Configurer les add-ons ERP pour l'intégration avec B2Brouter
B2Brouter vous permet de connecter votre système de gestion ou ERP avec la plateforme, pour gérer la facturation électronique de manière automatisée et en masse. Vous disposez de différentes voies pour le faire, dont l’une est via des add-ons.
Pour pouvoir activer ce type d’intégration, il est nécessaire de disposer d’un abonnement actif au produit eDocExchange.
Pour configurer les services de l’add-on ERP, il faut définir ce que vous souhaitez utiliser. Cette configuration s’effectue via les sections suivantes du menu latéral :
- Envoi (eSender) : permet de définir comment et quel type de documents seront envoyés depuis votre ERP via B2Brouter.
- Réception (eReceiver) : permet de configurer la réception automatique de documents dans votre ERP depuis la plateforme B2Brouter.
Configuration de l’envoi (eSender)
Section titled “Configuration de l’envoi (eSender)”La section eSender vous permet de configurer la manière dont B2Brouter recevra et enverra automatiquement les factures électroniques générées depuis votre ERP.
Cette configuration est essentielle pour définir :
- Le répertoire d’importation de fichiers.
- Le format des documents électroniques.
- Le comportement automatique d’envoi.
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom du dossier | Indique le nom du sous-dossier où seront placés les fichiers de factures. Ce dossier est créé automatiquement dans le dossier racine du connecteur. Ne peut pas contenir d’espaces. |
| Format | Sélectionnez le format électronique des factures que votre ERP peut générer. Ce format doit être compatible avec les formats reconnus par B2Brouter. |
| Envoyer automatiquement | Activez cette option si vous souhaitez que les factures soient envoyées automatiquement après avoir été importées dans B2Brouter. |
Considérations importantes
Section titled “Considérations importantes”- Chaque format de facture doit avoir un dossier dédié. Si vous envoyez des factures dans plusieurs formats, vous devrez créer et configurer un dossier pour chacun d’eux.
- Les dossiers et configurations définis sont générés automatiquement dans le connecteur activé (par exemple, SFTP ou B2Bconnector).
- Une fois les factures correctement importées, elles sont envoyées via les transports configurés en fonction du destinataire et du format sélectionné.
Liens utiles
Section titled “Liens utiles”Consultez les formats de documents acceptés Que sont les transports dans B2Brouter ?
Configuration de la réception de factures (eReceiver)
Section titled “Configuration de la réception de factures (eReceiver)”La section Factures reçues du module eReceiver vous permet de configurer la synchronisation automatique des factures entrantes dans votre ERP, à partir de celles reçues dans B2Brouter.
Les documents sont synchronisés depuis un dossier spécifique qui sera créé automatiquement dans le dossier INBOX du connecteur actif (SFTP ou B2Bconnector).
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Connecteur | Sélectionnez le connecteur actif qui sera utilisé pour la synchronisation des factures (ex : B2Bconnector, Serveur SFTP, etc.). |
| Nom du dossier | Définissez le nom du dossier dans INBOX où seront enregistrées les factures. Ne peut pas contenir d’espaces. |
| Ajouter un sous-dossier par destinataire | Si vous activez cette option, un sous-dossier sera créé pour chaque destinataire de facture, dans le dossier principal. |
| Ajouter un sous-dossier par unité organisationnelle | Si votre entreprise a une structure avec plusieurs unités organisationnelles, vous pouvez créer des sous-dossiers spécifiques pour chacune. |
Filtrage des factures à intégrer
Section titled “Filtrage des factures à intégrer”Par défaut, toutes les factures reçues sont intégrées. Cependant, vous pouvez limiter la synchronisation selon l’état de la facture :
- Synchroniser toutes les factures : toutes les factures reçues sont intégrées, quel que soit leur état.
- Synchroniser les factures acceptées : seules les factures avec le statut « acceptée » sont intégrées.
- Synchroniser les factures payées : seules les factures avec le statut « payée » sont intégrées.
- Synchroniser les factures acceptées ou payées : seules celles répondant à l’un des deux critères précédents sont intégrées.
Format du document reçu
Section titled “Format du document reçu”Vous pouvez sélectionner le format dans lequel la facture reçue sera enregistrée dans votre système :
- Format original : le format dans lequel la facture a été reçue est conservé (ex : UBL, Facturae…).
- Format PDF : la facture est convertie en PDF.
