ERP-Add-ons für die Integration mit B2Brouter konfigurieren

B2Brouter ermöglicht es Ihnen, Ihr Verwaltungssystem oder ERP mit der Plattform zu verbinden, um elektronische Rechnungsstellung automatisiert und massenhaft zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Wege, einer davon sind Add-ons.

Um diese Art der Integration aktivieren zu können, benötigen Sie ein aktives Abonnement für das Produkt eDocExchange.

Um die Dienste des ERP-Add-ons zu konfigurieren, müssen Sie festlegen, was Sie verwenden möchten. Diese Konfiguration erfolgt über die folgenden Bereiche im Seitenmenü:

• Versand (eSender): Definiert, wie und welche Dokumenttypen aus Ihrem ERP über B2Brouter gesendet werden.
• Empfang (eReceiver): Konfiguriert den automatischen Empfang von Dokumenten aus der B2Brouter-Plattform in Ihrem ERP.

Versandkonfiguration (eSender)

Der Bereich eSender ermöglicht es Ihnen, zu konfigurieren, wie B2Brouter die aus Ihrem ERP erzeugten elektronischen Rechnungen automatisch empfängt und sendet.

Diese Konfiguration ist wichtig, um Folgendes festzulegen:

• Das Verzeichnis für den Dateiimport.
• Das Format der elektronischen Dokumente.
• Das automatische Versandverhalten.

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Ordnername	Gibt den Namen des Unterordners an, in dem die Rechnungsdateien abgelegt werden. Dieser Ordner wird automatisch im Stammordner des Connectors erstellt. Er darf keine Leerzeichen enthalten.
Format	Wählt das elektronische Rechnungsformat aus, das Ihr ERP-System erzeugen kann. Dieses Format muss mit den von B2Brouter erkannten Formaten kompatibel sein.
Automatisch senden	Aktivieren Sie diese Option, wenn Rechnungen nach dem Import in B2Brouter automatisch gesendet werden sollen.

Wichtige Hinweise

• Jedes Rechnungsformat benötigt einen eigenen Ordner. Wenn Sie Rechnungen in mehreren Formaten senden, müssen Sie für jedes Format einen Ordner erstellen und konfigurieren.
• Die definierten Ordner und Konfigurationen werden automatisch im aktivierten Connector erzeugt, zum Beispiel SFTP oder B2Bconnector.
• Nachdem Rechnungen korrekt importiert wurden, werden sie über die Transporte gesendet, die je nach Empfänger und ausgewähltem Format konfiguriert sind.

Nützliche Links

Akzeptierte Dokumentformate ansehen
Was sind Transporte in B2Brouter?

Empfangskonfiguration für Rechnungen (eReceiver)

Der Bereich Empfangene Rechnungen des eReceiver-Moduls ermöglicht es Ihnen, die automatische Synchronisierung eingehender Rechnungen in Ihr ERP-System zu konfigurieren, ausgehend von den Rechnungen, die in B2Brouter empfangen werden.

Die Dokumente werden aus einem bestimmten Ordner synchronisiert, der automatisch im Ordner INBOX des aktiven Connectors erstellt wird (SFTP oder B2Bconnector).

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Connector	Wählt den aktiven Connector aus, der für die Rechnungssynchronisierung verwendet wird, z. B. B2Bconnector, SFTP-Server usw.
Ordnername	Definiert den Namen des Ordners innerhalb von INBOX, in dem die Rechnungen gespeichert werden. Er darf keine Leerzeichen enthalten.
Unterordner pro Empfänger hinzufügen	Wenn Sie diese Option aktivieren, wird für jeden Rechnungsempfänger ein Unterordner innerhalb des Hauptordners erstellt.
Unterordner pro Organisationseinheit hinzufügen	Wenn Ihr Unternehmen mehrere Organisationseinheiten hat, können Sie spezifische Unterordner für jede Einheit erstellen.

Filterung der zu integrierenden Rechnungen

Standardmäßig werden alle empfangenen Rechnungen integriert. Sie können die Synchronisierung jedoch nach Rechnungsstatus einschränken:

• Alle Rechnungen synchronisieren: Alle empfangenen Rechnungen werden unabhängig vom Status integriert.
• Akzeptierte Rechnungen synchronisieren: Nur Rechnungen mit Status „akzeptiert“ werden integriert.
• Bezahlte Rechnungen synchronisieren: Nur Rechnungen mit Status „bezahlt“ werden integriert.
• Akzeptierte oder bezahlte Rechnungen synchronisieren: Rechnungen werden nur integriert, wenn eines der beiden vorherigen Kriterien erfüllt ist.

Format des empfangenen Dokuments

Sie können auswählen, in welchem Format die empfangene Rechnung in Ihrem System gespeichert wird:

• Originalformat: Das Format, in dem die Rechnung empfangen wurde, bleibt erhalten, z. B. UBL, Facturae usw.
• PDF-Format: Die Rechnung wird in PDF umgewandelt.
• Empfangenes Dokument in ein bestimmtes Format umwandeln: Option zur automatischen Umwandlung des Dokuments in ein vordefiniertes konkretes Format. Dafür ist eine spezifische Konfiguration erforderlich.

