Rechnungen in B2Brouter empfangen

Mit B2Brouter können Sie Rechnungen aller Lieferanten mithilfe verschiedener Empfangsmethoden verwalten. Um Lieferantenrechnungen zu verwalten, öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Ausgaben und anschließend über die Optionen oben links Empfangene Rechnungen.

Dort finden Sie die Liste der empfangenen Rechnungen.
Empfangene Rechnungen, die noch nicht verwaltet wurden, haben ihre Nummer fett markiert.
Rechts neben der Nummer sehen Sie den Status der Rechnungen.
Wenn Sie die Rechnung öffnen, können Sie den Status verwalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, empfangene Rechnungen zu verwalten:

Import empfangener Rechnungen

Sie können empfangene Rechnungen aus Ihrem System in B2Brouter hochladen. Wenn Sie sich auf der Seite der empfangenen Rechnungen befinden:

Klicken Sie auf den Pfeil neben Neue Rechnung und anschließend auf Importieren.
Wählen Sie auf der nächsten Seite Datei anhängen.
Suchen Sie die Datei in Ihrem System und wählen Sie sie aus.
Verwenden Sie abschließend Importieren.

Wenn die Datei korrekt ist, wird sie hochgeladen und in der Liste der empfangenen Rechnungen erstellt, wo Sie sie verwalten können.

Sie können die Rechnungsdatei in verschiedenen Formaten importieren:

PDF

Dies ist ein unstrukturiertes elektronisches Format. Das bedeutet, dass die Datenauslegung nicht zu 100 % genau ist. Wenn Sie eine Rechnung im PDF-Format importieren, kann es sein, dass das System nicht alle Informationen in der Datei interpretiert. Deshalb ermöglicht B2Brouter Ihnen, diese manuell zu ergänzen. Wenn Sie eine Rechnung im PDF-Format importieren:

Links auf dem Bildschirm sehen Sie die importierte PDF-Rechnung.
Rechts sehen Sie die Rechnung im B2Brouter-Format mit den vom System interpretierten Daten.
Oben finden Sie das Rechnungsmenü mit den verschiedenen Optionen.

Wenn das System bestimmte Daten nicht interpretiert, erscheint im rechten Viewer ein Fragezeichen mit dem Namen des Felds. Beispiel: ? Fälligkeitsdatum:

Klicken Sie darauf, um die Daten manuell hinzuzufügen.
Es erscheint das Formular, mit dem Sie das ausgewählte Feld hinzufügen und weitere Daten ergänzen oder ändern können.
Links auf dem Bildschirm wird weiterhin die PDF-Rechnung angezeigt, damit Sie die Informationen prüfen können.
Nachdem Sie die Daten ergänzt haben, speichern Sie die Änderungen mit Speichern.

Eine weitere Möglichkeit, Informationen manuell hinzuzufügen, ist die Option Ändern oben in der Rechnung. Außerdem können Sie Text erkennen verwenden, damit das System die Informationen in der importierten PDF-Rechnung erneut erkennt.

XML-Format Facturae oder UBL

Facturae und UBL sind strukturierte Formate. Das bedeutet, dass das System 100 % der Informationen in der importierten Datei interpretieren kann. Sobald Sie die Rechnung importieren, wird sie hochgeladen und in der Liste der empfangenen Rechnungen gespeichert. Wenn Sie sie öffnen, enthält sie alle Informationen und es müssen keine weiteren Daten manuell ergänzt werden.

Der Import empfangener Rechnungen ist mit dem Basic-Tarif verfügbar.

Manuelle Erstellung empfangener Rechnungen

Sie können eine empfangene Rechnung auch manuell erstellen, genau wie bei ausgestellten Rechnungen. Verwenden Sie dazu im Bereich Empfangene Rechnungen die Option Neue Rechnung.

Rechnungsaustausch zwischen B2Brouter-Nutzern

Sie können Rechnungen von anderen Nutzern empfangen, die ebenfalls mit B2Brouter arbeiten. Das ist sehr einfach: Da beide Unternehmen in B2Brouter vorhanden sind, wird die Verbindung automatisch hergestellt. Ihr Lieferant muss die Rechnung nur in B2Brouter erstellen und senden; sie erscheint dann in Ihrem Bereich für empfangene Rechnungen. Dasselbe gilt, wenn Sie eine Rechnung senden.

Der Rechnungsaustausch zwischen B2Brouter-Nutzern ist mit dem Basic-Tarif verfügbar.

Empfang von Rechnungen per E-Mail

Sie können Rechnungen per E-Mail empfangen. Dazu muss der Lieferant Ihnen eine E-Mail mit der Rechnung als Anhang an Ihre B2Brouter-E-Mail-Adresse senden. Die angehängte Rechnung wird dadurch hochgeladen und in Ihrem Bereich für empfangene Rechnungen gespeichert.

