis canviar el mes d’inici del teu any fiscal, pots seleccionar-ne un que no coincideixi amb l’any natural.

Al camp Mes d’inici de l’any fiscal, indica el mes d’inici del teu període fiscal.
Utilitza el botó Desar per desar els canvis.

Les factures amb data d’un any fiscal tancat no es poden enviar.

Pots accedir-hi, consultar-les, editar-les i esborrar-les des de l’apartat de Ingressos.

Connexions

Des d’aquesta secció pots configurar diferents connexions que vulguis utilitzar per enviar o rebre documents electrònics.

B2Brouter: Configura la connexió per correu electrònic amb enllaç dins de l’aplicació. Si actives aquesta opció i els teus proveïdors també tenen un compte a B2Brouter, reps les factures directament al portal.
Correu electrònic: Configura el teu servidor de correu electrònic de sortida. Com a conseqüència, les factures que enviïs a través del correu electrònic s’envien des del servidor de correu de la teva empresa en lloc del servidor de @b2brouter. També pots configurar la recepció de factures a B2Brouter a través de correu electrònic.

Configura la connexió Correu electrònic:

Clica sobre l’opció Nova connexió sota la icona Correu electrònic perquè puguis configurar aquestes dues opcions:

Recepció de factures a B2Brouter a través de correu electrònic:

Selecciona el requadre Correu electrònic.
Al text inferior, trobes el teu correu electrònic de B2Brouter on els teus proveïdors han d’enviar-te les factures.
Aquest correu és: ES”ElteuNIF”@b2brouter.email.

Emissió de factures des de B2Brouter utilitzant el servidor de correu de la teva empresa:

Activa l’opció Personalitzar servidor SMTP.
Omple el formulari amb la informació sol·licitada de les dades del teu servidor.

Un cop finalitzada la configuració, utilitza el botó Desar que trobes a la part inferior dreta.

Punts Generals d’Entrada - Espanya: Configura la connexió amb aquells Punts Generals d’Entrada espanyols que ho requereixin.
Edicom network: Configura la connexió Edicom per a l’emissió de documents electrònics utilitzant aquesta xarxa.
Ediversa network: Configura la connexió Ediversa per a l’emissió de documents electrònics amb aquesta xarxa.
Connexió SDI (Sistema d’Intercanvi) - Itàlia: Configura la connexió amb SDI si la teva empresa és italiana i necessites enviar o rebre documents electrònics.

Peppol

Activació de Peppol

La xarxa Peppol és una xarxa internacional que permet intercanviar documents electrònics (factures, autofactures, comandes i canvis d’estat de les factures) de forma segura entre empreses de tot el món. Abans de poder enviar o rebre documents a través de Peppol des de B2Brouter, cal activar Peppol.

Important L’activació de Peppol és un procés de verificació d’identitat dissenyat per garantir la seguretat de la xarxa i prevenir activitats il·legals. Aquest procés només cal fer-lo una vegada.

Requisits previs

Abans d’iniciar l’activació, assegura’t de tenir a mà:

Un document oficial que acrediti la identitat de la teva empresa (per exemple, escriptura de constitució, CIF, o document equivalent segons el país).
Accés a la configuració del compte a B2Brouter.

Passos per activar Peppol

Accedeix a la Configuració del compte utilitzant la icona de l’engranatge .
Al menú de l’esquerra, selecciona Peppol.
Selecciona l’identificador que vols utilitzar. Aquí podràs consultar l’estat de la validació d’identitat associada a aquest identificador, el seu estat a la xarxa Peppol i les seves capacitats de recepció i emissió.
Fes clic a Validar la identitat i activar Peppol per iniciar el procés.
Adjunta el document que acredita la identitat de la teva empresa mitjançant el botó Seleccionar arxius.
Activa la recepció si ho desitges. Podràs seleccionar quin tipus de documents vols rebre.
Llegeix l’acord de servei Peppol i, un cop revisat, marca la casella d’acceptació.
Fes clic a Enviar validació i activar Peppol per completar el procés.

Migrar d’un altre proveïdor a B2Brouter

Si el teu identificador està registrat amb un altre proveïdor de Peppol, després d‘“Enviar validació i activar Peppol”, veuràs l’opció de migrar o no a B2Brouter.

Les opcions per migrar són les següents:

Codi de migració: Introdueix el codi de migració proporcionat pel teu proveïdor actual. Aquesta és l’opció recomanada per no perdre capacitats durant el període de migració.
Continuar sense codi: Demana al teu proveïdor que despubliqui la teva empresa de Peppol. Un cop despublicada, quan accedeixis a la pàgina de Peppol, veuràs les dades actualitzades. Així mateix, si has obtingut el codi de migració, tindràs l’opció d’introduir-lo.

