Anleitung zur Nutzung von B2Brouter für WooCommerce

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Anforderungen und Installation
3. Plugin in einer Testumgebung testen
4. Erstkonfiguration
5. Rechnungserstellung
6. Steuerkonfiguration
7. Erfassung von Steuernummer/VAT
8. Webhook-Konfiguration
9. PDF-Verwaltung
10. Kundenerfahrung
11. Fehlerbehebung

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Einführung

B2Brouter for WooCommerce ist ein Plugin, das die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen aus Ihrem WooCommerce-Shop über die B2Brouter-Plattform automatisiert.

Wichtigste Vorteile

• Rechtliche Konformität: Automatische Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in mehreren Ländern.
• Zeitersparnis: Automatische Erstellung elektronischer Rechnungen ohne manuelle Eingriffe.
• Professionalität: Strukturierte Rechnungen in Standardformaten (UBL, CII, XML usw.).
• Grenzüberschreitend: Unterstützung internationaler B2B- und B2C-Transaktionen.
• Vollständige Integration: Funktioniert nahtlos mit WooCommerce, ohne den Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.

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Anforderungen und Installation

Voraussetzungen

Bevor Sie das B2Brouter-Plugin installieren, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• WordPress 5.8 oder höher
• WooCommerce 5.0 oder höher, installiert und aktiv
• PHP 7.4 oder höher
• Ein B2Brouter-Konto mit aktivem eDocExchange-Abonnement

Wenn WooCommerce noch nicht installiert ist, öffnen Sie Plugins → Neu hinzufügen, suchen Sie nach „WooCommerce“, installieren und aktivieren Sie es, bevor Sie fortfahren.

Installation des B2Brouter-Plugins

Empfohlene Option — über das offizielle WordPress-Verzeichnis

1. Öffnen Sie im WordPress-Adminbereich Plugins → Neu hinzufügen.
2. Suchen Sie nach „B2Brouter for WooCommerce”.
3. Klicken Sie auf Jetzt installieren und anschließend auf Aktivieren.

Alternativen — manuelle Installation

Wenn Sie das Plugin lieber manuell installieren möchten, können Sie die ZIP-Datei herunterladen von:

• Dem offiziellen WordPress-Verzeichnis
• Der GitHub-Releases-Seite

Nach dem Download der ZIP-Datei gehen Sie zu Plugins → Neu hinzufügen → Plugin hochladen, wählen die Datei aus und klicken auf Jetzt installieren und Aktivieren.

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Nach der Aktivierung erscheint die Willkommensseite des Plugins mit den ersten Anweisungen. Im Seitenmenü sehen Sie den neuen Bereich Rechnungen.

Ab hier können Sie mit der Erstkonfiguration fortfahren.

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Plugin in einer Testumgebung testen

⚠️ Wichtig — verwenden Sie die Sandbox nicht in Ihrem Produktions-Shop

Die B2BRouter-Sandbox erzeugt Dokumente, die als „Ungültig” markiert sind, und ihre Webhooks sind vollständig unabhängig von den Produktions-Webhooks. Wenn Sie das Plugin mit einem Sandbox-Schlüssel (test_…) in Ihrem echten WooCommerce-Shop konfigurieren:

• Die Bestellungen Ihrer echten Kunden würden Rechnungen ohne rechtliche Gültigkeit erzeugen.
• Statusänderungen (Rechnung ausgestellt, registriert usw.) würden Ihren WooCommerce nicht erreichen, da Produktions- und Sandbox-Webhooks nicht miteinander kommunizieren.
• Sie würden die Nachverfolgbarkeit der Nummerierung und das Kontingent verlieren.

Die Sandbox ist ausschließlich für Testumgebungen gedacht. Bevor Sie das Plugin für Ihr echtes Konto konfigurieren, empfehlen wir, es zunächst in einer Staging-Umgebung zu testen.

Warum es sich lohnt, zuerst zu testen

Bevor Sie das Plugin mit Ihrem Produktions-Shop verbinden, lohnt es sich, in einer Testumgebung zu prüfen:

• Dass die Nummerierung der Rechnungen korrekt angewendet wird und nicht mit anderen Tools in Konflikt gerät.
• Dass Steuern (einschließlich innergemeinschaftlichem Reverse Charge) wie erwartet berechnet werden.
• Dass das Steuernummer/VAT-Feld beim Checkout erfasst und in die Rechnung übernommen wird.
• Dass Webhooks den Bestellstatus in WooCommerce korrekt aktualisieren.
• Dass PDFs erzeugt und von „Mein Konto” heruntergeladen werden können.
• Dass E-Mails an den Kunden mit dem richtigen Text und den richtigen Anhängen funktionieren.

