Proformarechnung in B2Brouter erstellen

Um eine Proforma zu erstellen, öffnen Sie im oberen Hauptmenü Einnahmen und klicken Sie links auf Proforma.

Wählen Sie in diesem Bereich Proformarechnung erstellen:

• Auf der nächsten Seite erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie den Kontakt auswählen müssen, dem Sie die Rechnung stellen möchten. Wenn Sie noch keinen Kontakt registriert haben, fügen Sie einen Kontakt hinzu.

Wählen Sie abschließend Fortfahren, um mit der Erstellung der Proforma zu beginnen.

Allgemeine Daten

Danach öffnen Sie Allgemeine Daten, wo Sie allgemeine Daten wie Nummer, Datum usw. zur Proforma hinzufügen können:

• Felder mit Sternchen sind Pflichtfelder.
• In diesem Bereich können Sie andere Codes wie DIR3, DIRE usw. manuell hinzufügen oder auswählen.
• Aktivieren Sie unten Weitere Optionen, um zusätzliche Informationen wie Vertragsnummer, Lieferscheinnummer, Aktenzeichen usw. hinzuzufügen.

Verwenden Sie anschließend unten links Speichern, um die Proforma zu speichern.

Öffnen Sie den nächsten Schritt über Weiter unten rechts oder über das Menü.

Zeilen

Im Bereich Zeilen können Sie die Informationen der Zeilen hinzufügen und die Steuern der Proforma auswählen.

Beginnen Sie mit der Erstellung der Zeilen:

• Unter Name des Produkts oder der Dienstleistung geben Sie den Begriff oder die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung ein.
• Unter Menge geben Sie die Menge des Produkts oder der Dienstleistung ein, die Sie berechnen möchten.
• Unter Einheiten wählen Sie die passendste Maßeinheit für das Produkt oder die Dienstleistung aus.
• Unter Einzelpreis geben Sie den Einzelpreis des Produkts oder der Dienstleistung ein. Am Ende berechnet das System das Ergebnis.
• Unter jeder Zeile finden Sie Artikel aus Katalog hinzufügen. Damit können Sie Zeilen einfach mit Informationen aus Ihrem in B2Brouter erstellten Katalog erstellen.
• Verwenden Sie Zeile hinzufügen, um der Proforma so viele Zeilen hinzuzufügen, wie Sie benötigen.

Rabatt hinzufügen

• Klicken Sie auf Rabatt hinzufügen und aktivieren Sie die Option.
• Geben Sie unter Rabattbeschreibung den Begriff oder die Beschreibung des Rabatts ein.
• Geben Sie unter Rabattbetrag den Betrag ein, den Sie anwenden möchten.
• Dieser Betrag kann als Währung oder Prozentsatz angegeben werden. Wählen Sie dies im Dropdown-Menü aus.

Zuschlag hinzufügen

• Klicken Sie auf Zuschlag hinzufügen.
• Geben Sie unter Grund des Zuschlags den Namen oder Grund ein.
• Geben Sie unter Zuschlagsbetrag den Betrag ein, den Sie anwenden möchten.
• Dieser Betrag kann als Währung oder Prozentsatz angegeben werden. Wählen Sie dies im Dropdown-Menü aus.
• Markieren Sie Steuern anwenden, wenn die Rechnungssteuern auch auf den Zuschlag angewendet werden sollen. Andernfalls werden sie nicht angewendet.

Steuern

Wählen Sie in diesem Bereich die Steuern aus, die auf die Rechnung angewendet werden sollen. Um unterschiedliche Steuern pro Zeile anzuwenden, verwenden Sie Steuern pro Zeile anwenden.

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie über Weiter oder über das Seitenmenü zum nächsten Bereich wechseln.

Sonstiges

In diesem Bereich können Sie eine Rechnungsnotiz oder einen Rechtshinweis hinzufügen. Die hinzugefügten Informationen erscheinen in der Fußzeile der Rechnung. Außerdem können Sie Dateien anhängen und Lieferinformationen zu Ihren Waren hinzufügen.

