Créer et envoyer une facture dans B2Brouter

Pour créer une facture, accédez à la section Factures dans le menu principal en haut ou utilisez les actions rapides.

Sélectionnez l’option Créer une facture.
Sur la page suivante, vous verrez un menu déroulant dans lequel vous devrez sélectionner le contact que vous souhaitez facturer. Si vous n’avez aucun contact enregistré, ajoutez un contact.
Une fois le client sélectionné, uniquement si un autre menu déroulant nommé Unité organisationnelle s’active, vous devrez sélectionner le siège, le département ou la délégation que vous souhaitez facturer.

Enfin, sélectionnez l’option Continuer pour commencer à créer la facture.

Informations générales

Accédez ensuite à la section Données générales, où vous pouvez ajouter des données générales telles que le numéro, la date, etc. à la facture :

Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.
Dans cette section, vous pouvez ajouter manuellement ou sélectionner d’autres codes tels que DIR3, DIRE, etc.
Activez le bouton Plus d’options en bas pour ajouter d’autres informations telles que Numéro de contrat, Numéro de bon de livraison, Numéro de dossier, etc.

Passez à l’étape suivante via le bouton Suivant en bas à droite ou depuis le menu.

Lignes

Depuis la section Lignes, vous pouvez ajouter les informations des lignes et sélectionner les taxes de la facture.

Commencez à créer les lignes :

Dans Nom du produit ou service, ajoutez le concept ou la description du produit ou service que vous souhaitez ajouter à la ligne.
Dans Quantité, ajoutez la quantité du produit ou service que vous souhaitez facturer.
Dans Unités, sélectionnez la mesure la plus adaptée au produit ou service.
Dans Prix unitaire, ajoutez le prix unitaire du produit ou service que vous ajoutez à la ligne. Le système calcule le résultat final.
Sous chaque ligne se trouve l’option Ajouter un article du catalogue, qui vous permet de créer facilement les lignes en utilisant les informations de votre catalogue créé dans B2Brouter.
Utilisez l’option Ajouter une ligne pour ajouter autant de lignes que nécessaire à la facture.

Ajouter une remise

Cliquez sur l’option Ajouter une remise et activez le bouton.
Dans Description de la remise, ajoutez le concept ou la description de la remise que vous souhaitez appliquer.
Dans Montant de la remise, ajoutez la somme que vous souhaitez appliquer.
Ce montant peut être exprimé en devise ou en pourcentage, ce que vous devez sélectionner via le menu déroulant.

Ajouter des frais supplémentaires

Cliquez sur l’option Ajouter des frais supplémentaires.
Dans Raison des frais, ajoutez le nom ou la raison.
Dans Montant des frais, ajoutez la somme que vous souhaitez appliquer.
Ce montant peut être exprimé en devise ou en pourcentage, ce que vous devrez sélectionner via le menu déroulant.
Cochez la case Appliquer les taxes si vous souhaitez que les taxes de la facture s’appliquent également aux frais supplémentaires. Dans le cas contraire, elles ne s’appliquent pas.

Taxes

Dans cette section, sélectionnez les taxes à appliquer à la facture. Pour appliquer des taxes différentes à chaque ligne, utilisez le bouton Appliquer les taxes par ligne.

Une fois ces étapes complétées, vous pouvez accéder à la section suivante via le bouton Suivant ou depuis le menu latéral.

Autres

Dans cette section, vous pouvez ajouter une Note à la facture ou une Note légale. Les informations que vous ajoutez apparaissent en bas de la facture. Vous pouvez également joindre des fichiers à vos factures, ainsi qu’ajouter les informations de livraison de vos marchandises.

Documents supplémentaires

Depuis la section Documents supplémentaires, vous pouvez ajouter un fichier en pièce jointe à la facture :

Utilisez l’option Sélectionner des fichiers pour rechercher le fichier dans votre système.
Sélectionnez le fichier dans votre système et il est téléchargé dans B2Brouter.
Utilisez le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications de la facture et télécharger le fichier.
Vous pouvez également ajouter une description optionnelle du fichier joint.

