Créer des clients et des fournisseurs dans B2Brouter

Créer un contact

Pour créer vos contacts, utilisez les actions rapides ou accédez à la section Contacts du menu supérieur. Une fois dans cette section, vous pouvez créer vos contacts de deux manières :

1. Créer un contact manuellement

Pour créer un nouveau contact, une fois dans la section Contacts, utilisez l’option Ajouter un contact.

Identification

Via le menu déroulant Pays, sélectionnez le pays de votre contact.
Dans le champ suivant, saisissez l’identifiant de votre contact (pour l’Espagne, le NIF ou le DNI).

Si vous sélectionnez un pays dont les entreprises peuvent avoir différents types d’identifiants, l’option Vous n’avez pas de (nom de l’identifiant du pays) s’active en bas. Activez-la pour saisir un autre type d’identifiant :

Remplissez les informations de l’identifiant dans le champ correspondant.
Vous ne pouvez saisir que l’un des identifiants mentionnés pour pouvoir facturer via B2Brouter.

Enfin, utilisez l’option Valider l’identifiant et continuer.

Par la suite, deux cas peuvent se présenter, selon que l’entreprise que vous créez figure au répertoire B2Brouter (Données vérifiées) ou non (Données non vérifiées) :

Le contact figure au répertoire B2Brouter

Les informations des Données fiscales et de la Méthode d’envoi de factures de votre contact sont ajoutées automatiquement, en utilisant les données figurant au répertoire B2Brouter.

Il vous suffit de sélectionner en haut si vous souhaitez ajouter un Client, un Fournisseur ou un Client et fournisseur, et de compléter les deux dernières sections Méthode de paiement des factures et Langue (voir la section suivante).

Enfin, utilisez l’option Continuer. Le contact est créé dans B2Brouter et vous pouvez commencer à facturer.

Le contact ne figure pas au répertoire B2Brouter

Si les données ne sont pas remplies automatiquement, cela signifie que l’entreprise n’est pas répertoriée comme vérifiée dans notre annuaire. Dans ce cas, les données du client doivent être saisies manuellement.

Données fiscales

Commencez par sélectionner le type de contact que vous souhaitez ajouter : Client, Fournisseur ou Client et fournisseur.

Renseignez ensuite les données fiscales du client telles que le nom, l’adresse, le code postal, etc. Notez que les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Méthode d’envoi de factures

Cette section est très importante, car c’est là que vous sélectionnez la méthode ou le réseau par lequel les factures sont envoyées à ce client/fournisseur. En premier lieu, cochez l’une des options en fonction du type de client/fournisseur :

Lien par e-mail

Cette option vous permet d’envoyer un e-mail au client avec un lien dirigeant vers la facture. Le destinataire n’a qu’à cliquer sur le lien et accède à la facture dans B2Brouter, d’où il peut la télécharger.

Pièce jointe par e-mail

Cette option permet d’envoyer un e-mail au client/fournisseur avec la facture en pièce jointe. Vous pouvez également envoyer la facture dans différents formats, en sélectionnant celui que vous préférez dans le menu déroulant Transport :

Facturae signé : format de la facture électronique espagnole
UBL (Universal Business Language) : format de la facture électronique européenne
PDF
PDF signé

Si vous sélectionnez le format UBL, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer la facture à l’étape précédente, où sont indiquées les données générales du client.

Réseau ouvert (administrations publiques et Peppol)

Cette option permet d’envoyer des factures électroniques aux principaux réseaux ouverts auxquels adhèrent les administrations publiques de différents pays, ainsi qu’aux entreprises privées qui, en vertu de la réglementation de leur pays, doivent envoyer ou recevoir des factures électroniques. Une fois cette option cochée, vous devez sélectionner où envoyer la facture via le menu déroulant Méthode :

Europe

ePrior : si vous sélectionnez cette option, vous devez également indiquer l’identifiant ePrior du client. Sélectionnez le type d’identifiant dans le menu déroulant Eprior Scheme ID puis ajoutez l’identifiant dans Eprior Endpoint ID.
Peppol : si vous sélectionnez cette option, vous devez également indiquer l’identifiant Peppol du client. Pour ce faire, vous devez d’abord configurer la connexion Peppol. Dans Peppol ID de l’entreprise, sélectionnez le type d’identifiant dans le menu déroulant et ajoutez ensuite l’identifiant Peppol.

