Créer une facture proforma dans B2Brouter

Pour créer une proforma, accédez à la section Revenus dans le menu supérieur principal, puis cliquez sur Proforma dans la barre latérale gauche.

Une fois dans cette section, sélectionnez l’option Créer une facture proforma :

Sur la page suivante, un menu déroulant apparaît dans lequel vous devez sélectionner le contact que vous souhaitez facturer. Si vous n’avez aucun contact enregistré, ajoutez un contact.

Enfin, sélectionnez l’option Continuer pour commencer à créer la proforma.

Données générales

Vous accédez ensuite à la section Données générales, où vous pouvez ajouter à la proforma des données générales telles que le numéro, la date, etc. :

Les champs avec un astérisque sont obligatoires.
Dans cette section, vous pouvez ajouter manuellement ou sélectionner d’autres codes tels que DIR3, DIRE, etc.
Activez le bouton Plus d’options en bas pour ajouter d’autres informations telles que Numéro de contrat, Numéro de bon de livraison, Numéro de dossier, etc.

Enfin, utilisez l’option Enregistrer disponible en bas à gauche de l’écran pour sauvegarder la proforma.

Passez à l’étape suivante via le bouton Suivant en bas à droite ou depuis le menu.

Lignes

Depuis la section Lignes, vous pouvez ajouter les informations des lignes et sélectionner les taxes de la proforma.

Commencez à créer les lignes :

Dans Nom du produit ou service, ajoutez le concept ou la description du produit ou service que vous souhaitez ajouter à la ligne.
Dans Quantité, ajoutez la quantité du produit ou service que vous souhaitez facturer.
Dans Unités, sélectionnez la mesure la plus adaptée au produit ou service.
Dans Prix unitaire, ajoutez le prix unitaire du produit ou service que vous ajoutez à la ligne. Le système calcule le résultat final.
Sous chaque ligne se trouve l’option Ajouter un article du catalogue, qui vous permet de créer facilement les lignes en utilisant les informations de votre catalogue créé dans B2Brouter.
Utilisez l’option Ajouter une ligne pour ajouter autant de lignes que nécessaire à la proforma.

Ajouter une remise

Cliquez sur l’option Ajouter une remise et activez le bouton.
Dans Description de la remise, ajoutez le concept ou la description de la remise que vous souhaitez appliquer.
Dans Montant de la remise, ajoutez la somme que vous souhaitez appliquer.
Ce montant peut être exprimé en devise ou en pourcentage, ce que vous devez sélectionner via le menu déroulant.

Ajouter des frais supplémentaires

Cliquez sur l’option Ajouter des frais supplémentaires.
Dans Raison des frais, ajoutez le nom ou la raison.
Dans Montant des frais, ajoutez la somme que vous souhaitez appliquer.
Ce montant peut être exprimé en devise ou en pourcentage, ce que vous devrez sélectionner via le menu déroulant.
Cochez la case Appliquer les taxes si vous souhaitez que les taxes de la facture s’appliquent également aux frais supplémentaires. Dans le cas contraire, elles ne s’appliquent pas.

Taxes

Dans cette section, sélectionnez les taxes à appliquer à la facture. Pour appliquer des taxes différentes à chaque ligne, utilisez le bouton Appliquer les taxes par ligne.

Une fois ces étapes complétées, vous pouvez accéder à la section suivante via le bouton Suivant ou depuis le menu latéral.

Autres

Dans cette section, vous pouvez ajouter une Note à la facture ou une Note légale. Les informations que vous ajoutez apparaissent en bas de la facture. Vous pouvez également joindre des fichiers à vos factures, ainsi qu’ajouter les informations de livraison de vos marchandises.

Documents supplémentaires

Depuis la section Documents supplémentaires, vous pouvez ajouter un fichier en pièce jointe à la facture :

Utilisez l’option Sélectionner des fichiers pour rechercher le fichier dans votre système.
Sélectionnez le fichier dans votre système et il est téléchargé dans B2Brouter.
Utilisez le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications de la facture et télécharger le fichier.
Vous pouvez également ajouter une description optionnelle du fichier joint.

Vous pouvez joindre à la facture un lien menant au document que vous souhaitez que votre client reçoive avec la facture :

Utilisez l’option Ajouter un lien vers le fichier.
L’option permettant d’ajouter le lien vers le fichier et une description s’active.

Une fois le document joint, vous pouvez accéder à la section suivante.

Livraison de marchandises

Activez le bouton Ajouter une livraison de marchandises pour ajouter les informations de livraison des marchandises de la facture.

Une fois les taxes sélectionnées et les lignes créées, vous pouvez accéder à la section suivante.

Encaissement

Depuis la section Encaissement, sélectionnez le mode d’encaissement, le compte sur lequel vous souhaitez encaisser la facture et l’échéance, entre autres :

Dans Méthode d’encaissement, sélectionnez comment vous souhaitez encaisser la facture.
Ensuite, le menu déroulant Compte bancaire s’active, où vous pouvez sélectionner le compte sur lequel vous souhaitez recevoir l’encaissement. Si vous n’avez pas préalablement ajouté le compte courant, vous pouvez le faire en utilisant l’option Nouveau compte bancaire.
Dans Échéance, sélectionnez l’échéance que vous souhaitez appliquer à la facture.

Vous pouvez également configurer l’envoi de rappels d’encaissement de la facture à votre client :

Activez le bouton Envoyer un rappel d’échéance au client.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le nombre de jours limite pour envoyer le rappel une fois la facture échue.

Depuis cette même section, vous pouvez ajouter d’autres informations à la facture :

Ajouter des références, paiements, retenues

Cliquez sur cette option et remplissez les données nécessaires pour ajouter des références, des paiements et des retenues à la facture.

Ajouter une cession de factoring

Cliquez sur cette option pour ouvrir le formulaire et pouvoir ajouter les informations de l’entité qui gère la cession de l’encaissement de cette facture.

Enfin, une fois que vous avez terminé d’ajouter les données de toutes les sections de la proforma, enregistrez les modifications et visualisez la proforma en utilisant l’option Enregistrer et aperçu.

Aperçu du document

Une fois la proforma générée, en haut du document, le menu principal s’affiche avec les différentes options qui vous permettent de la gérer :

Envoyer : Envoyez la proforma une fois que vous l’estimez correcte. Aucune autre action n’est nécessaire.
Modifier : Utilisez cette option si vous devez modifier une donnée de la proforma.
Plus d’options :
- Dupliquer la facture proforma : Duplique le fichier.
- Marquer comme envoyée : Change manuellement le statut de la facture proforma à envoyée.
- Marquer comme facturée : Change manuellement le statut de la facture proforma à facturée.
- Supprimer : Supprime la facture proforma.
Bouton Télécharger : Situé en haut à gauche de la facture proforma. Télécharge le fichier de la proforma dans votre système.

Une fois la proforma envoyée, vous pouvez la convertir en facture ordinaire avec le bouton Facturer.

En haut à gauche, vous pouvez voir le statut actualisé de la proforma. Après l’avoir envoyée, vous ne pourrez plus modifier ce statut.

De plus, en bas de la proforma, vous trouvez les sections :

Activité, où vous pouvez voir toutes les modifications apportées à la proforma et les notifications associées.
Commentaires, où vous pouvez écrire une annotation concernant la proforma. Ce commentaire peut être privé ou public (votre client le verra également si vous envoyez la facture à un autre compte B2Brouter), si vous cochez la case Commentaire public (montrer à l’autre entreprise).