All das kann in der Sandbox Ende-zu-Ende validiert werden, ohne Kontingent zu verbrauchen, ohne etwas über PEPPOL zu senden und ohne reale Buchungsbewegungen zu erzeugen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Staging-Umgebung für Ihr WordPress

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Option A — Hosting-Staging (empfohlen, wenn verfügbar)

Die meisten verwalteten WordPress-Anbieter bieten ein Ein-Klick-Staging-System aus ihrem Kontrollpanel:

• SiteGround — Site Tools → Dev → WordPress Staging
• Kinsta — Sites → Create Staging Environment
• WP Engine — Add Staging Environment
• Cloudways — Application → Clone App / Create Staging
• Hostinger — Hosting → Manage → Staging erstellen

Prüfen Sie das Panel Ihres Hosters, bevor Sie etwas installieren — es ist die sauberste Methode für eine Staging-Umgebung.

Option B — WP STAGING Plugin

Wenn Ihr Hoster kein Staging anbietet oder Sie keinen Zugang dazu haben, erstellt das kostenlose WP STAGING-Plugin (wordpress.org/plugins/wp-staging) mit einem einzigen Klick einen Klon Ihres Shops in einem Unterverzeichnis (z. B. ihrshop.com/staging). Der Klon hat seinen eigenen Login, seine eigene Datenbank und berührt keine Daten des echten Shops.

💡 Vermischen Sie niemals eine B2BRouter-Sandbox mit einem Produktions-Shop: Vergewissern Sie sich immer, dass die URL, unter der Sie das Plugin konfigurieren, auf /staging oder eine Test-Domain endet, bevor Sie einen Schlüssel eingeben.

Schritt 2: Holen Sie sich einen Sandbox-API-Schlüssel

1. Melden Sie sich mit Ihrem üblichen Konto bei B2BRouter an.
2. Gehen Sie zu Developers → Sandboxes und öffnen (oder erstellen) Sie eine Sandbox.
3. Gehen Sie innerhalb der Sandbox zu API Keys und erzeugen Sie einen neuen Schlüssel. Er beginnt mit dem Präfix test_.
4. Kopieren Sie den Schlüssel — Sie benötigen ihn im nächsten Schritt.

Weitere Einzelheiten darüber, was die Sandbox beinhaltet und was nicht, finden Sie in der technischen Sandbox-Dokumentation.

Schritt 3: Konfigurieren Sie das Plugin im Staging

In Ihrem Staging-WordPress (nicht in der Produktion):

1. Installieren und aktivieren Sie das B2BRouter-Plugin wie im Abschnitt „Anforderungen und Installation” beschrieben.
2. Geben Sie in der Plugin-Konfiguration den test_…-Schlüssel ein, den Sie erzeugt haben.
3. Konfigurieren Sie die übrigen Parameter (Nummerierungsmuster, Steuern, PDFs usw.) wie in der Produktion — Sie können für Details zum Abschnitt „Erstkonfiguration” zurückkehren.

Schritt 4: Konfigurieren Sie die Sandbox-Webhooks

🚧 Die Webhook-Unterstützung in der Sandbox-Umgebung wird in Kürze verfügbar sein.

Schritt 5: Checkliste vor dem Wechsel in die Produktion

Geben Sie eine Testbestellung im Staging auf und bestätigen Sie:

• Eine Rechnung wird in der B2BRouter-Sandbox erzeugt, wenn die Bestellung abgeschlossen wird.
• Die Rechnungsnummer folgt dem von Ihnen konfigurierten Muster.
• Die Steuern sind korrekt, einschließlich Reverse Charge bei innergemeinschaftlichen B2B-Verkäufen.
• Wenn der Kunde eine Steuernummer eingibt, wird sie in der Rechnung erfasst.
• Der Webhook erreicht das Staging und der Bestellstatus wird in WooCommerce aktualisiert.
• Das PDF wird von „Mein Konto” korrekt heruntergeladen (es trägt den Stempel „Ungültig” — das ist in der Sandbox normal).
• E-Mails werden mit den richtigen Anhängen ausgelöst.

Schritt 6: Wechsel in die Produktion

Wenn alles im Staging funktioniert:

1. Installieren Sie das Plugin in Ihrem Produktions-WordPress (falls noch nicht geschehen) und konfigurieren Sie es von Grund auf neu mit dem prod_…-Schlüssel Ihres echten Kontos.
2. Konfigurieren Sie die Webhooks im Produktionskonto von B2BRouter, das auf die URL des Produktions-WP zeigt.
3. Migrieren Sie keine Daten vom Staging in die Produktion — Test-Rechnungen (die als „Ungültig” markierten) müssen nur in der Sandbox bleiben.
4. Geben Sie eine kleine echte Testbestellung auf, um zu bestätigen, dass der gesamte Ablauf auch in der Produktion funktioniert.

