Kunden und Lieferanten in B2Brouter anlegen

Einen Kontakt anlegen

Um Ihre Kontakte anzulegen, nutzen Sie die Schnellaktionen oder rufen Sie den Bereich Kontakte im oberen Hauptmenü auf. Dort können Sie Ihre Kontakte auf zwei Arten erstellen:

1. Einen Kontakt manuell anlegen

Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie im Bereich Kontakte auf Kontakt hinzufügen.

Identifikation

Wählen Sie über das Dropdown-Menü Land das Land Ihres Kontakts aus.
Geben Sie im nächsten Feld die Kennnummer Ihres Kontakts ein (in Spanien: NIF oder DNI).

Wenn Sie ein Land auswählen, in dem Unternehmen verschiedene Identifikatortypen haben können, wird unten die Option Sie haben keine (Name des landesspezifischen Identifikators) aktiviert. Aktivieren Sie diese Option, um einen anderen Identifikatortyp einzugeben:

Füllen Sie die Informationen zum Identifikator im entsprechenden Feld aus.
Sie können nur einen der genannten Identifikatoren eingeben, um über B2Brouter Rechnungen auszustellen.

Klicken Sie abschließend auf Identifikator validieren und weiter.

Danach kann eines von zwei Szenarien eintreten, je nachdem, ob das von Ihnen erstellte Unternehmen im B2Brouter-Verzeichnis (verifizierte Daten) erscheint oder nicht (nicht verifizierte Daten):

Der Kontakt ist im B2Brouter-Verzeichnis vorhanden

Die Informationen zu den Steuerdaten und der Rechnungsversandmethode Ihres Kontakts werden automatisch aus dem B2Brouter-Verzeichnis übernommen.

Sie müssen oben nur auswählen, ob Sie einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Kunden und Lieferanten hinzufügen möchten, sowie die Informationen in den letzten beiden Abschnitten Rechnungsinkassomethode und Sprache ausfüllen (siehe nächsten Abschnitt).

Klicken Sie abschließend auf Weiter. Der Kontakt wird in B2Brouter erstellt und Sie können sofort mit der Rechnungsstellung beginnen.

Der Kontakt ist nicht im B2Brouter-Verzeichnis vorhanden

Wenn die Daten nicht automatisch ausgefüllt werden, bedeutet dies, dass das Unternehmen in unserem Verzeichnis nicht als verifiziert geführt wird. In diesem Fall müssen die Kundendaten manuell eingetragen werden.

Steuerdaten

Wählen Sie zunächst den Kontakttyp: Kunde, Lieferant oder Kunde und Lieferant.

Geben Sie anschließend die Steuerdaten des Kunden ein, wie Name, Adresse, Postleitzahl usw. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Rechnungsversandmethode

Dieser Bereich ist sehr wichtig, da hier die Methode oder das Netzwerk festgelegt wird, über das Rechnungen an diesen Kunden/Lieferanten gesendet werden. Markieren Sie zunächst eine der Optionen je nach Kundenbzw. Lieferantentyp:

Link per E-Mail

Diese Option ermöglicht es, dem Kunden eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu senden. Der Empfänger klickt einfach auf den Link und gelangt direkt zur Rechnung in B2Brouter, von wo aus sie heruntergeladen werden kann.

Anhang per E-Mail

Mit dieser Option wird dem Kunden/Lieferanten eine E-Mail mit der Rechnung als Anhang gesendet. Über das Dropdown-Menü Transport können verschiedene Formate ausgewählt werden:

Signiertes Facturae: Format der spanischen elektronischen Rechnung
UBL (Universal Business Language): Format der europäischen elektronischen Rechnung
PDF
Signiertes PDF

Wenn Sie das UBL-Format wählen, geben Sie unbedingt die E-Mail-Adresse an, an die die Rechnung gesendet werden soll – im vorherigen Schritt, wo die allgemeinen Kundendaten angegeben werden.

Offenes Netzwerk (öffentliche Verwaltungen und Peppol)

Diese Option ermöglicht das Senden elektronischer Rechnungen an die wichtigsten offenen Netzwerke, denen öffentliche Verwaltungen verschiedener Länder angehören, sowie an private Unternehmen, die aufgrund der Vorschriften ihres Landes elektronische Rechnungen senden oder empfangen müssen. Nach Auswahl dieser Option wählen Sie über das Dropdown-Menü Methode den Empfänger der Rechnung:

Europa

ePrior: Bei dieser Option müssen Sie auch den ePrior-Identifikator des Kunden angeben. Wählen Sie den Identifikatortyp im Dropdown-Menü Eprior Scheme ID und geben Sie dann den Identifikator unter Eprior Endpoint ID ein.
Peppol: Bei dieser Option müssen Sie auch den Peppol-Identifikator des Kunden angeben. Dazu müssen Sie vorher die Peppol-Verbindung konfigurieren. Wählen Sie unter Peppol-ID des Unternehmens den Identifikatortyp aus dem Dropdown-Menü und geben Sie den Peppol-Identifikator ein.