Opció de no migrar Tens l’opció de no migrar a B2Brouter i mantenir la gestió actual amb el teu proveïdor, utilitzant B2Brouter únicament per enviar documents (llevat que configuris el SMP del proveïdor actual). Si tries aquesta opció, podràs migrar més endavant si ho desitges.

Després d’enviar la validació

Un cop enviada la sol·licitud, l’equip de suport de B2Brouter revisarà la documentació. Mentrestant, pots començar a usar Peppol per enviar factures.

Per configurar l’identificador de Peppol dels teus clients o consultar com funciona l’enrutament, consulta Què és l’identificador de Peppol.

Què passa si la validació és rebutjada En cas que la validació sigui rebutjada, el transport Peppol deixarà d’estar disponible al compte. Rebràs una notificació de l’equip de suport amb les indicacions per completar la validació de nou.

Recepció de documents i formats

Quan la teva empresa estigui publicada a la xarxa Peppol amb capacitats de recepció, podràs veure els formats que acceptes al requadre blau del lateral. Els formats es defineixen per defecte segons el país del teu identificador i el tipus de document que hagis seleccionat. Per desactivar la recepció, desmarca totes les caselles de tipus de document.

Altres opcions

Al desplegable Més opcions pots trobar informació detallada sobre l’estat del teu identificador a la xarxa Peppol:

Proveïdor: Nom i correu electrònic del proveïdor d’accés Peppol assignat al teu compte. És l’entitat responsable de gestionar la teva connexió amb la xarxa.
Estat del SML: El SML (Service Metadata Locator) és el directori central de la xarxa Peppol que permet localitzar la teva empresa. Si està publicat, el teu identificador és localitzable a la xarxa i els documents es poden enrutar correctament cap a tu.
Estat del SMP: El SMP (Service Metadata Publisher) conté la informació sobre els tipus de documents que pots rebre i com. Si està publicat, les teves capacitats de recepció són visibles per a la resta de participants de la xarxa.
Estat del Directori de Peppol: Indica si la teva empresa apareix publicada al Directori de Peppol, el catàleg públic on les empreses et poden trobar com a proveïdor connectat a la xarxa.

Directori de Peppol

El Directori de Peppol és un catàleg públic on les empreses poden buscar i trobar proveïdors connectats a la xarxa Peppol. Estar publicat facilita que els teus clients actuals i potencials et reconeguin com a empresa preparada per a la facturació electrònica.

Si ho necessites, pots despublicar-te del Directori de Peppol usant l’opció Despublicar del Directori de Peppol. Tingues en compte que en despublicar-te:

Continuaràs connectat a la xarxa Peppol i podràs continuar enviant i rebent factures.
La teva empresa no apareixerà en cerques públiques del directori.
Els teus clients necessitaran conèixer el teu identificador Peppol per enviar-te factures.

Consell: Et recomanem no despublicar-te del directori tret que sigui necessari. En cas de fer-ho, podràs tornar a publicar-te en qualsevol moment.

Despublicar i codi de migració

Al costat de l’estat principal trobaràs un menú de tres punts ⋮ amb accions addicionals:

Despublicar: Despublica la teva empresa del SMP, la qual cosa equival a deshabilitar la recepció de documents a través de Peppol. La teva empresa deixarà de ser localitzable a la xarxa i no podràs rebre factures ni altres documents fins que tornis a activar la recepció.
Sol·licitar codi de migració: Genera un codi que pots utilitzar per migrar el teu identificador Peppol a un altre proveïdor d’accés. Utilitza aquesta opció únicament si tens previst canviar de proveïdor Peppol. Un cop sol·licitat el codi de migració, el servei continuarà funcionant amb normalitat fins que finalitzis el procés introduint el codi al nou proveïdor o cancel·lant la migració des de B2Brouter.

Regles de recepció de documents

Des d’aquesta secció pots configurar les regles que s’apliquen a la recepció de documents electrònics al teu compte.