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Erstkonfiguration

Schritt 1: B2Brouter-Zugangsdaten erhalten

1. Registrieren Sie sich unter app.b2brouter.net.
2. Buchen Sie ein eDocExchange-Abonnement.
3. Öffnen Sie im B2Brouter-Dashboard Developers → API Keys.
4. Kopieren Sie den API-Schlüssel und bewahren Sie ihn sicher auf.

💡 Sie konfigurieren die Produktionsumgebung. Wenn Sie das Plugin noch nicht getestet haben, empfehlen wir, dies zuerst in einer Staging-Umgebung mit einem Sandbox-Schlüssel zu tun. Siehe Abschnitt „Plugin in einer Testumgebung testen”.

Schritt 2: Plugin konfigurieren

1. Konfiguration öffnen:

   • Öffnen Sie in WordPress Rechnungen → Konfiguration.

2. API-Schlüssel eingeben:

   • Fügen Sie Ihren B2Brouter-API-Schlüssel ein.
   • Klicken Sie auf Schlüssel validieren.
   • Wenn der API-Schlüssel korrekt ist, zeigt das Plugin Ihre Kontoinformationen an.

3. Erstellungsmodus konfigurieren:

   • Automatisch: Das Plugin erstellt die Rechnung automatisch, wenn eine Bestellung in den Status Abgeschlossen wechselt. Dies ist die empfohlene Option, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Bestellungen eine zugehörige Rechnung haben.
   • Manuell: Das Plugin erstellt die Rechnung nicht automatisch. Die Rechnung kann manuell aus der jeweiligen Bestellung erzeugt werden. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, kann auch der Kunde sie über seine Kontoseite erzeugen. Dies ist die empfohlene Option, wenn Sie möchten, dass der Nutzer entscheidet, wann die Rechnung erzeugt wird.

Schritt 3: Rechnungsnummerierung konfigurieren

1. Seriencodes:

   • Seriencode für Rechnungen: Präfix für reguläre Rechnungen, z. B. „FAC“, „INV“.
   • Seriencode für Gutschriften: Präfix für Gutschriften, z. B. „NC“, „CN“.

2. Nummerierungsmuster (wählen Sie eine Option):

   a) Automatisch (empfohlen):

   • B2Brouter erzeugt fortlaufende Nummern automatisch.
   • Zähler müssen nicht verwaltet werden.

   b) WooCommerce-Bestellnummer:

   • Verwendet die native WooCommerce-Bestellnummer.
   • Beispiel: Wenn die Bestellung #1234 ist, lautet die Rechnung FAC-1234.

   c) Fortlaufend:

   • Das Plugin führt einen unabhängigen Zähler.
   • Erzeugt Nummern wie: FAC-00001, FAC-00002, FAC-00003.

   d) Benutzerdefiniertes Muster:

   • Definieren Sie Ihr eigenes Format mit Platzhaltern:
   • {order_id}: Bestell-ID
   • {order_number}: WooCommerce-Bestellnummer
   • {year}: Aktuelles Jahr (YYYY)
   • {month}: Aktueller Monat (MM)
   • {day}: Aktueller Tag (DD)

   Beispiele für benutzerdefinierte Muster:

   • FAC-{year}-{order_id} → FAC-2025-123
   • {year}/{month}/{order_number} → 2025/12/1234
   • INV{year}{month}{day}-{order_id} → INV20251211-123

Schritt 4: PDFs konfigurieren

1. Automatischer PDF-Cache:

   • Aktivieren Sie diese Option, um PDFs auf den Server in den Ordner wp-content/uploads/b2brouter-Factures/ herunterzuladen und zu speichern.
   • Verbessert die Antwortzeit für Kundendownloads.
   • Reduziert API-Aufrufe an B2Brouter.

2. Automatische Bereinigung:

   • Aktivieren Sie die geplante Bereinigung, um PDFs zu löschen, die älter sind als die definierte Anzahl von Tagen im Aufbewahrungszeitraum.
   • Konfigurieren Sie den Aufbewahrungszeitraum (Standard: 90 Tage).
   • Die Bereinigung wird täglich über WordPress-Cron ausgeführt.

3. PDFs an E-Mails anhängen:

   • An E-Mail für abgeschlossene Bestellung anhängen: Fügt das PDF hinzu, wenn die Bestätigungs-E-Mail gesendet wird.
   • An Kundenrechnungs-E-Mail anhängen: Fügt das PDF zu WooCommerce-Rechnungs-E-Mails hinzu.
   • An Rückerstattungs-E-Mail anhängen: Fügt die Gutschrift zu Rückerstattungs-E-Mails hinzu.

