Recevoir des factures dans B2Brouter

Avec B2Brouter, vous pouvez gérer les factures de tous vos fournisseurs grâce à différentes méthodes de réception. Pour gérer les factures fournisseurs, accédez à la section Dépenses via le menu principal, puis à Factures reçues via les options en haut à gauche.

Vous y trouvez la liste des factures reçues.
Les factures reçues qui n’ont pas encore été traitées ont leur numéro affiché en gras.
À droite du numéro, vous pouvez voir le statut des factures.
En ouvrant la facture, vous pouvez gérer le statut.

Il existe plusieurs façons de gérer les factures reçues :

Importation des factures reçues

Vous pouvez télécharger dans B2Brouter les factures reçues que vous avez dans votre système. Pour cela, une fois sur la page des factures reçues :

Cliquez sur la flèche à côté de Nouvelle facture, puis sur Importer.
Sur la page suivante, cliquez sur Joindre un fichier.
Recherchez le fichier dans votre système et sélectionnez-le.
Enfin, utilisez l’option Importer.

Si le fichier est correct, il est téléchargé et la facture reçue est créée dans la liste des factures reçues, où vous pouvez la gérer.

Vous pouvez importer le fichier de la facture dans différents formats :

PDF

Il s’agit d’un format électronique non structuré. Cela signifie que l’interprétation des données n’est pas précise à 100 %. Si vous importez une facture en format PDF, le système peut ne pas interpréter toutes les informations du fichier ; c’est pourquoi B2Brouter vous permet de les ajouter manuellement. Lorsque vous importez une facture en format PDF :

Sur la gauche de l’écran, vous voyez le PDF de la facture que vous avez importée.
Sur la droite, vous voyez la facture au format B2Brouter, avec les données interprétées par le système.
En haut, vous trouvez le menu de la facture avec les différentes options.

Lorsqu’une donnée n’est pas interprétée par le système, un point d’interrogation accompagné du nom de la donnée apparaît dans le visualiseur de droite. Par exemple : ? Date d’échéance :

Cliquez dessus pour ajouter les données manuellement.
Le formulaire permettant d’ajouter la donnée sélectionnée et de compléter ou modifier d’autres données apparaît.
Sur la gauche de l’écran, le PDF de la facture continue de s’afficher pour que vous puissiez consulter les informations.
Lorsque vous avez ajouté les données, enregistrez les modifications avec l’option Enregistrer.

Une autre façon d’ajouter les informations manuellement est d’utiliser l’option Modifier disponible en haut de la facture. Par ailleurs, vous pouvez également utiliser l’option Reconnaissance de texte pour que le système effectue à nouveau une reconnaissance des informations figurant dans le PDF de la facture importée.

Format XML de type Facturae ou UBL

Les formats Facturae et UBL sont des formats structurés. Cela signifie que le système peut interpréter 100 % des informations figurant dans le fichier importé. Une fois la facture importée, elle est téléchargée et stockée dans la liste des factures reçues. En l’ouvrant, elle contient toutes les informations et aucune donnée ne doit être ajoutée manuellement.

L’importation de factures reçues est disponible avec le Plan Basic

Création manuelle des factures reçues

Vous pouvez également créer une facture reçue manuellement, de la même façon que vous le faites pour les factures émises. Pour cela, depuis l’espace Factures reçues, utilisez l’option Nouvelle facture.

Échange de factures entre utilisateurs de B2Brouter

Vous pouvez recevoir des factures d’autres utilisateurs qui travaillent également sur B2Brouter. C’est très simple : comme les deux entreprises sont présentes sur B2Brouter, la connexion s’établit automatiquement. Votre fournisseur n’a qu’à créer et envoyer la facture depuis B2Brouter, et celle-ci arrive dans votre espace de factures reçues. Il en va de même si vous envoyez la facture.

L’échange de factures entre les utilisateurs de B2Brouter est disponible avec le Plan Basic.

Réception de factures par e-mail

Vous pouvez recevoir les factures par e-mail. Pour cela, votre fournisseur doit vous envoyer un e-mail avec la facture en pièce jointe à votre adresse e-mail B2Brouter. En conséquence, la facture jointe à l’e-mail est téléchargée et stockée dans votre espace de factures reçues.