Wie beim Import sind die von B2Brouter per E-Mail akzeptierten Rechnungsformate PDF, UBL und Facturae. Wenn Sie Rechnungen im PDF-Format empfangen, müssen Sie möglicherweise Daten manuell ergänzen.

Empfang von Rechnungen per E-Mail aktivieren

Diese Empfangsmethode muss aktiviert werden. Öffnen Sie dazu über das Zahnradsymbol die Kontoeinstellungen:

Öffnen Sie Verbindungen im linken Seitenmenü.
Klicken Sie auf E-Mail.
Öffnen Sie den Abschnitt Empfang und aktivieren Sie Empfang aktivieren.
Speichern Sie die Änderungen mit Speichern, um Rechnungen per E-Mail in Ihrem B2Brouter-Konto empfangen zu können.

Mit dieser Aktion wird eine exklusive E-Mail-Adresse aktiviert, an die Ihre Lieferanten Ihnen Rechnungen im PDF-Format senden können. Die Adresse befindet sich in einem blauen Feld und besteht aus der Steuernummer Ihres Unternehmens (Steuernummer_Ihres_Unternehmens@b2brouter.net).

Diese Funktion ist im Professional-Tarif verfügbar, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail empfangen möchten, oder im Business-Tarif, wenn Sie mehrere Rechnungen per E-Mail empfangen möchten.

Empfang von Rechnungen über offene Netzwerke

Sie können Rechnungen über offene Netzwerke wie Peppol oder FACeB2B empfangen:

Peppol

Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente, mit dem Sie Rechnungen und andere Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine senden und empfangen können.

Um Rechnungen über dieses Netzwerk empfangen zu können, benötigen Sie den Business-Tarif und müssen die Peppol-Konfiguration in B2Brouter durchführen. Aktivieren Sie bei der Konfiguration die Option Empfang von Dokumenten über Peppol aktivieren und speichern Sie die Änderungen.

Danach können Sie Rechnungen über Peppol in Ihrem B2Brouter-Konto empfangen. Teilen Sie Ihrem Lieferanten einfach Ihre Peppol-Kennung mit, damit er sie in den Rechnungen angibt, die er Ihnen sendet. Sie finden Ihre Peppol-Kennung, indem Sie oben auf das Zahnradsymbol klicken und anschließend Unternehmenseinstellungen öffnen. Gehen Sie auf der nächsten Seite zu Verbindungen und schließlich zu Peppol.

FACeB2B

FACeB2B ist ein spanisches Netzwerk für den Austausch elektronischer Rechnungen. Derzeit sind nur staatliche Auftragnehmer und Subunternehmer verpflichtet, die Rechnungsstellung über diesen allgemeinen Eingangsknoten zu verwalten.

Um Rechnungen über FACeB2B in B2Brouter empfangen zu können, müssen Sie vorher folgende Schritte ausführen:

DIRe beantragen

Alle Unternehmen, die Rechnungen über FACeB2B empfangen möchten, müssen ihren DIRe beantragen, eine Kennung, die den Rechnungsempfang ermöglicht. Auf dieser Seite können Sie den DIRE Ihres Unternehmens registrieren.

Registrierung bei FACeB2B

Um Rechnungen über den allgemeinen Eingangsknoten FACeB2B empfangen zu können, müssen Sie Ihr Unternehmen im Portal registrieren.

Hier können Sie sich bei FACeB2B registrieren.

Nachdem Sie sich bei FACeB2B registriert haben, wählen Sie in Ihrem Profil B2Brouter als Anbieter für elektronische Rechnungen aus. Außerdem müssen Sie den Business-Tarif buchen, mit dem Sie Rechnungen über FACeB2B empfangen können.

Hier können Sie unsere Anleitung herunterladen, die erklärt, wie Sie den DIRE beantragen und sich beim allgemeinen Eingangsknoten FACeB2B registrieren.

Nach Abschluss der Formalitäten können Sie Rechnungen über FACeB2B in Ihrem B2Brouter-Konto empfangen. Teilen Sie Ihren Lieferanten Ihren DIRE mit, damit sie ihn in den Rechnungen angeben, die sie Ihnen senden. Wenn Ihr Lieferant die Rechnung aus B2Brouter sendet, erscheinen Ihr DIRE und Ihre Daten automatisch dank des B2Brouter-Unternehmensverzeichnisses.

Empfang von Rechnungen mit Integration

Wenn Ihr Verwaltungssystem oder ERP dies ermöglicht, können Sie es mit B2Brouter integrieren. Dank dieser Integration können Sie den Rechnungsempfang über B2Brouter und die oben genannten Empfangsmethoden direkt aus Ihrem Verwaltungssystem verwalten. Hier sehen Sie die verschiedenen Integrationsoptionen.