Rebutjar automàticament els documents invàlids: Les factures rebudes amb errors de validació canviaran a estat “Rebutjada” automàticament.
Acceptar automàticament els documents vàlids: Les factures rebudes sense errors de validació canviaran a estat “Acceptada” automàticament.
Rebutjar els documents d’emissors desconeguts: Els documents rebuts en els quals l’emissor no consti com a proveïdor teu a l’apartat Contactes, seran rebutjats automàticament.
Exigir la signatura a les factures rebudes en format FacturaE: només per a comptes a Espanya.
Exigir el número d’albarà i el codi d’article a totes les línies de la factura
Reconèixer text automàticament: Reconèixer el text de factures rebudes de forma automàtica.
Formats: Pots triar quins formats vols acceptar. Recomanem mantenir tots els formats activats. Si decideixes limitar-los, tingues en compte que qualsevol document rebut en un format no seleccionat serà rebutjat automàticament.

Impostos

Impostos per defecte

Des d’aquesta secció pots eliminar o afegir els impostos que posteriorment pots aplicar a les factures que generis. Per afegir impostos:

Utilitza el botó Afegir impost i accedeix al formulari que trobes a la part inferior del llistat.
A la casella Nom, selecciona l’impost entre les opcions desplegables disponibles o afegeix-lo de forma manual.
Des del desplegable Categoria, pots seleccionar la categoria de l’impost.
A la casella Percentatge, afegeix el percentatge de l’impost.
Pots marcar l’opció Activar per defecte i s’hi afegeix l’impost per defecte quan generes la factura.

Finalment, utilitza l’opció de Afegir impost i l’impost es crea i es desa.

Per eliminar impostos: Utilitza la icona dels tres punts que trobes a la dreta de cada impost i utilitza l’opció Esborrar per eliminar l’impost.

Declaracions

En aquesta secció pots configurar la declaració d’impostos disponibles per presentar amb B2Brouter.

Cobrament

Des d’aquesta secció pots afegir els comptes bancaris de la teva empresa que pots seleccionar per cobrar les factures, així com definir el mètode de cobrament per defecte dels nous clients.

Comptes bancaris

Per afegir comptes bancaris:

Afegeix la informació al formulari.
A Nom pots assignar un nom al compte bancari que estàs afegint.
Al desplegable Tipus de compte has de seleccionar si vols afegir un IBAN o un Compte Bancari.
Segons el tipus de compte que selecciones, afegeix la codificació de l’IBAN o el compte bancari.
A BIC pots afegir el codi BIC.

Finalment, per desar els canvis, utilitza l’opció Afegir compte bancari que trobes a la part inferior de la pàgina.

Per eliminar comptes bancaris: Utilitza la icona dels tres punts que trobes a la dreta de cada línia i utilitza l’opció Esborrar per eliminar el compte bancari.

Cobrament per defecte

Des d’aquesta secció pots configurar la forma de cobrament per defecte, i s’utilitza per a cada nou client que creïs. Si ho necessites, també pots personalitzar aquesta forma de pagament per a cada client o a cada factura:

Al desplegable Mètode de cobrament, selecciona el mètode de cobrament que vols utilitzar per defecte a les factures.
Al desplegable Venciment, pots seleccionar un venciment per defecte a les factures.

Finalment, pots aplicar totes aquestes opcions que has configurat per a tots els clients. Per fer-ho, utilitza l’opció de Aplicar aquest mètode de cobrament a tots els clients existents.

eAccounting

B2Brouter permet connectar a les gestories amb els seus clients per tal d’automatitzar la recepció de les factures electròniques dels seus clients en el seu programari comptable o descarregar-les directament des de la plataforma.

És important que tinguis en compte que el client de la gestoria, és a dir, el compte que connecta amb eAccounting, ha de tenir un pla Premium.

Establir la connexió

La connexió entre comptes s’estableix mitjançant una invitació que només pot enviar la gestoria, i és el client qui ha d’acceptar-la o refusar-la per connectar-se. Per fer-ho hi ha dues opcions:

Opció 1. El client és usuari de B2Brouter

Accedeix a la Configuració del compte (icona de l’engranatge de la part superior).
Seguidament selecciona l’apartat eAccounting situat al menú lateral esquerre. Des d’aquí pots gestionar la teva connexió amb el teu gestor.

Opció 2. El client encara no és usuari de B2Brouter

Obre el correu electrònic que t’ha enviat el teu comptable amb la invitació.
Clica l’opció Veure invitació. Se’t redirigirà a la plataforma de B2Brouter.
Clica Acceptar invitació per connectar-se per activar la connexió. Si ho fas, totes les teves factures s’enviaran automàticament al teu gestor, i ell podrà visualitzar les seccions: contactes, factures emeses, factures rebudes, impostos, cobraments, pagaments i fitxers SEPA.

La connexió es pot desactivar, eliminar i resestablir tant per part de la gestoria com del client.