Espagne

FACe : c’est le Point d’Entrée Général du Ministère auquel sont affiliées pratiquement toutes les administrations publiques du pays.
FACe détaché : identique au précédent, mais dans le cas d’envoi de pièces jointes à la facture, celles-ci sont envoyées séparément.
FACeB2B : c’est le Point d’Entrée Général qui permet aux entreprises privées espagnoles d’échanger des factures électroniques. Actuellement, seuls les sous-traitants et les contractants de l’État sont obligés de l’utiliser.
FACeB2B détaché : identique au précédent, mais dans le cas d’envoi de pièces jointes à la facture, celles-ci sont envoyées séparément.
eFACT Catalogne : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées pratiquement toutes les administrations publiques de Catalogne.
Junta d’Andalousie : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Junta d’Andalousie (non visible).
Junta de Castille - La Manche (PeCAM) : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Junta de Castille - La Manche. Pour envoyer vers ce Point d’Entrée Général, vous devez d’abord configurer la connexion.
Junta de Galice : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Junta de Galice (non visible). Pour envoyer vers ce Point d’Entrée Général, vous devez d’abord configurer la connexion.
Gouvernement des Canaries (PeFAC) : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées au Gouvernement des Canaries.
Eusko Jaurlaritza (Gouvernement Basque) : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées certaines administrations liées au Gouvernement Basque. Pour envoyer vers ce Point d’Entrée Général, vous devez d’abord configurer la connexion.
Osakidetza (Département de Santé Basque) : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations du Département de Santé Basque. Pour envoyer vers ce Point d’Entrée Général, vous devez d’abord remplir et envoyer un document.
Diputación d’Álava : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Diputación d’Álava (non visible).
Diputación de Biscaye : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Diputación de Biscaye (non visible).
Consortium des Eaux Bilbao Biscaye : c’est le Point d’Entrée Général du Consortium des Eaux Bilbao Biscaye.
Efaktur : c’est le Point d’Entrée Général d’Efaktur, auquel sont affiliées certaines administrations de la communauté autonome du Pays Basque.
Diputación de Guipúzcoa : c’est le Point d’Entrée Général auquel sont affiliées les administrations liées à la Diputación de Guipúzcoa (non visible).
Mairie de Vitoria-Gasteiz : c’est le Point d’Entrée Général propre à la Mairie de Vitoria-Gasteiz (non visible).
EsPublico : c’est un Point d’Entrée Général pour certaines administrations qui ne sont pas connectées à FACe.

Si vous sélectionnez l’une de ces options, les champs pour ajouter les codes DIR3 (organe gestionnaire, unité de traitement et bureau comptable) ou le code DIRE (FACeB2B) s’activent en bas du menu déroulant Méthode. Si l’entreprise destinataire dispose de plusieurs combinaisons de codes, vous devrez les ajouter en créant des unités organisationnelles.

France

Chorus : c’est la plateforme sur laquelle doivent être envoyées les factures électroniques pour facturer l’Administration publique française. Pour ce faire, vous devez d’abord vous inscrire sur le portail Chorus Pro.

Si vous sélectionnez Chorus Pro comme méthode d’envoi, le champ Code de service s’active en bas du menu déroulant Méthode, où vous devrez ajouter le code de service de votre client pour pouvoir envoyer la facture correctement.

Italie

SDI : c’est la plateforme par laquelle sont envoyées les factures électroniques pour facturer les entreprises publiques et privées en Italie.

Si vous sélectionnez SDI comme méthode d’envoi, plusieurs options s’activent en bas du menu déroulant Méthode :

Activez l’option Il s’agit d’une Administration publique si le client est une Administration publique.
Dans le menu déroulant Recouvrement de la TVA, sélectionnez l’option que vous préférez.
Dans l’option Codice Destinatario, ajoutez le code destinataire du client.

Portugal

FE-AP Saphety
FE-AP
efacturaGov

Ce sont les plateformes par lesquelles sont envoyées les factures électroniques à l’Administration publique portugaise.

Chypre

Ariadne : c’est la plateforme par laquelle sont envoyées les factures électroniques à l’Administration publique de Chypre.

Andorre

Gouvernement d’Andorre : c’est la plateforme par laquelle sont envoyées les factures électroniques au Gouvernement d’Andorre.

Pour pouvoir envoyer une facture électronique au Gouvernement d’Andorre, vous devez avoir traité et enregistré votre certificat numérique avec le client.

Royaume-Uni

Peppol NHS : c’est le réseau qui permet d’échanger des documents électroniques entre le service de santé anglais et ses fournisseurs. Pour ce faire, vous devez d’abord configurer la connexion Peppol.

Si vous sélectionnez Peppol NHS comme méthode d’envoi, les options Peppol ID de l’entreprise s’activent en bas du menu déroulant Méthode, où vous devrez ajouter l’identifiant Peppol du client.

Allemagne

Peppol XRechnung
Peppol ZuGFeRD

Si vous sélectionnez l’un de ces deux formats comme méthode d’envoi, les options Peppol ID de l’entreprise s’activent en bas du menu déroulant Méthode, où vous devrez ajouter l’identifiant Peppol du client.

Pays-Bas

Peppol NLS CIUS : c’est le format de facture électronique utilisé aux Pays-Bas.

