Crear clients i proveïdors a B2Brouter

Crear un contacte

A l’hora de crear els teus contactes, utilitza les accions ràpides o bé accedeix a la secció Contactes que trobes al menú superior. Un cop en aquesta secció, pots crear els teus contactes de dues maneres:

1. Crea un contacte de manera manual

Per crear un contacte nou, un cop et trobes a la secció Contactes, utilitza l’opció Afegir contacte.

Identificació

A través del desplegable País, selecciona el país del teu contacte.
A la casella següent, afegeix l’identificador del teu contacte (en el cas d’Espanya, el NIF o el DNI).

Si selecciones un país on les empreses poden tenir diferents tipus d’identificadors, a la part inferior s’activa l’opció No tens (nom de l’identificador del país). Activa-la per poder introduir un altre tipus d’identificador:

Emplena la informació de l’identificador a la casella corresponent.
Només pots introduir algun dels identificadors esmentats per poder facturar a través de B2Brouter.

Finalment, utilitza l’opció Validar identificador i continuar.

Posteriorment, poden passar dues coses, en funció de si l’empresa que estàs creant consta al directori de B2Brouter (Dades verificades) o no (Dades no verificades):

El contacte consta al directori de B2Brouter

La informació de les Dades fiscals i el Mètode d’enviament de factures del teu contacte s’afegeixen de manera automàtica, utilitzant les dades que consten al directori de B2Brouter.

Només cal que, a la part superior, seleccionis si vols afegir un Client, un Proveïdor o un Client i proveïdor, a més d’afegir la informació de les dues darreres seccions Mètode de cobrament de les factures i Idioma (consulta el següent apartat).

Finalment, utilitza l’opció Continuar. El contacte es crea a B2Brouter i ja pots començar a facturar.

El contacte no consta al directori de B2Brouter

Si les dades no s’introdueixen de manera automàtica, vol dir que l’empresa no consta com a verificada al nostre directori. En aquest cas, les dades del client s’han d’introduir de manera manual.

Dades fiscals

Primer de tot, selecciona el tipus de contacte que vols afegir: Client, Proveïdor o Client i proveïdor.

Seguidament, afegeix dades fiscals del client com el nom, domicili, codi postal, etc. Cal tenir en compte que els camps amb asterisc són obligatoris.

Mètode d’enviament de factures

Aquesta secció és molt important, ja que és des d’on se selecciona el mètode o la xarxa per on s’envien les factures a aquest client/proveïdor. En primer lloc, cal marcar alguna de les opcions segons la tipologia del client/proveïdor:

Enllaç per correu electrònic

Aquesta opció et permet enviar un correu electrònic al client amb un enllaç que dirigeix a la factura. El receptor només ha de fer clic sobre l’enllaç i accedeix a la factura dins de B2Brouter, des d’on es pot descarregar.

Adjunt per correu electrònic

Aquesta opció permet enviar un correu electrònic al client/proveïdor amb la factura adjunta. També es pot enviar la factura en diferents formats, seleccionant el que prefereixis des del desplegable Transport:

Facturae signat: format de la factura electrònica espanyola
UBL (Universal Business Language): format de la factura electrònica europea
PDF
PDF signat

Si selecciones fitxer UBL, recorda d’indicar el correu electrònic al qual vols enviar la factura en el pas anterior, on s’indiquen les dades generals del client.

Xarxa oberta (administracions públiques i Peppol)

Aquesta opció permet enviar factures electròniques a les principals xarxes obertes a què estan adherides les administracions públiques de diferents països, així com a empreses privades que, per la normativa del seu país, necessiten enviar o rebre factures electròniques. Un cop hagis marcat aquesta opció, has de seleccionar on vols enviar la factura a través del desplegable Mètode:

Europa

ePrior: si seleccioneu aquesta opció, heu d’indicar també l’identificador d’ePrior del client. Selecciona el tipus d’identificador al desplegable Eprior Scheme ID i, a continuació, afegeix l’identificador a Eprior Endpoint ID.
Peppol: Si selecciones aquesta opció, també has d’indicar l’identificador de Peppol del client. Per fer-ho, abans has de configurar la connexió Peppol. A Peppol ID de l’empresa selecciona el tipus d’identificador al desplegable i després afegeix l’identificador de Peppol.

