Problem lösen, wenn gesendete Rechnungen nicht empfangen wurden

Wenn eine Rechnung als Gesendet angezeigt wird, der Empfänger aber angibt, sie nicht erhalten zu haben, bedeutet das nicht unbedingt, dass die Rechnung korrekt angekommen ist. Folgen Sie dieser Checkliste, um den möglichen Fehlerpunkt zu erkennen, bevor Sie einen Vorfall öffnen.

Tatsächlichen Rechnungsstatus prüfen

Der erste Schritt besteht darin, den Status der gesendeten Rechnung zu prüfen. Der Status Gesendet zeigt nur an, dass B2Brouter den Versand durchgeführt hat. Er bedeutet nicht immer, dass der Empfänger die Rechnung erhalten oder akzeptiert hat.

• Prüfen Sie die Status ausgestellter Rechnungen.
• Beachten Sie, dass Gesendet nicht dasselbe ist wie Gelesen, Zugestellt, Akzeptiert oder ein anderer endgültiger Status je nach Netzwerk.
• Wenn Sie per E-Mail senden, gibt es möglicherweise keine weiteren Status außer Gesendet oder Gelesen.

Beim Kontakt konfigurierte Versandmethode prüfen

Öffnen Sie den Kontakt und prüfen Sie, welche Rechnungsversandmethode konfiguriert ist.

• Prüfen Sie, ob die Rechnung per E-Mail, offenes Netzwerk, Peppol oder B2Brouter gesendet werden sollte.
• Bestätigen Sie, dass E-Mail-Adresse, Transport oder Empfängerkennung korrekt sind.
• Prüfen Sie bei Bedarf, wie Sie einen Kontakt erstellen und konfigurieren.

Eine falsche Versandmethode ist eine der häufigsten Ursachen, wenn ein Dokument als gesendet angezeigt wird, aber nicht beim erwarteten Empfänger ankommt.

Prüfen, ob der Versandkanal für den Empfänger geeignet ist

Wenn der Empfänger eine öffentliche Verwaltung oder ein Unternehmen ist, das ein bestimmtes Netzwerk erfordert, müssen Sie prüfen, ob die Rechnung über den richtigen Kanal gesendet wurde.

• Wenn es sich um eine spanische öffentliche Verwaltung handelt, prüfen Sie, ob sie über FACe, FACeB2B oder einen anderen allgemeinen Eingangsknoten gesendet wurde.
• Wenn der Kontakt mit dem Transport B2Brouter konfiguriert ist, der Empfänger aber den Empfang über FACe oder FACeB2B erwartet, kommt die Rechnung nicht über den richtigen Kanal an.
• Wenn Sie FACeB2B verwenden, prüfen Sie auch die Routing-Codes und den DIRE-Code.

Bei E-Mail-Versand prüfen, ob es eine Rückläufermeldung oder ein Postfachproblem gab

Wenn der Versand per E-Mail erfolgt, kann das Problem an der Empfängeradresse oder an einer Rückläufermeldung liegen.

• Prüfen Sie, ob die Kontaktadresse korrekt und aktuell ist.
• Bitten Sie den Empfänger zu prüfen, ob Spam, Junk-E-Mail oder interne Filter betroffen sind.
• Wenn Ihr Konto Benachrichtigungen oder E-Mail-Versand verwendet, prüfen Sie die entsprechende Konfiguration unter Unternehmenseinstellungen.

Bei Peppol-Versand Kennung und Empfangskonfiguration prüfen

Wenn die Rechnung über Peppol gesendet wurde, prüfen Sie, ob der Empfänger im Netzwerk auffindbar ist und ob die verwendete Kennung korrekt ist.

• Prüfen Sie, was die Peppol-Kennung ist.
• Stellen Sie sicher, dass beim Kunden die korrekte Kennung hinterlegt ist.
• Prüfen Sie auch, ob Ihre Peppol-Konfiguration unter Unternehmenseinstellungen aktiv ist.

Wann Sie einen Vorfall öffnen sollten

Wenn die Rechnung nach diesen Prüfungen weiterhin als Gesendet angezeigt wird, der Empfang aber nicht bestätigt werden kann, öffnen Sie einen Vorfall und geben Sie mindestens diese Informationen an:

• Rechnungsnummer.
• Empfängerkontakt.
• Verwendete Versandmethode.
• Aktueller Rechnungsstatus.
• Screenshot oder Details der Angaben des Empfängers.

Sie können dies über Vorfall öffnen tun.