Rechnung in B2Brouter erstellen und senden

Um eine Rechnung zu erstellen, öffnen Sie im oberen Hauptmenü den Bereich Rechnungen oder verwenden Sie die Schnellaktionen.

• Wählen Sie Rechnung erstellen.
• Auf der nächsten Seite sehen Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie den Kontakt auswählen müssen, dem Sie eine Rechnung stellen möchten. Wenn Sie noch keinen Kontakt registriert haben, fügen Sie einen Kontakt hinzu.
• Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, müssen Sie nur dann im zusätzlichen Dropdown-Menü Organisationseinheit den Hauptsitz, die Abteilung oder die Niederlassung auswählen, wenn dieses Menü aktiviert wird.

Wählen Sie abschließend Fortfahren, um mit der Rechnungserstellung zu beginnen.

Allgemeine Informationen

Danach öffnen Sie den Bereich Allgemeine Daten, in dem Sie allgemeine Rechnungsdaten wie Nummer, Datum usw. hinzufügen können:

• Felder mit einem Sternchen sind Pflichtfelder.
• In diesem Bereich können Sie andere Codes wie DIR3, DIRE usw. manuell hinzufügen oder auswählen.
• Aktivieren Sie unten Weitere Optionen, um zusätzliche Informationen wie Vertragsnummer, Lieferscheinnummer, Aktenzeichen usw. hinzuzufügen.

Öffnen Sie den nächsten Schritt über Weiter unten rechts oder über das Menü.

Zeilen

Im Bereich Zeilen können Sie die Informationen der Rechnungszeilen hinzufügen und die Steuern der Rechnung auswählen.

Beginnen Sie mit der Erstellung der Zeilen:

• Unter Name des Produkts oder der Dienstleistung geben Sie den Begriff oder die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung ein, das bzw. die Sie zur Zeile hinzufügen möchten.
• Unter Menge geben Sie die Menge des Produkts oder der Dienstleistung ein, die Sie berechnen möchten.
• Unter Einheiten wählen Sie die passendste Maßeinheit für das Produkt oder die Dienstleistung aus.
• Unter Einzelpreis geben Sie den Einzelpreis des Produkts oder der Dienstleistung ein, das bzw. die Sie zur Zeile hinzufügen. Am Ende berechnet das System das Ergebnis.
• Unter jeder Zeile finden Sie Katalogartikel hinzufügen. Damit können Sie Zeilen einfach mit Informationen aus Ihrem in B2Brouter erstellten Katalog erstellen.
• Verwenden Sie Zeile hinzufügen, um der Rechnung so viele Zeilen hinzuzufügen, wie Sie benötigen.

Rabatt hinzufügen

• Klicken Sie auf Rabatt hinzufügen und aktivieren Sie die Option.
• Geben Sie unter Rabattbeschreibung den Begriff oder die Beschreibung des Rabatts ein, den Sie anwenden möchten.
• Geben Sie unter Rabattbetrag die Menge ein, die Sie anwenden möchten.
• Dieser Betrag kann als Währung oder Prozentsatz angegeben werden. Wählen Sie dies im Dropdown-Menü aus.

Zuschlag hinzufügen

• Klicken Sie auf Zuschlag hinzufügen.
• Geben Sie unter Grund des Zuschlags den Namen oder Grund ein.
• Geben Sie unter Zuschlagsbetrag den Betrag ein, den Sie anwenden möchten.
• Dieser Betrag kann als Währung oder Prozentsatz angegeben werden. Wählen Sie dies im Dropdown-Menü aus.
• Markieren Sie Steuern anwenden, wenn die Rechnungssteuern auch auf den Zuschlag angewendet werden sollen. Andernfalls werden sie nicht angewendet.

Steuern

Wählen Sie in diesem Bereich die Steuern aus, die auf die Rechnung angewendet werden sollen. Um unterschiedliche Steuern pro Zeile anzuwenden, verwenden Sie Steuern pro Zeile anwenden.

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie über Weiter oder über das Seitenmenü zum nächsten Bereich wechseln.

Sonstiges

In diesem Bereich können Sie eine Rechnungsnotiz oder einen Rechtshinweis hinzufügen. Die hinzugefügten Informationen erscheinen in der Fußzeile der Rechnung. Außerdem können Sie Ihren Rechnungen Dateien anhängen und Lieferinformationen zu Ihren Waren hinzufügen.

Zusätzliche Dokumente

Im Bereich Zusätzliche Dokumente können Sie der Rechnung eine Datei anhängen:

• Verwenden Sie Dateien auswählen, um die Datei in Ihrem System zu suchen.
• Wählen Sie die Datei im System aus. Sie wird zu B2Brouter hochgeladen.
• Verwenden Sie Speichern, um die Änderungen der Rechnung zu speichern und die Datei hochzuladen.
• Sie können auch eine optionale Beschreibung des Anhangs hinzufügen.