Espanya

FACe: És el Punt General d’Entrada del Ministeri on estan adherides pràcticament totes les administracions públiques del país.
FACe detached: És el mateix que l’anterior, però en el cas d’enviar arxius adjunts a la factura s’enviaran per separat.
FACeB2B: És el Punt General d’Entrada que permet a empreses privades espanyoles intercanviar factures electròniques. Actualment només l’han d’utilitzar obligatòriament contractistes i subcontractistes de l’Estat.
FACeB2B detached: És el mateix que l’anterior, però en el cas d’enviar arxius adjunts a la factura s’enviaran per separat.
eFACT Catalunya: És el Punt General d’Entrada on estan adherides pràcticament totes les administracions públiques de Catalunya.
Junta d’Andalusia: És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb la Junta d’Andalusia (no visible).
Junta de Castella - La Manxa (PeCAM): És el Punt General d’Entrada on estan adherides administracions relacionades amb la Junta de Castella - La Manxa. Per enviar a aquest Punt General d’Entrada, abans necessites configurar la connexió.
Junta de Galícia: És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb la Junta de Galícia (no visible). Per enviar a aquest Punt General d’Entrada, abans necessites configurar la connexió.
Govern de Canàries (PeFAC): És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb el Govern de Canàries.
Eusko Jauralitza (Govern Basc): És el Punt General d’Entrada on estan adherides algunes de les administracions relacionades amb el Govern Basc. Per enviar a aquest Punt General d’Entrada, abans necessites configurar la connexió.
Osakidetza (Departament de Salut Basc): És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions del Departament de Salut Basc. Per enviar a aquest Punt General d’Entrada, abans necessites omplir i enviar un document.
Diputació d’Àlaba: És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb la Diputació d’Àlaba (no visible).
Diputació de Biscaia: És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb la Diputació de Biscaia (no visible).
Consorci d’Aigües Bilbao Biscaia: És el Punt General d’Entrada del Consorci d’Aigües Bilbao Biscaia.
Efaktur: És el Punt General d’Entrada d’Efaktur, on estan adherides algunes administracions de la comunitat autònoma del País Basc.
Diputació de Guipúscoa: És el Punt General d’Entrada on estan adherides les administracions relacionades amb la Diputació de Guipúscoa (no visible).
Ajuntament de Vitòria-Gasteiz: És el Punt General d’Entrada propi de l’Ajuntament de Vitòria-Gasteiz (no visible).
EsPublico: És un Punt General d’Entrada per a algunes administracions que no estan connectades amb FACe.

Si selecciones alguna d’aquestes opcions, a la part inferior del desplegable Mètode s’activaran les caselles per afegir els codis DIR3 (òrgan gestor, unitat tramitadora i oficina comptable) o el codi DIRE (FACeB2B). En el cas que es tracti d’una empresa receptora que tingui diferents combinacions de codis, els hauràs d’afegir creant unitats organitzatives.

França

Chorus: És la plataforma on s’han d’enviar les factures electròniques per facturar a l’Administració pública francesa. Per fer-ho abans t’has de registrar al portal de Chorus Pro.

Si selecciones Chorus Pro com a mètode d’enviament, a la part inferior del desplegable Mètode s’activarà la casella Codi de servei, on hauràs d’afegir el codi de servei del teu client per poder enviar la factura correctament.

Itàlia

SDI: És la plataforma a través de la qual s’envien les factures electròniques per facturar a empreses públiques i privades a Itàlia.

Si selecciones SDI com a mètode d’enviament, a la part inferior del desplegable Mètode s’activaran diverses opcions:

Activa l’opció És una Administració pública si el client és una Administració pública.
Al desplegable Cobrament de l’IVA selecciona l’opció que prefereixis.
A l’opció Codice Destinatario afegeix el codi de destinatari del client.

Portugal

FE-AP Saphety
FE-AP
efacturaGov

Són les plataformes a través de les quals s’envien les factures electròniques a l’Administració pública portuguesa.

Xipre

Ariadne: És la plataforma a través de la qual s’envien les factures electròniques a l’Administració pública de Xipre.

Andorra

Govern d’Andorra: És la plataforma a través de la qual s’envien les factures electròniques al Govern d’Andorra.

Per poder enviar una factura electrònica al Govern d’Andorra has d’haver tramitat i donat d’alta el teu certificat digital amb el client.

Regne Unit

Peppol NHS: És la xarxa que permet intercanviar documents electrònics entre el servei de salut anglès i els seus proveïdors. Per fer-ho, abans has de configurar la connexió Peppol.

Si selecciones Peppol NHS com a mètode d’enviament, a la part inferior del desplegable Mètode s’activaran les opcions Peppol ID de l’empresa, on hauràs d’afegir l’identificador de Peppol del client.

Alemanya

Peppol XRechnung
Peppol ZuGFeRD

Si selecciones qualsevol dels dos formats com a mètode d’enviament, a la part inferior del desplegable Mètode s’activaran les opcions Peppol ID de l’empresa, on hauràs d’afegir l’identificador de Peppol del client.