Integració de factures del client amb el comptable

Quan hi ha una integració establerta, totes les factures enviades i rebudes s’envien al comptable de manera automàtica.

Les factures s’integren quan el seu estat és “Enviada”.
A l’índex de les factures del client hi ha una etiqueta que informa sobre els estats de la factura. Aquests poden ser:
- Pendent: La factura encara no s’ha integrat o descarregat.
- Processada: La factura ja s’ha integrat o descarregat.
- Modificada: La factura s’ha modificat després d’haver sigut processada.

Configuracions

Factures i pressupostos

Des d’aquesta secció pots personalitzar alguns aspectes del teu compte.

Vista dels documents PDF

En aquesta secció pots triar l’aparença dels PDFs que reben els teus clients. Selecciona Vista per defecte o Vista clàssica.

Text legal i protecció de dades

En aquesta secció pots afegir un text legal que es mostra per defecte al peu de pàgina de totes les factures.

Factures i pressupostos

Des d’aquesta secció pots:

Activar l’opció Generar Número de factura automàticament si vols que el sistema et proporcioni el número de factura automàticament, tenint en compte la numeració de la factura anterior (sempre que segueixis una numeració correlativa).
Activar l’opció de Calcular impostos per línia si vols que el sistema calculi per defecte els impostos per línia de totes les factures.

Descompte i càrrec addicional

Utilitza les opcions desplegables per indicar si desitges que els descomptes o els càrrecs es mostrin en percentatge o en import.
També pots activar l’opció Aplicar impostos si vols que s’apliquin imports als descomptes o càrrecs que afegeixes a les factures.

Nota a la factura

Configura aquesta secció per crear un text legal que apareixerà per defecte al peu de les factures:

Selecciona l’idioma en què vols configurar el text.
A Nota a la factura afegeix el text que vols que aparegui a les factures.

Factures recurrents

Un cop hagis generat la factura recurrent, pots utilitzar aquesta opció per activar la creació automàtica de les factures reiteratives següents.

Factures importades

Des d’aquesta secció pots escollir el tipus d’arrodoniment que vulguis donar a les teves factures importades:

Arrodoniments (només per a factures importades)

Aquesta configuració només s’aplica a les factures importades, però no s’aplica a les factures que es generen manualment:

Selecciona al desplegable quin tipus d’arrodoniment desitges utilitzar: Arrodonir cap amunt, Arrodoniment bancari, Truncar decimals.
Pots activar l’opció de Arrodonir abans de sumar si vols que l’arrodoniment es faci abans de sumar el total de la factura.

Mètode d’enviament de factures per a nous contactes

Configura per defecte un mètode d’enviament per a tots els clients, en els casos en què importes les factures i no tens creat el client a B2Brouter.

Què és un transport a B2Brouter?

Els transports són els diversos mecanismes disponibles per enviar i rebre documents.

Alguns dels transports requereixen una configuració específica dins del compte. Aquests són: B2Brouter, correu electrònic, Peppol Network, Eusko Jaurlaritza, Junta Castella-la Manxa (PeCAM), SDI (Sistema di Intercambio) i Ediversa Network, entre d’altres.

Podem classificar-los en tres blocs diferents.

Transports propis de B2Broutera	Transports de Xarxa Oberta	Transports de Xarxa Privada
B2Brouter	Peppol Network	AS2 Carrefour
Correu electrònic	FACe	Pagero Network
Descàrrega	eFACT Catalunya	Basware Network

Documents adjunts

Quan s’adjunten documents a una factura, segons les teves preferències aquests poden anar dins o fora l’XML. Per tant, trobem dos opcions:

Transport “without embeedded attachments”: S’envia la factura i l’adjunt va a part, no va dins l’XML.
Transport “detached”: el document adjunt va incrustat dins l’XML.

Què són els tipus de document (document type) a B2Brouter?

El tipus de document és el format del fitxer que s’enviarà o es rebrà a través d’un transport.

Alguns exemples de formats són el PDF Invoice, XML, FacturaE, Peppol BIS3 Invoice, Peppol PINT JP Invoice, XRechnung UBL Invoice, Chorus Invoice i EDIFACT entre d’altres.

Què és el mètode d’enviament a B2Brouter?

El mètode d’enviament indica el mitjà de transport i el tipus de document que s’utilitzarà per a la seva transmissió. És la combinació del tipus de transport i el tipus de document.