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Modus der Rechnungserstellung

Automatische Erstellung

Wenn Sie den Automatikmodus aktiviert haben:

1. Der Kunde schließt einen Kauf ab.
2. Sie verarbeiten die Bestellung und markieren sie als Abgeschlossen.
3. Das Plugin:
   • Erstellt automatisch die Rechnung in B2Brouter.
   • Speichert die Rechnungsmetadaten (ID, Nummer, Datum).
   • Fügt der Bestellung eine Notiz hinzu.
   • Erstellt und speichert das PDF, wenn aktiviert.
   • Sendet die E-Mail mit PDF-Anhang, wenn konfiguriert.

Manuelle Erstellung - Einzelbestellung

Wenn Sie den manuellen Modus aktiviert haben und eine Rechnung erzeugen müssen:

1. Öffnen Sie WooCommerce → Bestellungen.
2. Öffnen Sie die Bestellung, die Sie abrechnen möchten.
3. Suchen Sie die Meta-Box B2Brouter Invoice.
4. Klicken Sie auf Rechnung erzeugen.
5. In der Meta-Box werden Status und wichtigste Rechnungsdetails angezeigt.
6. Sie können das PDF direkt von dort herunterladen.

Manuelle Erstellung - Massenaktionen

Um mehrere Bestellungen gleichzeitig zu verarbeiten:

1. Öffnen Sie WooCommerce → Bestellungen.
2. Wählen Sie die abgeschlossenen Bestellungen aus, die Sie abrechnen möchten.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Massenaktionen B2Brouter-Rechnungen erzeugen.
4. Klicken Sie auf Anwenden.
5. Sie sehen eine Nachricht mit dem Ergebnis jeder Bestellung:
   • Rechnungen erfolgreich erzeugt
   • Rechnungen, die bereits existierten
   • Fehler während der Erstellung

Erstellung von Gutschriften

Gutschriften werden für WooCommerce-Rückerstattungen erzeugt:

1. Öffnen Sie die Bestellung unter WooCommerce → Bestellungen.
2. Klicken Sie in der Meta-Box „Artikel“ auf Rückerstatten. Die Bestellung muss eine Rechnung haben.
3. Geben Sie den Rückerstattungsbetrag ein, vollständig oder teilweise.
4. Bestätigen Sie die Rückerstattung.
5. Die Gutschrift wird automatisch im landesspezifischen Format erzeugt, zum Beispiel als spanische Berichtigungsrechnung.

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Steuerkonfiguration

Das Plugin liest die WooCommerce-Steuerkonfiguration und wandelt sie automatisch in PEPPOL-Steuerkategorien um.

PEPPOL-Steuerkategorien

• S (Standard rate): Standardsatz - Wird angewendet, wenn Steuersätze vorhanden sind.
• E (Exempt from tax): Steuerbefreit - Steuerpflichtige Produkte mit 0 %-Satz.
• Z (Zero-rated goods): Nullsteuersatz - Produkte mit expliziter Steuerklasse für Nullsatz.
• NS (Not subject to tax): Nicht steuerbar - Nicht steuerpflichtige Produkte.
• AE (VAT Reverse Charge): Reverse Charge - Wird automatisch für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen erkannt.

Steuerkonfiguration in WooCommerce

1. Steuerberechnung aktivieren:

   • Öffnen Sie WooCommerce → Einstellungen → Allgemein.
   • Aktivieren Sie im Bereich Steuern und Gutscheine „Steuersätze und Berechnungen aktivieren“.

2. Steuern konfigurieren:

   • Nach Aktivierung der Steuern öffnen Sie WooCommerce → Einstellungen → Steuern. In diesem Bereich können Sie die verschiedenen Steuersätze konfigurieren:

   • Standardsätze konfigurieren:

     • Klicken Sie auf den Tab Standardsätze.
     • Fügen Sie Ihre Steuern pro Land hinzu:
       • Ländercode
       • Steuersatz
       • Steuername (IVA, VAT usw.)
       • Ob sie auf Versand angewendet wird

   • Nullsteuersätze konfigurieren:

     • Klicken Sie auf den Tab Nullsteuersätze.
     • Fügen Sie Ihre Steuern pro Land hinzu:
       • Ländercode
       • Steuername (IVA, VAT usw.)
       • Ob sie auf Versand angewendet wird

   • Ermäßigte Steuersätze konfigurieren:

     • Klicken Sie auf den Tab Ermäßigte Steuersätze.
     • Fügen Sie Ihre Steuern pro Land hinzu:
       • Ländercode
       • Steuersatz
       • Steuername (IVA, VAT usw.)
       • Ob sie auf Versand angewendet wird

Innergemeinschaftliches Reverse Charge

Das Plugin erkennt automatisch, wenn Reverse Charge angewendet wird:

Bedingungen:

• Der Kunde stellt eine gültige Steuernummer bereit.
• Das Land des Kunden unterscheidet sich vom Land des Händlers.
• Beide Länder sind Mitglieder der EU (27 Staaten).