Zusätzliche Dokumente

Im Bereich Zusätzliche Dokumente können Sie der Rechnung eine Datei anhängen:

• Verwenden Sie Dateien auswählen, um die Datei in Ihrem System zu suchen.
• Wählen Sie die Datei im System aus. Sie wird zu B2Brouter hochgeladen.
• Verwenden Sie Speichern, um die Änderungen der Rechnung zu speichern und die Datei hochzuladen.
• Sie können auch eine optionale Beschreibung des Anhangs hinzufügen.

Sie können der Rechnung einen Link anhängen, der zu dem Dokument führt, das Ihr Kunde zusammen mit der Rechnung erhalten soll:

• Verwenden Sie Link zur Datei hinzufügen.
• Es wird eine Option aktiviert, in der Sie den Link zur Datei und eine Beschreibung hinzufügen können.

Nachdem das Dokument angehängt wurde, können Sie zum nächsten Bereich wechseln.

Warenlieferung

Aktivieren Sie Warenlieferung hinzufügen, um die Lieferinformationen der Rechnungswaren hinzuzufügen.

Nachdem die Steuern ausgewählt und die Zeilen erstellt wurden, können Sie zum nächsten Bereich wechseln.

Inkasso

Im Bereich Inkasso wählen Sie unter anderem die Inkassoform, das Konto, auf dem Sie die Zahlung erhalten möchten, und die Fälligkeit aus:

• Wählen Sie unter Inkassomethode, wie Sie die Rechnung einziehen möchten.
• Danach wird das Dropdown-Menü Bankkonto aktiviert, in dem Sie das Konto auswählen können, auf dem Sie die Zahlung erhalten möchten. Wenn Sie das Bankkonto zuvor nicht hinzugefügt haben, können Sie dies über Neues Bankkonto tun.
• Wählen Sie unter Fälligkeit die Fälligkeit aus, die Sie anwenden möchten.

Sie können auch das Senden von Zahlungserinnerungen an Ihren Kunden konfigurieren:

• Aktivieren Sie Fälligkeitserinnerung an den Kunden senden.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü die Anzahl der Tage nach Fälligkeit aus, nach denen die Erinnerung gesendet werden soll.

In diesem Bereich können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen:

Referenzen, Zahlungen, Einbehalte hinzufügen

Klicken Sie auf diese Option und füllen Sie die erforderlichen Daten aus, um Referenzen, Zahlungen und Einbehalte zur Rechnung hinzuzufügen.

Factoring-Abtretung hinzufügen

Klicken Sie auf diese Option, um das Formular zu öffnen und die Informationen der Stelle hinzuzufügen, die die Abtretung des Zahlungseinzugs dieser Rechnung verwaltet.

Nachdem Sie die Daten aller Proformabereiche ergänzt haben, speichern Sie die Änderungen und zeigen Sie die Proforma mit Speichern und Vorschau an.

Dokumentvorschau

Nachdem Sie die Proforma erstellt haben, wird oben im Dokument das Hauptmenü mit den verschiedenen Verwaltungsoptionen angezeigt:

• Senden: Sendet die Proforma, sobald Sie sie für korrekt halten. Weitere Schritte sind nicht erforderlich.
• Bearbeiten: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Daten der Proforma ändern müssen.
• Weitere Optionen:
  • Proformarechnung duplizieren: Dupliziert die Datei.
  • Als gesendet markieren: Ändert den Status der Proformarechnung manuell auf gesendet.
  • Als fakturiert markieren: Ändert den Status der Proformarechnung manuell auf fakturiert.
  • Löschen: Löscht die Proformarechnung.
• Schaltfläche Herunterladen: Oben links in der Proformarechnung. Lädt die Proformadatei auf Ihr System herunter.

Nachdem die Proforma gesendet wurde, können Sie sie mit Abrechnen in eine ordentliche Rechnung umwandeln.

Oben links sehen Sie den aktualisierten Status der Proforma. Nach dem Senden können Sie diesen Status nicht mehr ändern.

Unten in der Proforma finden Sie außerdem:

• Aktivität, wo Sie alle an der Proforma vorgenommenen Änderungen und zugehörige Benachrichtigungen sehen.
• Kommentare, wo Sie eine Notiz zur Proforma schreiben können. Dieser Kommentar kann privat oder öffentlich sein. Ihr Kunde sieht ihn ebenfalls, wenn Sie die Rechnung an ein anderes B2Brouter-Konto senden und Öffentlicher Kommentar (dem anderen Unternehmen anzeigen) markieren.