Sie können der Rechnung einen Link anhängen, der zu dem Dokument führt, das Ihr Kunde zusammen mit der Rechnung erhalten soll:

• Verwenden Sie Link zur Datei hinzufügen.
• Es wird eine Option aktiviert, in der Sie den Link zur Datei und eine Beschreibung hinzufügen können.

Nachdem das Dokument angehängt wurde, können Sie zum nächsten Bereich wechseln.

Warenlieferung

Aktivieren Sie Warenlieferung hinzufügen, um die Lieferinformationen der Rechnungswaren hinzuzufügen.

Nachdem die Steuern ausgewählt und die Zeilen erstellt wurden, können Sie zum nächsten Bereich wechseln.

Inkasso

Im Bereich Inkasso wählen Sie unter anderem die Inkassoform, das Konto, auf dem Sie die Zahlung erhalten möchten, und die Fälligkeit aus:

• Wählen Sie unter Inkassomethode, wie Sie die Rechnung einziehen möchten.
• Danach wird das Dropdown-Menü Bankkonto aktiviert, in dem Sie das Konto auswählen können, auf dem Sie die Zahlung erhalten möchten. Wenn Sie das Bankkonto zuvor nicht hinzugefügt haben, können Sie dies über Neues Bankkonto tun.
• Wählen Sie unter Fälligkeit die Fälligkeit aus, die Sie auf die Rechnung anwenden möchten.

Sie können auch das Senden von Zahlungserinnerungen an Ihren Kunden konfigurieren:

• Aktivieren Sie Fälligkeitserinnerung an den Kunden senden.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü die Anzahl der Tage nach Fälligkeit aus, nach denen die Erinnerung gesendet werden soll.

In diesem Bereich können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen:

Referenzen, Zahlungen, Einbehalte hinzufügen

Klicken Sie auf diese Option und füllen Sie die erforderlichen Daten aus, um Referenzen, Zahlungen und Einbehalte zur Rechnung hinzuzufügen.

Wenn Sie eine Cent-Differenz anpassen müssen, lesen Sie Rundung und Mehrwertsteuerberechnung. Beachten Sie, dass die Rundungsanpassung nur auf den Gesamtbetrag der Rechnung angewendet werden kann, nicht auf die Mehrwertsteuer.

Factoring-Abtretung hinzufügen

Klicken Sie auf diese Option, um das Formular zu öffnen und die Informationen der Stelle hinzuzufügen, die die Abtretung des Zahlungseinzugs dieser Rechnung verwaltet.

Nachdem Sie die Daten aller Rechnungsbereiche ergänzt haben, speichern Sie die Änderungen und zeigen Sie die Rechnung mit Speichern und Vorschau an.

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, finden Sie oben im Dokument das Hauptmenü mit den verschiedenen Verwaltungsoptionen:

• Klicken Sie auf Weitere Optionen und verwenden Sie die Optionen im Dropdown-Menü.
• Sie können Als wiederkehrende Rechnung speichern und Rechnung duplizieren.
• Über dieselbe Schaltfläche können Sie den Rechnungsstatus manuell ändern, indem Sie Als gesendet markieren, Als akzeptiert markieren, Als registriert markieren, Als abgelehnt markieren oder Als geschlossen markieren auswählen.
• Über dieses Dropdown-Menü können Sie die Rechnung auch löschen.

Mit den anderen Schaltflächen können Sie außerdem:

• Rechnungsdaten über Bearbeiten ändern.
• Die Rechnung mit Senden an den Kunden senden, sobald Sie sie für korrekt halten. Weitere Schritte sind nicht erforderlich.
• Die Rechnungsdatei mit dem Pfeilsymbol oben links in der Rechnung auf Ihr System herunterladen.

Oben links sehen Sie den aktualisierten Rechnungsstatus.

Unten in der Rechnung finden Sie außerdem:

• Aktivität, wo Sie alle an der Rechnung vorgenommenen Änderungen und die zugehörigen Benachrichtigungen sehen. Wenn die Benachrichtigung es erlaubt, können Sie sie über das Symbol + öffnen.
• Kommentare, wo Sie eine Notiz zur Rechnung schreiben können. Dieser Kommentar kann privat oder öffentlich sein. Ihr Kunde sieht ihn ebenfalls, wenn Sie die Rechnung an ein anderes B2Brouter-Konto senden und Öffentlicher Kommentar (dem anderen Unternehmen anzeigen) markieren.