Sèrie de factures

Pots definir aquí si vols gestionar la numeració manualment o deixar que ho faci la plataforma de manera automàtica:

Numeració automàtica: La plataforma assigna la numeració de manera automàtica i permet configurar diferents numeracions segons el tipus de document. Pots definir quina numeració utilitzar per defecte en cada cas.
Numeració manual: La plataforma suggereix el següent número tenint en compte el darrer usat per al mateix tipus de document, però et permetrà editar tant la sèrie com el número de manera manual.

Per activar les sèries automàtiques de les teves factures:

Activa el botó Usar sèries a les factures.
Defineix el Separador. Selecciona el separador entre sèrie i número.
Desa els canvis amb el botó Desar.

Important: Si la teva empresa està registrada a Espanya, aquesta opció apareixerà activada per defecte. Aquest comportament s’aplica automàticament durant la creació del compte, per garantir el correcte funcionament de processos específics com ara la generació de factures rectificatives, que requereixen obligatòriament una sèrie. Aquest paràmetre pot ser modificat posteriorment des d’aquesta mateixa secció si cal.

Signatura electrònica

Configura la signatura de les factures amb la Signatura delegada o la teva Signatura pròpia:

Utilitza l’opció Seleccionar arxiu per buscar el fitxer al teu sistema i pujar-lo a B2Brouter.
Pots pujar certificats del tipus .pfx o .p12

Un cop configurades les seccions que necessitis, desa els canvis utilitzant l’opció Desar.

Notificacions per correu electrònic

Configura les notificacions dels canvis d’estat a través del correu electrònic:

Afegeix el correu on vols rebre la notificació, a la casella corresponent indica el tipus de document i el canvi d’estat relacionat.
Pots afegir diversos destinataris, introduint diferents correus electrònics separats per coma.

Missatges per correu electrònic

Configura i personalitza el missatge del correu electrònic per enviar factures o pressupostos a través d’aquest canal:

Activa l’opció de Personalitzar missatge per a factures emeses per personalitzar el correu quan envies factures.
Activa l’opció de Personalitzar missatge per a pressupostos enviats per personalitzar el correu quan envies factures.

Un cop activis l’opció, s’activa el desplegable on es poden personalitzar els missatges en funció de l’idioma:

A Idioma, selecciona l’idioma del missatge que vols personalitzar.
A Assumpte, afegeix l’assumpte del missatge.
A Cos, afegeix el missatge que vols que rebi el receptor.

Un cop configurades les seccions que necessitis, desa els canvis utilitzant l’opció Desar.

Unitats organitzatives

Es tracta d’una organització relacionada amb la teva empresa, que utilitza el mateix NIF però pot tenir una adreça o nom diferent:

Afegir una unitat organitzativa

Des d’aquesta secció pots crear les seus de la teva empresa en cas de tenir-les:

Utilitza l’opció Afegir unitat organitzativa
Afegeix les Dades fiscals de la seu i utilitza l’opció de Continuar.
Afegeix la informació de la persona de contacte de la seu.

Finalment utilitza l’opció de Continuar per crear la seu. Navega i accedeix a les diferents seus creades a través del desplegable addicional que apareix a la part superior de la pàgina.

Usuaris

Des d’aquesta secció pots afegir diferents usuaris al teu compte perquè puguin gestionar els documents electrònics i els clients i proveïdors. Pots concedir rols als usuaris per limitar l’accés o les accions que poden realitzar.

Afegir usuari

Utilitza l’opció Nou usuari per afegir un usuari nou al teu compte.

A Email de nou usuari, afegeix el correu electrònic de l’usuari que vols convidar a B2Brouter.
A Permisos, selecciona al desplegable els permisos que desitges concedir a l’usuari i marca les seccions a les quals vols que tingui accés.

Eliminar usuari

Clica als tres puntets que apareixen al costat del correu electrònic de l’usuari que vulguis eliminar i utilitza el botó Esborrar.

Rol de cada permís

Propietari: és el perfil de l’usuari que ha creat el compte. Només hi pot haver un propietari i aquest pot gestionar qualsevol paràmetre del compte.
Administrador: aquest perfil pot gestionar qualsevol paràmetre del compte, excepte les subscripcions als plans premium.
Visualitzar i editar: aquest perfil pot visualitzar i editar els diferents documents que es gestionen des de B2Brouter i els clients o proveïdors. No pots configurar cap paràmetre de la configuració de la teva empresa.
Visualitzar: aquest perfil només pot visualitzar els documents de gestions des del B2Brouter i els clients, però no pot modificar cap dada.

Un cop configurats els usuaris, utilitza l’opció de Desar que trobes a la part inferior dreta de la pantalla.