Was das Plugin tut:

• Markiert die Transaktion als Reverse Charge (Kategorie AE).
• Erzeugt die Rechnung ohne auf den Kunden angewendete Steuern.
• Gibt an, dass der Kunde die Steuern in seinem Land erklären muss.

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Erfassung von Steuernummer/VAT

Konfiguration des Steuernummer-Feldes

Das Plugin fügt dem WooCommerce-Checkout automatisch ein Feld für die Steuernummer hinzu. Kompatibel mit:

• Block-Checkout (WooCommerce 8.6+)
• Klassischem Checkout auf Shortcode-Basis

Funktionsweise

1. Im Checkout:

   • Das Feld „NIF / VAT Number“ erscheint im Bereich der Kontaktinformationen.
   • Es ist standardmäßig optional.
   • Der Kunde kann seine Steuernummer für B2B/B2C-Rechnungen eingeben.

2. Speicherung:

   • Die Steuernummer wird als _billing_tin in der Metadatenbox der Bestellung gespeichert.
   • Sie wird auch im Kundenprofil zur Wiederverwendung gespeichert.

3. Rechnungsstellung:

   • Wenn der Kunde eine Steuernummer angibt, wird eine Standardrechnung (IssuedInvoice) erzeugt.
   • Wenn keine Steuernummer vorhanden ist, wird eine vereinfachte Rechnung (IssuedSimplifiedInvoice) erzeugt.
   • Bei innergemeinschaftlichen Transaktionen mit Steuernummer wird Reverse Charge angewendet.

Validierung der Steuernummer

Derzeit validiert das Plugin das Format der Steuernummer nicht. Die Validierung kann hinzugefügt werden über:

• Validierungs-Plugins von Drittanbietern
• Benutzerdefinierte Validierung mit WooCommerce-Hooks
• Validierung über die B2Brouter-API

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Webhook-Konfiguration

Produktions- und Sandbox-Webhooks sind vollständig unabhängig voneinander: Jeder hat seine eigene Konfiguration und Ereignisse kommunizieren nicht zwischen den Umgebungen. Wenn Sie das Plugin im Staging mit einem Sandbox-Schlüssel testen, konfigurieren Sie die Webhooks innerhalb der Sandbox, die auf die Staging-URL zeigen. Beim Wechsel in die Produktion müssen Sie sie im Produktionskonto neu konfigurieren.

Webhooks ermöglichen Statusaktualisierungen von Rechnungen in Echtzeit (< 1 Sekunde), statt auf die stündliche Prüfung zu warten.

Warum Webhooks verwenden?

• Sofortige Aktualisierungen: Der Rechnungsstatus erscheint sofort im WordPress-Adminbereich.
• Weniger Last: Reduziert API-Aufrufe.
• Zuverlässiger: Mit stündlicher Fallback-Prüfung.

Schritt-für-Schritt-Konfiguration

Schritt 1: URL im WordPress-Adminbereich erhalten

1. Öffnen Sie Rechnungen → Settings.
2. Scrollen Sie zu „Webhook-Konfiguration“.
3. Aktivieren Sie „Webhooks aktivieren“.
4. Kopieren Sie die Webhook-URL aus dem schreibgeschützten Feld.
   • Sie sieht etwa so aus: https://ihrewebsite.com/wp-json/b2brouter/v1/webhook
5. Speichern Sie die Konfiguration.

Schritt 2: Endpoint im B2Brouter Dashboard erstellen

1. Öffnen Sie app.b2brouter.net.
2. Öffnen Sie den Tab Developers.
3. Klicken Sie im Hauptmenü auf Webhooks.
4. Klicken Sie auf „Webhook hinzufügen“.
5. Geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel „WooCommerce-Shop“.
6. Fügen Sie die Webhook-URL ein, die Sie aus WordPress kopiert haben.
7. Wählen Sie die zu sendenden Ereignisse aus. Empfohlen: alles auswählen.
8. Speichern Sie den Endpoint und kopieren Sie den Signaturschlüssel des erzeugten Webhooks.