Hinweise

• Diese Konfiguration gilt nur für den Empfang elektronischer Rechnungen.
• Ordner und Unterordner werden automatisch nach den konfigurierten Parametern erstellt.
• Rechnungen werden entsprechend dem ausgewählten Filter und Format automatisch in Ihr ERP-System synchronisiert.

Synchronisierung ausgestellter Rechnungen konfigurieren (eReceiver)

Der Bereich Ausgestellte Rechnungen des eReceiver-Moduls ermöglicht die automatische Synchronisierung von Rechnungen, die aus B2Brouter gesendet wurden, damit sie in Ihrem ERP-System oder Dokumentenarchiv verfügbar sind.

Die Rechnungen werden in einem Ordner gespeichert, der automatisch im Verzeichnis INBOX des aktiven Connectors erstellt wird, zum Beispiel B2Bconnector oder SFTP.

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Connector	Wählt den aktiven Connector aus, in dem die ausgestellten Rechnungen gespeichert werden.
Ordnername	Definiert den Ordner innerhalb von INBOX, in dem die Rechnungen gespeichert werden. Er darf keine Leerzeichen enthalten.
Unterordner pro Empfänger hinzufügen	Erstellt automatisch einen Unterordner für jeden Rechnungsempfänger.
Unterordner pro Organisationseinheit hinzufügen	Ermöglicht das Erstellen spezifischer Unterordner für jede Organisationseinheit des Unternehmens.

Format des exportierten Dokuments

Sie können auswählen, in welchem Format jede ausgestellte Rechnung gespeichert wird:

• Gesendetes Dokument (rechtliche Rechnung): Speichert die exakte Version der Rechnung, die über B2Brouter gesendet wurde (rechtliches Original).
• PDF-Format: Erzeugt eine PDF-Version der Rechnung, nützlich für Anzeige oder Archiv.
• Empfangenes Dokument in ein bestimmtes Format umwandeln: Wandelt das ausgestellte Dokument nach den Anforderungen des empfangenden Systems in ein anderes Format um. Dafür ist eine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Hinweise

• Diese Konfiguration betrifft nur ausgestellte Rechnungen aus B2Brouter.
• Sie können bei Bedarf mehrere Ausgabeformate kombinieren, zum Beispiel PDF und rechtliche Rechnung.
• Ordner und Unterordner werden automatisch nach der ausgewählten Konfiguration erzeugt.

Empfang von Bestellungen konfigurieren (eReceiver)

Der Bereich Bestellungen des eReceiver-Moduls ermöglicht Ihnen die automatische Synchronisierung der über B2Brouter empfangenen Bestellungen, damit diese direkt in Ihr ERP-System integriert werden können.

Die Bestellungen werden in einem Ordner gespeichert, der automatisch im Verzeichnis INBOX des ausgewählten Connectors erstellt wird.

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Connector	Wählt den aktiven Connector aus, z. B. B2Bconnector oder SFTP, in dem die Bestellungen gespeichert werden.
Ordnername	Definiert den Namen des Ordners innerhalb von INBOX, in dem die empfangenen Bestellungen gespeichert werden. Vermeiden Sie Leerzeichen im Namen.
Unterordner pro Empfänger hinzufügen	Erstellt einen separaten Unterordner für jeden Kunden oder Empfänger.
Unterordner pro Organisationseinheit hinzufügen	Wenn Ihr Unternehmen mehrere Einheiten hat, können Sie Bestellungen nach spezifischen Unterordnern trennen.

Filterung der zu integrierenden Bestellungen

Standardmäßig synchronisiert B2Brouter alle empfangenen Bestellungen. Sie können die Synchronisierung jedoch auf Bestellungen beschränken, die akzeptiert wurden:

• Alle Bestellungen synchronisieren: Alle Bestellungen werden unabhängig vom Status integriert.
• Akzeptierte Bestellungen synchronisieren: Nur Bestellungen mit Status „akzeptiert“ werden integriert.

Format der empfangenen Bestellung

Sie können je nach Anforderungen Ihres ERP das Ausgabeformat für empfangene Bestellungen wählen:

• Originalformat: Behält das elektronische Format bei, in dem die Bestellung empfangen wurde, z. B. xml.ubl.order.v3.
• PDF-Format: Erzeugt eine PDF-Version der Bestellung für Anzeige oder Archiv.
• In ein bestimmtes Format umwandeln: Ermöglicht die Umwandlung der empfangenen Bestellung in ein konkretes Format. Dafür ist eine vorherige Konfiguration erforderlich.