Països Baixos

Peppol NLS CIUS: És el format de factura electrònica que s’utilitza als Països Baixos.

Si selecciones aquesta opció com a mètode d’enviament, a la part inferior del desplegable Mètode s’activaran les opcions Peppol ID de l’empresa, on hauràs d’afegir l’identificador de Peppol del client.

Austràlia / Nova Zelanda

Peppol AU-NZ: És el format de factura electrònica utilitzat per facturar a l’Administració pública d’Austràlia i Nova Zelanda.

Singapur

Peppol SG

És la xarxa mitjançant la qual s’envien factures electròniques a Singapur.

Mètode de cobrament de les factures

Des d’aquest espai pots configurar un mètode de pagament per defecte de les factures que envieu al client que estàs creant:

Al desplegable Mètode de cobrament, selecciona com vols rebre el pagament de les factures.
Al desplegable Rebre cobrament en aquest compte, selecciona el número de compte o IBAN on vulguis rebre el pagament.
Al desplegable Venciment, selecciona el venciment de les factures.

Què s’aplica a cada factura — Quan envieu una factura a aquest contacte, els camps de cobrament (mètode, compte bancari, venciment, divisa) segueixen aquest ordre de prioritat:

Els que porti la pròpia factura — tant si s’han posat manualment al formulari web com si vénen informats en una factura importada via API, SFTP, connectors o pujada de PDF.

Els configurats aquí al contacte — quan una factura importada no porta dades de cobrament, B2Brouter les omple amb aquestes. Al formulari web, els camps ja apareixen emplenats amb aquests valors i els podeu modificar abans d’emetre.

Buits — si aquí al contacte tampoc no hi ha res configurat.

La configuració global de cobrament del compte és la plantilla que s’aplica en crear un contacte nou; no actua directament sobre factures existents.

Un cop emplenades totes les dades anteriors, se t’obre una pestanya de Resum amb les dades generals del contacte creat. A més, pots veure qui ha creat el contacte, així com detalls més específics a Activitat. També tens l’opció d’afegir Comentaris que consideris rellevants.

D’altra banda, si vas a Accions a la part superior dreta, pots crear directament factures i pressupostos a partir del contacte creat. També pots esborrar el contacte.

2. Crea els teus contactes de manera automàtica

Pots pujar un fitxer CSV amb les dades dels teus clients i, així, es creen automàticament amb la informació que contingui el fitxer importat. Des de la secció Contactes, utilitza l’opció Importar fitxer:

Des de l’enllaç Descarregar exemple de fitxer CSV pots descarregar un exemple del fitxer que necessitis importar per crear els teus clients de manera automàtica.
Fes servir l’exemple per crear el fitxer amb les dades dels teus clients.
Utilitza l’opció Adjuntar fitxer per buscar el fitxer al teu sistema i pujar-lo a B2Brouter.
Finalment, utilitza l’opció Importar.

Si el fitxer és correcte, els teus contactes es crearan de manera automàtica a B2Brouter.

3. Accions que pots fer un cop creat el contacte

Un cop hagis creat el contacte, pots realitzar diverses accions, com ara editar les dades del contacte, afegir unitats organitzatives o persones de referència, i crear factures i albarans a partir del contacte.

Edita el contacte creat

Un cop hagis creat el contacte, accedeix a la secció Contactes des del menú principal superior. Escull el contacte que vulguis editar i veuràs que es desplega el resum del contacte. Per editar qualsevol dada, accedeix al menú esquerre i selecciona la secció que necessitis.

Dades fiscals

Des d’aquesta secció pots editar les dades fiscals del teu contacte com ara el nom, el domicili, el codi postal, etc.

Dades de contacte

En aquest apartat pots editar la informació de contacte, com ara el nom i cognoms, el telèfon, el correu electrònic, entre d’altres.

Cobrament

En aquesta secció pots modificar les dades bancàries del teu contacte com ara el mètode de cobrament, el número de compte o el termini de venciment del cobrament.

Integració

Des d’aquest apartat, pots afegir o modificar el codi intern d’integració que té el teu client al sistema de gestió.

Factures

Aquí pots editar el mètode d’enviament de factures, el correu electrònic del teu contacte on s’enviaran les notificacions, el format de la factura, entre d’altres.

Unitats Organitzatives

Una unitat organitzativa és un departament, seu o delegació duna empresa. Des d’aquest apartat pots afegir-ne una o editar una unitat organitzativa ja creada.

Persones

La persona de contacte pot ser la persona de referència del nostre client i/o proveïdor, o bé una persona de contacte en una prospecció comercial. Des d’aquesta secció en pots afegir una o editar una persona ja creada.