Schritt 3: Konfiguration im WordPress-Adminbereich abschließen

1. Kehren Sie zu Rechnungen → Konfiguration → Webhook-Konfiguration zurück.
2. Fügen Sie den Signaturschlüssel von B2Brouter ein.
3. Lassen Sie „Sicherheitsprüfung aktivieren“ aktiviert.
4. Klicken Sie auf „Konfiguration speichern“.

Prüfung

Um zu prüfen, ob Webhooks korrekt funktionieren:

1. Erzeugen Sie eine Testrechnung.
2. Der Status sollte in weniger als 1 Sekunde erscheinen.
3. Bei Problemen:
   • Prüfen Sie, ob die Webhook-URL exakt übereinstimmt.
   • Stellen Sie sicher, dass das Secret korrekt eingefügt ist, ohne zusätzliche Leerzeichen.
   • Prüfen Sie, ob Ihre WordPress-Site aus dem Internet erreichbar ist.

Sicherheit der Webhooks

• Alle Anfragen werden kryptografisch mit HMAC-SHA256 signiert.
• Anfragen mit ungültigen Signaturen werden abgelehnt.
• 5-Minuten-Timestamp-Validierung verhindert Replay-Angriffe.
• Das Secret wird sicher in den WordPress-Optionen gespeichert.

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PDF-Verwaltung

Speicherung auf dem Server

Wenn Sie „Automatischer PDF-Cache“ aktivieren:

1. Speicherort: wp-content/uploads/b2brouter-Factures/
2. Struktur:

   b2brouter-Factures/
   ├── 2025/
   │   ├── 01/
   │   │   ├── invoice-123.pdf
   │   │   └── credit-note-124.pdf
   │   └── 02/
   │       └── invoice-125.pdf

Automatische Bereinigung

Das Plugin enthält eine geplante Aufgabe zur Bereinigung alter PDFs:

1. Konfiguration:

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Bereinigung“.
   • Legen Sie den Aufbewahrungszeitraum fest (Standard: 90 Tage).

2. Funktionsweise:

   • Wird täglich über WordPress-Cron ausgeführt.
   • Löscht Dateien, die älter sind als der Aufbewahrungszeitraum.
   • Behält die Ordnerstruktur bei.
   • Protokolliert Bereinigungen im WordPress-Log.

3. Bereinigung deaktivieren:

   • Wenn Sie die Bereinigung deaktivieren, bleiben PDFs unbegrenzt erhalten.
   • Sie müssen den Festplattenspeicher manuell verwalten.

Manuelles Herunterladen von Rechnungen aus dem WordPress-Adminbereich

1. Öffnen Sie WooCommerce → Bestellungen und wählen Sie die Bestellung aus, deren Rechnung Sie herunterladen möchten.
2. Klicken Sie in der Meta-Box „B2Brouter Invoice“ der Bestellung auf PDF herunterladen.
3. Wenn das PDF im Cache liegt, wird es sofort heruntergeladen.
4. Andernfalls:
   • Fordert das Plugin das PDF bei B2Brouter an.
   • Speichert es im Cache, wenn aktiviert.
   • Lädt es in Ihrem Browser herunter.

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Kundenerfahrung

Herunterladen von Rechnungen

Kunden können auf verschiedene Arten auf ihre Rechnungen zugreifen:

1. Über ihr Konto → Bestellungen:

• Die Bestellliste wird angezeigt.
  • Wenn die Rechnung bereits erzeugt wurde, erscheint in der Spalte Aktionen der Bestellliste die Schaltfläche Rechnung herunterladen. Klicken Sie, um die Rechnung herunterzuladen.
  • Wenn die Rechnung noch nicht erzeugt wurde, erscheint in der Spalte Aktionen der Bestellliste die Schaltfläche Rechnung erzeugen. Klicken Sie, um die Rechnung zu erzeugen. Nachdem die Rechnung erzeugt wurde, ändert sich die Schaltfläche in Rechnung herunterladen. Klicken Sie, um die Rechnung herunterzuladen.

2. Über ihr Konto → Bestellungen → Bestellung:

• Klicken Sie in der Bestellliste in der Spalte Aktionen einer Bestellung auf Ansehen.
• Auf der Detailseite der Bestellung finden Sie:
  • Schaltfläche Rechnung herunterladen.
  • Schaltfläche Gutschrift herunterladen, falls vorhanden.

2. Über E-Mail:

   • Wenn Sie „An E-Mails anhängen“ aktiviert haben.
   • Das PDF wird als Anhang in der Bestätigungs-E-Mail enthalten sein.