Hinweise

• Die definierten Ordner werden automatisch in INBOX des aktiven Connectors erstellt.
• Sie können mehrere Formatoptionen gleichzeitig aktivieren.
• Diese Konfiguration gilt nur für Bestellungen und betrifft keine Rechnungen oder anderen Dokumente.

Statusübergänge gesendeter Rechnungen konfigurieren (eReceiver)

Der Bereich Statusübergänge ermöglicht es, automatische Benachrichtigungsdateien zu erzeugen, wenn Statusänderungen bei über B2Brouter gesendeten Rechnungen auftreten. Diese Funktion ist besonders nützlich für ERP-Systeme, die den Status ihrer Dokumente anhand der Antworten der Empfänger oder Transportdienste aktualisieren müssen.

Die Dateien werden in einem Ordner erzeugt, der automatisch im Verzeichnis INBOX des ausgewählten Connectors abgelegt wird.

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Connector	Wählt den aktiven Connector aus, in dem die Benachrichtigungsdateien erzeugt werden, z. B. SFTP, B2Bconnector.
Ordnername	Definiert den Namen des Ordners innerhalb von INBOX, in dem die Dateien gespeichert werden. Vermeiden Sie Leerzeichen im Namen.
Unterordner pro Empfänger hinzufügen	Erstellt separate Unterordner für jeden Empfänger.
Unterordner pro Organisationseinheit hinzufügen	Ermöglicht die Trennung von Benachrichtigungen nach Organisationseinheiten innerhalb des Unternehmens.

Filterung von Statusübergängen

Standardmäßig werden alle Statusänderungen gesendeter Rechnungen gemeldet. Sie können jedoch nur die relevantesten filtern:

• Alle Rechnungen synchronisieren: Erzeugt eine Benachrichtigung für jede Statusänderung.
• Registrierte Rechnungen synchronisieren: Erzeugt nur eine Benachrichtigung, wenn die Rechnung beim Empfänger registriert wurde.
• Abgelehnte Rechnungen synchronisieren: Erzeugt nur eine Benachrichtigung für abgelehnte Rechnungen.
• Registrierte oder abgelehnte Rechnungen synchronisieren: Nur für diese beiden Fälle.

Format der Benachrichtigungsdatei

Sie können je nach Anforderungen Ihres ERP oder Verwaltungssystems zwischen mehreren Ausgabeformaten wählen:

• CSV: Einfaches, für automatisierte Systeme gut lesbares Format.
• ApplicationResponse: Standardisiertes XML-Format gemäß UBL für Statusantworten.
• Spezial: Benutzerdefiniertes Format. Dafür ist eine projektspezifische Konfiguration erforderlich.

Hinweise

• Diese Funktion sendet keine Rechnungen, sondern informiert nur über deren Statusänderungen.
• Sie können Filterung und Formatwahl kombinieren, um die Integration genau an Ihr System anzupassen.
• Die Status umfassen Empfangsbestätigungen, Registrierung, Validierung oder Ablehnung durch Empfänger oder Plattform.

Antworten auf Meldungen konfigurieren (eReceiver)

Der Bereich Antworten auf Meldungen ermöglicht es, automatische Benachrichtigungsdateien zu erzeugen, wenn Statusänderungen bei über B2Brouter gesendeten Meldungen auftreten, zum Beispiel Steuer- oder Informationsmeldungen an eine Verwaltung.

Die Dateien werden in einem Ordner gespeichert, der automatisch im Verzeichnis INBOX des aktiven Connectors erstellt wird (SFTP oder B2Bconnector).

Verfügbare Parameter

Parameter	Beschreibung
Connector	Wählt den aktiven Connector aus, der die Antworten empfängt, z. B. SFTP, B2Bconnector.
Ordnername	Gibt den Namen des Ordners innerhalb des Verzeichnisses INBOX an, in dem die Benachrichtigungen gespeichert werden. Er darf keine Leerzeichen enthalten.
Unterordner pro Empfänger hinzufügen	Organisiert Benachrichtigungen in Unterordnern für jede empfangende Verwaltung oder Einrichtung.
Unterordner pro Organisationseinheit hinzufügen	Erstellt getrennte Unterordner für jede interne Einheit des Unternehmens.

Format der Antworten

Das einzige verfügbare Format für Benachrichtigungen zu Statusänderungen von Meldungen ist:

• Application Response: Standardisierte XML-Datei nach dem UBL-Modell für Antworten auf gesendete Dokumente. Sie enthält Informationen zu Registrierung, Validierung oder von der Verwaltung zurückgegebenen Fehlern.

Hinweise

• Diese Funktion gilt nur für aus B2Brouter gesendete Meldungen.
• Die Konfiguration ist nützlich, um automatisierte Benachrichtigungen in Ihrem ERP- oder Dokumentenverwaltungssystem zu empfangen.
• Es ist nicht erforderlich, mehrere Formate zu konfigurieren. Sie können jedoch Ordnererzeugung pro Empfänger und pro Organisationseinheit kombinieren, um Archivierung und Integration zu erleichtern.