- Transformer le document reçu en un format spécifique : option pour convertir automatiquement le document en un format précis prédéfini (nécessite une configuration spécifique).
Considérations
Section titled “Considérations”- Cette configuration s’applique uniquement à la réception de factures électroniques.
- Les dossiers et sous-dossiers sont créés automatiquement selon les paramètres configurés.
- Les factures sont synchronisées automatiquement dans votre ERP selon le filtre sélectionné et le format choisi.
Configuration de la synchronisation des factures émises (eReceiver)
Section titled “Configuration de la synchronisation des factures émises (eReceiver)”La section Factures émises du module eReceiver permet de configurer la synchronisation automatique des factures envoyées depuis B2Brouter afin qu’elles soient disponibles dans votre ERP ou référentiel documentaire.
Les factures seront enregistrées dans un dossier créé automatiquement dans le répertoire INBOX du connecteur actif (par exemple, B2Bconnector ou SFTP).
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Connecteur | Sélectionnez le connecteur actif où seront enregistrées les factures émises. |
| Nom du dossier | Définissez le dossier dans INBOX où seront enregistrées les factures. Ne peut pas contenir d’espaces. |
| Ajouter un sous-dossier par destinataire | Crée automatiquement un sous-dossier pour chaque destinataire de facture. |
| Ajouter un sous-dossier par unité organisationnelle | Permet de créer des sous-dossiers spécifiques pour chaque unité organisationnelle de l’entreprise. |
Format du document exporté
Section titled “Format du document exporté”Vous pouvez sélectionner le format dans lequel chaque facture émise sera enregistrée :
- Document envoyé (facture légale) : la version exacte de la facture envoyée via B2Brouter est enregistrée (original légal).
- Format PDF : une version PDF de la facture est générée, utile pour la visualisation ou l’archivage.
- Transformer le document reçu en un format spécifique : convertit le document émis en un format différent, selon les besoins du système destinataire (nécessite une configuration supplémentaire).
Considérations
Section titled “Considérations”- Cette configuration affecte uniquement les factures émises depuis B2Brouter.
- Vous pouvez combiner plusieurs formats de sortie si nécessaire (par exemple, PDF et facture légale).
- Les dossiers et sous-dossiers sont générés automatiquement selon la configuration sélectionnée.
Configuration de la réception de commandes (eReceiver)
Section titled “Configuration de la réception de commandes (eReceiver)”La section Commandes du module eReceiver vous permet de configurer la synchronisation automatique des commandes reçues via B2Brouter, afin qu’elles puissent être intégrées directement dans votre ERP.
Les commandes seront enregistrées dans un dossier créé automatiquement dans le répertoire INBOX du connecteur sélectionné.
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Connecteur | Sélectionnez le connecteur actif (ex : B2Bconnector, SFTP) où seront enregistrées les commandes. |
| Nom du dossier | Définissez le nom du dossier dans INBOX où seront enregistrées les commandes reçues. Évitez les espaces dans le nom. |
| Ajouter un sous-dossier par destinataire | Crée un sous-dossier séparé pour chaque client ou destinataire. |
| Ajouter un sous-dossier par unité organisationnelle | Si vous avez plusieurs unités dans l’entreprise, vous pouvez séparer les commandes par sous-dossiers spécifiques. |
Filtrage des commandes à intégrer
Section titled “Filtrage des commandes à intégrer”Par défaut, B2Brouter synchronise toutes les commandes reçues. Cependant, vous pouvez limiter la synchronisation uniquement à celles qui ont été acceptées :
- Synchroniser toutes les commandes : toutes les commandes sont intégrées, quel que soit leur état.
- Synchroniser les commandes acceptées : seules les commandes avec le statut « acceptée » sont intégrées.
Format de la commande reçue
Section titled “Format de la commande reçue”Vous pouvez choisir le format de sortie pour les commandes reçues, selon les besoins de votre ERP :
- Format original : conserve le format électronique avec lequel la commande a été reçue (par exemple,
xml.ubl.order.v3). - Format PDF : génère une version PDF de la commande pour consultation ou archivage.
- Transformer en un format spécifique : permet de convertir la commande reçue en un format précis (nécessite une configuration préalable).
Considérations
Section titled “Considérations”- Les dossiers définis sont créés automatiquement dans INBOX du connecteur actif.
- Vous pouvez activer plusieurs options de format simultanément.