Vous pouvez joindre à la facture un lien menant au document que vous souhaitez que votre client reçoive avec la facture :

Utilisez l’option Ajouter un lien vers le fichier.
L’option permettant d’ajouter le lien vers le fichier et une description s’active.

Une fois le document joint, vous pouvez accéder à la section suivante.

Livraison de marchandises

Activez le bouton Ajouter une livraison de marchandises pour ajouter les informations de livraison des marchandises de la facture.

Une fois les taxes sélectionnées et les lignes créées, vous pouvez accéder à la section suivante.

Encaissement

Depuis la section Encaissement, sélectionnez le mode d’encaissement, le compte sur lequel vous souhaitez encaisser la facture et l’échéance, entre autres :

Dans Méthode d’encaissement, sélectionnez comment vous souhaitez encaisser la facture.
Ensuite, le menu déroulant Compte bancaire s’active, où vous pouvez sélectionner le compte sur lequel vous souhaitez recevoir l’encaissement. Si vous n’avez pas préalablement ajouté le compte courant, vous pouvez le faire en utilisant l’option Nouveau compte bancaire.
Dans Échéance, sélectionnez l’échéance que vous souhaitez appliquer à la facture.

Vous pouvez également configurer l’envoi de rappels d’encaissement de la facture à votre client :

Activez le bouton Envoyer un rappel d’échéance au client.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le nombre de jours limite pour envoyer le rappel une fois la facture échue.

Depuis cette même section, vous pouvez ajouter d’autres informations à la facture :

Ajouter des références, paiements, retenues

Cliquez sur cette option et remplissez les données nécessaires pour ajouter des références, des paiements et des retenues à la facture.

Si vous devez ajuster une différence de centimes, consultez Arrondi et calcul de la TVA. Rappellez-vous que l’ajustement de l’arrondi ne peut s’appliquer qu’au total de la facture, pas à la TVA.

Ajouter une cession de factoring

Cliquez sur cette option pour ouvrir le formulaire et pouvoir ajouter les informations de l’entité qui gère la cession de l’encaissement de cette facture.

Enfin, une fois que vous avez terminé d’ajouter les données de toutes les sections de la facture, enregistrez les modifications et visualisez la facture en utilisant l’option Enregistrer et aperçu.

Une fois la facture générée, en haut du document, vous trouvez le menu principal avec les différentes options qui vous permettent de la gérer :

Cliquez sur le bouton Plus d’options et utilisez les options dans le menu déroulant.
Vous pouvez Enregistrer comme facture récurrente et Dupliquer la facture.
Via ce même bouton, vous pouvez également modifier le statut de la facture manuellement en sélectionnant les options Marquer comme envoyée, Marquer comme acceptée, Marquer comme enregistrée, Marquer comme rejetée ou Marquer comme clôturée.
Depuis ce menu déroulant, vous pouvez également la Supprimer.

En utilisant les autres boutons, vous pouvez également :

Modifier une donnée de la facture avec l’option Modifier.
Envoyer la facture une fois que vous l’estimez correcte, avec l’option Envoyer pour l’envoyer au client. Aucune autre action n’est nécessaire.
Télécharger le fichier de la facture dans votre système, en utilisant l’icône de flèche en haut à gauche de la facture.

En haut à gauche, vous pouvez voir le statut actualisé de la facture.

De plus, en bas de la facture, vous trouvez les sections :

Activité, où vous pouvez voir toutes les modifications apportées à la facture et les notifications associées. Si la notification le permet, vous pouvez la consulter en cliquant sur le symbole +.
Commentaires, où vous pouvez écrire une annotation concernant la facture. Ce commentaire peut être privé ou public (votre client le verra également si vous envoyez la facture à un autre compte B2Brouter), si vous cochez la case Commentaire public (montrer à l’autre entreprise).