3. Erstellung durch den Kunden (manueller Modus):

   • Wenn der Modus manuell ist, können Kunden Rechnungen selbst erzeugen.
   • Auf der Detailseite der Bestellung sehen sie die Schaltfläche Rechnung erzeugen.
   • Nach dem Klick wird die Seite aktualisiert und das PDF ist verfügbar.

Sicherheit

Das Plugin implementiert mehrere Sicherheitsmaßnahmen:

1. Eigentumsprüfung: Kunden können nur auf ihre eigenen Rechnungen zugreifen.
2. Statusvalidierung: Rechnungen können nur für abgeschlossene Bestellungen erzeugt werden.
3. CSRF-Schutz: Alle Aktionen verwenden WordPress-Nonces.
4. Modusvalidierung: Die Erstellung durch den Kunden funktioniert nur im manuellen Modus.

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Fehlerbehebung

Häufige Probleme

1. Fehler bei der Validierung des API-Schlüssels

Symptome: Meldung „Fehler beim Validieren des API-Schlüssels“

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob der API-Schlüssel korrekt ist.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr eDocExchange-Abonnement aktiv ist.
• Prüfen Sie, ob Ihr Server eine Verbindung zu B2Brouter herstellen kann und nicht durch eine Firewall blockiert wird.

2. Rechnungen werden nicht automatisch erzeugt

Symptome: Bestellungen werden abgeschlossen, aber keine Rechnungen erzeugt.

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob in der Konfiguration der Modus Automatisch ausgewählt ist.
• Prüfen Sie, ob der Bestellstatus Abgeschlossen ist.
• Prüfen Sie die Bestellnotizen auf Fehler.
• Prüfen Sie die WordPress-Logs auf detaillierte Fehler.

3. PDFs werden nicht an E-Mails angehängt

Symptome: E-Mails werden gesendet, aber ohne PDF-Anhang.

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob „PDFs automatisch speichern“ aktiviert ist.
• Prüfen Sie, ob „An E-Mails anhängen“ aktiviert ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Rechnung vor dem Senden der E-Mail erzeugt wurde.
• Prüfen Sie die SMTP-Serverlogs auf Versandfehler.

4. Webhooks funktionieren nicht

Symptome: Rechnungsstatus wird nicht sofort aktualisiert.

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob die Webhook-URL exakt übereinstimmt.
• Prüfen Sie, ob das Webhook-Secret korrekt ist.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Website aus dem Internet erreichbar ist. Webhooks funktionieren auf localhost nicht ohne Tunneling.
• Prüfen Sie die WordPress-Logs, ob Anfragen eingehen.
• Prüfen Sie, ob es SSL-Fehler im Zertifikat Ihrer Website gibt.

5. Fehler „PDF konnte nicht erzeugt werden“

Symptome: Die Rechnung wird erstellt, aber das PDF kann nicht heruntergeladen werden.

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob das Verzeichnis wp-content/uploads/ Schreibrechte hat.
• Prüfen Sie den Rechnungsstatus in B2Brouter. Sie ist möglicherweise noch nicht verarbeitet.
• Versuchen Sie, das PDF erzwungen neu zu erzeugen (Shift + Klick).
• Prüfen Sie, ob die B2Brouter-API betriebsbereit ist.

6. PDFs tragen den Stempel „Ungültig” oder Webhooks kommen nicht an

Symptom: Erzeugte Rechnungen werden mit einem Wasserzeichen „Ungültig” heruntergeladen, und/oder der Bestellstatus in WooCommerce wird nach der Zahlungsverarbeitung nicht aktualisiert.

Wahrscheinlichste Ursache: Sie verwenden einen Sandbox-API-Schlüssel (beginnt mit test_) anstelle eines Produktions-Schlüssels (beginnt mit prod_), oder Ihre Webhooks sind in der Sandbox statt im echten Konto konfiguriert.

Lösung:

1. Prüfen Sie das Präfix des API-Schlüssels in der Plugin-Konfiguration:
   • test_… → Sie befinden sich in der Sandbox. Dokumente haben keine rechtliche Gültigkeit und Produktions-Webhooks kommen nicht an.
   • prod_… → Sie befinden sich in der Produktion. Das ist, was Sie im echten Shop möchten.
2. Wenn Sie bestätigt haben, dass der Schlüssel prod_… ist, aber Webhooks immer noch nicht ankommen, gehen Sie zum Produktionskonto von B2BRouter (nicht zur Sandbox) und überprüfen Sie die Webhook-Konfiguration.
3. Wenn Sie absichtlich den Schlüssel test_… zum Testen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie dies in einer Staging-Umgebung und nicht im echten Shop tun. Siehe Abschnitt „Plugin in einer Testumgebung testen”.

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7. Fehler bei falschen Steuern

Symptome: Die Steuerkategorien in den Rechnungen sind nicht korrekt.