Si vous sélectionnez cette option comme méthode d’envoi, les options Peppol ID de l’entreprise s’activent en bas du menu déroulant Méthode, où vous devrez ajouter l’identifiant Peppol du client.

Australie / Nouvelle-Zélande

Peppol AU-NZ : c’est le format de facture électronique utilisé pour facturer l’Administration publique d’Australie et de Nouvelle-Zélande.

Singapour

Peppol SG

C’est le réseau par lequel sont envoyées les factures électroniques à Singapour.

Méthode de paiement des factures

Dans cet espace, vous pouvez configurer une méthode de paiement par défaut pour les factures envoyées au client que vous êtes en train de créer :

Dans le menu déroulant Méthode de paiement, sélectionnez comment vous souhaitez recevoir le paiement des factures.
Dans le menu déroulant Recevoir le paiement sur ce compte, sélectionnez le numéro de compte ou l’IBAN sur lequel vous souhaitez recevoir le paiement.
Dans le menu déroulant Échéance, sélectionnez l’échéance des factures.

Ce qui s’applique à chaque facture — Lorsque vous envoyez une facture à ce contact, les champs de paiement (méthode, compte bancaire, échéance, devise) suivent cet ordre de priorité :

Ceux portés par la facture elle-même — qu’ils aient été saisis manuellement dans le formulaire web ou qu’ils proviennent d’une facture importée via API, SFTP, connecteurs ou téléchargement de PDF.

Ceux configurés ici au niveau du contact — lorsqu’une facture importée ne contient pas de données de paiement, B2Brouter les complète avec celles-ci. Dans le formulaire web, les champs apparaissent déjà remplis avec ces valeurs et vous pouvez les modifier avant d’émettre.

Vides — si rien n’est configuré au niveau du contact non plus.

La configuration globale de paiement du compte est le modèle appliqué lors de la création d’un nouveau contact ; elle n’agit pas directement sur les factures existantes.

Une fois toutes les données précédentes renseignées, un onglet Récapitulatif s’ouvre avec les données générales du contact créé. Vous pouvez également voir qui a créé le contact, ainsi que des détails plus spécifiques dans Activité. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter des Commentaires que vous jugez pertinents.

D’autre part, en allant dans Actions en haut à droite, vous pouvez créer directement des factures et des devis à partir du contact créé. Vous pouvez également supprimer le contact.

2. Créer vos contacts automatiquement

Vous pouvez télécharger un fichier CSV avec les données de vos clients et ainsi les créer automatiquement avec les informations contenues dans le fichier importé. Depuis la section Contacts, utilisez l’option Importer un fichier :

Depuis le lien Télécharger un exemple de fichier CSV, vous pouvez télécharger un exemple du fichier que vous devez importer pour créer vos clients automatiquement.
Utilisez l’exemple pour créer le fichier avec les données de vos clients.
Utilisez l’option Joindre un fichier pour rechercher le fichier sur votre système et le télécharger dans B2Brouter.
Enfin, utilisez l’option Importer.

Si le fichier est correct, vos contacts seront créés automatiquement dans B2Brouter.

3. Actions que vous pouvez effectuer une fois le contact créé

Une fois le contact créé, vous pouvez effectuer diverses actions, telles que modifier les données du contact, ajouter des unités organisationnelles ou des personnes de référence, et créer des factures et des bons de livraison à partir du contact.

Modifier le contact créé

Une fois le contact créé, accédez à la section Contacts depuis le menu principal supérieur. Choisissez le contact que vous souhaitez modifier et vous verrez s’afficher le récapitulatif du contact. Pour modifier n’importe quelle donnée, accédez au menu de gauche et sélectionnez la section dont vous avez besoin.

Données fiscales

Depuis cette section, vous pouvez modifier les données fiscales de votre contact telles que le nom, l’adresse, le code postal, etc.

Données de contact

Dans cette section, vous pouvez modifier les informations de contact, telles que le nom et prénom, le téléphone, l’adresse e-mail, entre autres.

Paiement

Dans cette section, vous pouvez modifier les données bancaires de votre contact, telles que la méthode de paiement, le numéro de compte ou le délai d’échéance du paiement.

Intégration

Depuis cette section, vous pouvez ajouter ou modifier le code d’intégration interne que votre client possède dans le système de gestion.

Factures

Ici, vous pouvez modifier la méthode d’envoi des factures, l’adresse e-mail de votre contact où seront envoyées les notifications, le format de la facture, entre autres.

Unités organisationnelles

Une unité organisationnelle est un département, un siège ou une délégation d’une entreprise. Depuis cette section, vous pouvez en ajouter une ou modifier une unité organisationnelle déjà créée.

Personnes

La personne de contact peut être la personne de référence de notre client et/ou fournisseur, ou bien une personne de contact dans une prospection commerciale. Depuis cette section, vous pouvez en ajouter une ou modifier une personne déjà créée.