Comme pour l’importation, les formats de facture acceptés par B2Brouter via e-mail sont PDF, UBL et Facturae. Si vous recevez des factures en format PDF, il est possible que vous deviez ajouter les données manuellement.

Activer la réception de factures par e-mail

Il s’agit d’une méthode de réception qui doit être activée. Pour cela, accédez à la Configuration du compte via l’icône d’engrenage :

Accédez à Connexions dans le menu latéral gauche.
Cliquez sur l’option E-mail.
Accédez à la section Réception et activez le bouton Activer la réception.
Enregistrez les modifications avec le bouton Enregistrer pour commencer à recevoir des factures dans votre compte B2Brouter par e-mail.

Cette action active une adresse e-mail exclusive pour que vos fournisseurs vous envoient des factures en format PDF. L’adresse figure dans un encadré bleu et est composée du NIF de votre entreprise (NIF_de_votre_entreprise@b2brouter.net).

Il s’agit d’une fonctionnalité disponible avec le Plan Professionnel si vous souhaitez recevoir une facture par e-mail, ou avec le Plan Business si vous souhaitez recevoir plusieurs factures par e-mail.

Réception de factures via des réseaux ouverts

Vous pouvez recevoir des factures via des réseaux ouverts tels que Peppol ou FACeB2B :

Peppol

Il s’agit d’un réseau international d’échange de documents électroniques qui vous permet d’envoyer et de recevoir des factures et d’autres documents comme des commandes ou des bons de livraison.

Pour pouvoir recevoir des factures via ce réseau, vous devez disposer du Plan Business et effectuer la configuration de Peppol depuis B2Brouter. Lors de la configuration, cochez l’option Activer la réception de documents via Peppol et enregistrez les modifications.

Une fois cela fait, vous pouvez recevoir des factures dans votre compte B2Brouter via Peppol. Vous n’avez qu’à indiquer à votre fournisseur votre identifiant Peppol pour qu’il le mentionne sur les factures qu’il vous envoie. Vous trouverez votre identifiant Peppol en accédant à l’engrenage en haut, puis à Configuration de l’entreprise. Sur la page suivante, accédez à la section Connexions, puis à Peppol.

FACeB2B

Il s’agit d’un réseau espagnol d’échange de factures électroniques. Pour l’instant, seuls les contractants et sous-contractants de l’État ont l’obligation de gérer leur facturation via ce Point Général d’Entrée.

Pour pouvoir recevoir des factures dans B2Brouter via FACeB2B, vous devez d’abord effectuer les étapes suivantes :

Obtention du code DIRe

Toutes les entreprises souhaitant recevoir des factures via FACeB2B doivent obtenir leur DIRe, un identifiant permettant la réception de la facture. Depuis cette page, vous pouvez enregistrer le code DIRE de votre entreprise.

Inscription à FACeB2B

Pour pouvoir recevoir des factures via le Point Général d’Entrée de FACeB2B, vous devez enregistrer votre entreprise sur le portail.

Vous pouvez effectuer l’inscription à FACeB2B ici.

Une fois l’inscription à FACeB2B effectuée, une fois dans votre profil, sélectionnez B2Brouter comme fournisseur de facturation électronique. Vous devez également souscrire au Plan Business, qui est celui qui vous permet de recevoir des factures via FACeB2B.

Vous pouvez télécharger ici notre guide, qui explique comment obtenir le code DIRE et s’inscrire au Point Général d’Entrée de FACeB2B.

Une fois les démarches effectuées, vous pouvez commencer à recevoir les factures dans votre compte B2Brouter via FACeB2B. Vous devez informer vos fournisseurs de votre code DIRE pour qu’ils l’indiquent sur les factures qu’ils vous envoient. Si votre fournisseur vous envoie la facture depuis B2Brouter, votre code DIRE et vos données apparaissent automatiquement, grâce au répertoire d’entreprises de B2Brouter.

Réception de factures avec l’intégration

Si votre système de gestion ou ERP le permet, vous pouvez l’intégrer avec B2Brouter. Grâce à cette intégration, vous pouvez gérer la réception de factures via B2Brouter en utilisant les méthodes de réception mentionnées ci-dessus, directement depuis votre système de gestion. Vous pouvez consulter ici les différentes options d’intégration.