Lösungen:

• Prüfen Sie die Steuerkonfiguration unter WooCommerce → Einstellungen → Steuern.
• Stellen Sie sicher, dass Steuerklassen korrekt konfiguriert sind.
• Prüfen Sie, ob den Produkten die richtige Steuerklasse zugewiesen ist.
• Für nicht steuerpflichtige Produkte setzen Sie „Steuerstatus“ auf „Keine“.

Debug-Modus aktivieren

Um mehr Informationen über Fehler zu erhalten:

1. Fügen Sie diese Zeilen zu Ihrer wp-config.php hinzu:

   define( 'WP_DEBUG', true );
   define( 'WP_DEBUG_LOG', true );
   define( 'WP_DEBUG_DISPLAY', false );

2. Fehler werden in wp-content/debug.log protokolliert.

3. Suchen Sie nach Einträgen mit „B2Brouter“, um Plugin-Fehler zu sehen.

Hilfe erhalten

Wenn Sie das Problem nicht lösen können:

1. B2Brouter-Support: eDocExchange-Kunden haben Zugriff auf Premium-Support mit:
   • Priorität bei der Ticketlösung.
   • Betreuung sieben Tage pro Woche.
2. GitHub Issues: github.com/B2Brouter/b2brouter-woocommerce/issues

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Beste Praktiken

Testumgebung

• Beginnen Sie mit der Sandbox — sie ist die empfohlene Umgebung für die meisten Tests und die anfängliche Entwicklung. Verwenden Sie die vollständige Staging-Umgebung nur für umfangreiche Integrationen oder umfassende End-to-End-Tests.
• Testen Sie den gesamten Rechnungsablauf vor dem Wechsel in die Produktion.
• Erzeugen Sie Testbestellungen mit verschiedenen Konfigurationen (mit/ohne Steuernummer, verschiedene Länder usw.).

Sicherungskopien

• Erstellen Sie regelmäßige Sicherungskopien Ihrer WordPress-Datenbank.
• Nehmen Sie das Verzeichnis wp-content/uploads/b2brouter-Factures/ in die Sicherungen auf.
• Testen Sie die Wiederherstellung von Sicherungen regelmäßig.

Überwachung

• Prüfen Sie regelmäßig die Seite B2Brouter → Rechnungen, um den Status zu sehen.
• Konfigurieren Sie Benachrichtigungen für Fehler bei der Rechnungserstellung.
• Prüfen Sie die WordPress-Logs regelmäßig.

Aktualisierungen

• Halten Sie das Plugin auf dem neuesten Stand.
• Prüfen Sie das Changelog vor einer Aktualisierung.
• Testen Sie Aktualisierungen zuerst in der Staging-Umgebung.

Leistung

• Aktivieren Sie „PDFs automatisch speichern“, um die Antwortzeit zu verbessern.
• Konfigurieren Sie die automatische Bereinigung, um den Festplattenspeicher zu verwalten.
• Verwenden Sie Webhooks für Statusaktualisierungen in Echtzeit.

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Rechtliche Anforderungen

Steuerliche Konformität

Das Plugin hilft bei der steuerlichen Konformität, aber:

• Verantwortung: Der Händler ist für die steuerliche Konformität verantwortlich.
• Konfiguration: Stellen Sie sicher, dass die Steuerkonfiguration für Ihr Land korrekt ist.
• Beratung: Wenden Sie sich an einen Steuerberater für die spezifischen Anforderungen Ihres Landes.

Datenschutz (DSGVO)

Das Plugin verarbeitet personenbezogene Daten:

• Rechtsgrundlage: Erforderlich zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
• Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Steuernummer, Bestellinformationen.
• Speicherung: Die Daten werden in WordPress gespeichert und an B2Brouter gesendet.
• Aufbewahrung: Konfigurieren Sie den Aufbewahrungszeitraum entsprechend Ihren gesetzlichen Anforderungen.

Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung, um Folgendes aufzunehmen:

• Die Nutzung von B2Brouter zur Rechnungserstellung.
• Die Daten, die an B2Brouter gesendet werden.
• Wie Kunden ihre Rechte ausüben können.

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Fazit

Dieses Plugin bietet eine vollständige Integration zwischen WooCommerce und B2Brouter für die automatisierte Verwaltung elektronischer Rechnungen. Wenn Sie dieser Anleitung folgen, können Sie alle Funktionen des Plugins effektiv konfigurieren und nutzen.

Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte den B2Brouter-Support oder öffnen Sie ein Issue im GitHub-Repository.

Viel Erfolg mit automatisierter elektronischer Rechnungsstellung mit B2Brouter!