- Cette configuration s’applique uniquement aux commandes (elle n’affecte pas les factures ni d’autres documents).
Configuration des transitions d’état des factures envoyées (eReceiver)
Section titled “Configuration des transitions d’état des factures envoyées (eReceiver)”La section Transitions d’état permet de générer des fichiers automatiques de notification lorsque des changements d’état se produisent dans les factures envoyées via B2Brouter. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les ERP qui ont besoin de mettre à jour l’état de leurs documents selon les réponses des destinataires ou des services de transport.
Les fichiers sont générés dans un dossier situé automatiquement dans le répertoire INBOX du connecteur sélectionné.
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Connecteur | Sélectionnez le connecteur actif où seront générés les fichiers de notification (ex : SFTP, B2Bconnector). |
| Nom du dossier | Définissez le nom du dossier dans INBOX où seront enregistrés les fichiers. Évitez les espaces dans le nom. |
| Ajouter un sous-dossier par destinataire | Crée des sous-dossiers séparés pour chaque destinataire. |
| Ajouter un sous-dossier par unité organisationnelle | Permet de séparer les notifications par unités organisationnelles au sein de l’entreprise. |
Filtrage des transitions d’état
Section titled “Filtrage des transitions d’état”Par défaut, tous les changements d’état des factures envoyées sont notifiés. Vous pouvez cependant filtrer uniquement les plus pertinents :
- Synchroniser toutes les factures : génère une notification pour tout changement d’état.
- Synchroniser les factures enregistrées : génère uniquement une notification si la facture a été enregistrée par le destinataire.
- Synchroniser les factures rejetées : génère uniquement une notification pour les factures rejetées.
- Synchroniser les factures enregistrées ou rejetées : uniquement pour ces deux cas.
Format du fichier de notification
Section titled “Format du fichier de notification”Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats pour les fichiers de sortie, selon les besoins de votre ERP ou système de gestion :
- CSV : format simple et facilement lisible par les systèmes automatisés.
- ApplicationResponse : format XML standard conforme à UBL pour les réponses d’état.
- Spécial : format personnalisé (nécessite une configuration spécifique selon le projet).
Considérations
Section titled “Considérations”- Cette fonctionnalité n’envoie pas les factures, elle informe uniquement sur leurs changements d’état.
- Vous pouvez combiner le filtrage avec le choix du format pour adapter parfaitement l’intégration à votre système.
- Les états incluent les confirmations de réception, l’enregistrement, la validation ou le rejet par le destinataire ou la plateforme.
Configuration des réponses de déclarations (eReceiver)
Section titled “Configuration des réponses de déclarations (eReceiver)”La section Réponses de déclarations permet de générer des fichiers de notification automatique lorsque des changements d’état se produisent dans les déclarations envoyées via B2Brouter (par exemple, déclarations fiscales ou informatives envoyées à une administration).
Les fichiers sont enregistrés dans un dossier créé automatiquement dans le répertoire INBOX du connecteur actif (SFTP ou B2Bconnector).
Paramètres disponibles
Section titled “Paramètres disponibles”| Paramètre | Description |
|---|---|
| Connecteur | Sélectionnez le connecteur actif qui recevra les réponses (ex : SFTP, B2Bconnector). |
| Nom du dossier | Indiquez le nom du dossier dans le répertoire INBOX où seront enregistrées les notifications. Ne peut pas contenir d’espaces. |
| Ajouter un sous-dossier par destinataire | Organise les notifications en sous-dossiers pour chaque administration ou organisme destinataire. |
| Ajouter un sous-dossier par unité organisationnelle | Crée des sous-dossiers différenciés pour chaque unité interne de l’entreprise. |
Format des réponses
Section titled “Format des réponses”Le seul format disponible pour la notification des changements d’état de déclarations est :
- Application Response : fichier XML standardisé selon le modèle UBL pour les réponses aux documents envoyés. Inclut les informations d’enregistrement, de validation ou d’erreurs renvoyées par l’administration.
Considérations
Section titled “Considérations”- Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux déclarations envoyées depuis B2Brouter.
- La configuration est utile pour recevoir des notifications automatisées dans votre ERP ou système de gestion documentaire.
- Il n’est pas nécessaire de configurer plusieurs formats, mais vous pouvez combiner la génération de dossiers par destinataire et par unité organisationnelle pour faciliter l’archivage et l’intégration.