Spanien

FACe: Der allgemeine Eingangsknoten des Ministeriums, dem nahezu alle öffentlichen Verwaltungen des Landes angeschlossen sind.
FACe detached: Wie oben, jedoch werden Rechnungsanhänge separat übermittelt.
FACeB2B: Der allgemeine Eingangsknoten, der es spanischen Privatunternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen auszutauschen. Derzeit sind nur staatliche Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verpflichtet, ihn zu nutzen.
FACeB2B detached: Wie oben, jedoch werden Rechnungsanhänge separat übermittelt.
eFACT Catalunya: Der allgemeine Eingangsknoten, dem nahezu alle öffentlichen Verwaltungen Kataloniens angeschlossen sind.
Junta de Andalucía: Der allgemeine Eingangsknoten der Junta de Andalucía (nicht sichtbar).
Junta de Castilla - La Mancha (PeCAM): Der allgemeine Eingangsknoten der Junta de Castilla - La Mancha. Um an diesen Eingangsknoten zu senden, müssen Sie zunächst die Verbindung konfigurieren.
Junta de Galicia: Der allgemeine Eingangsknoten der Junta de Galicia (nicht sichtbar). Um an diesen Eingangsknoten zu senden, müssen Sie zunächst die Verbindung konfigurieren.
Gobierno de Canarias (PeFAC): Der allgemeine Eingangsknoten der Regierung der Kanarischen Inseln.
Eusko Jaurlaritza (Baskische Regierung): Der allgemeine Eingangsknoten einiger Verwaltungen der Baskischen Regierung. Um an diesen Eingangsknoten zu senden, müssen Sie zunächst die Verbindung konfigurieren.
Osakidetza (Baskisches Gesundheitsministerium): Der allgemeine Eingangsknoten des Baskischen Gesundheitsministeriums. Um an diesen Eingangsknoten zu senden, müssen Sie zunächst ein Dokument ausfüllen und einsenden.
Diputación de Álava: Der allgemeine Eingangsknoten der Diputación de Álava (nicht sichtbar).
Diputación de Vizcaya: Der allgemeine Eingangsknoten der Diputación de Vizcaya (nicht sichtbar).
Konsortium Wasserbetriebe Bilbao Bizkaia: Der allgemeine Eingangsknoten des Konsortiums Wasserbetriebe Bilbao Bizkaia.
Efaktur: Der allgemeine Eingangsknoten von Efaktur, dem einige Verwaltungen der Autonomen Gemeinschaft Baskenland angeschlossen sind.
Diputación de Guipúzcoa: Der allgemeine Eingangsknoten der Diputación de Guipúzcoa (nicht sichtbar).
Stadtgemeinde Vitoria-Gasteiz: Der eigene allgemeine Eingangsknoten der Stadtgemeinde Vitoria-Gasteiz (nicht sichtbar).
EsPublico: Ein allgemeiner Eingangsknoten für einige Verwaltungen, die nicht an FACe angeschlossen sind.

Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, werden unterhalb des Dropdown-Menüs Methode Felder für die DIR3-Codes (Verwaltungsorgan, Verarbeitungseinheit und Buchhaltungsstelle) oder den DIRE-Code (FACeB2B) aktiviert. Wenn es sich um ein empfangendes Unternehmen mit verschiedenen Codekombinationen handelt, müssen Sie diese durch Anlegen organisatorischer Einheiten hinzufügen.

Frankreich

Chorus: Die Plattform, über die elektronische Rechnungen an die französische öffentliche Verwaltung gesendet werden müssen. Dazu müssen Sie sich zuvor im Chorus Pro-Portal registrieren.

Wenn Sie Chorus Pro als Versandmethode auswählen, wird unterhalb des Dropdown-Menüs Methode das Feld Dienstleistungscode aktiviert, in dem Sie den Dienstleistungscode Ihres Kunden eingeben müssen, um die Rechnung korrekt zu senden.

Italien

SDI: Die Plattform, über die elektronische Rechnungen an öffentliche und private Unternehmen in Italien gesendet werden.

Wenn Sie SDI als Versandmethode auswählen, werden unterhalb des Dropdown-Menüs Methode verschiedene Optionen aktiviert:

Aktivieren Sie die Option Ist eine öffentliche Verwaltung, wenn der Kunde eine öffentliche Verwaltung ist.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Mehrwertsteuererhebung die gewünschte Option.
Geben Sie unter Codice Destinatario den Empfängercode des Kunden ein.

Portugal

FE-AP Saphety
FE-AP
efacturaGov

Diese Plattformen werden für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die portugiesische öffentliche Verwaltung verwendet.

Zypern

Ariadne: Die Plattform für elektronische Rechnungen an die zyprische öffentliche Verwaltung.

Andorra

Regierung von Andorra: Die Plattform für elektronische Rechnungen an die andorranische Regierung.

Um eine elektronische Rechnung an die andorranische Regierung zu senden, müssen Sie Ihr digitales Zertifikat beim Kunden registriert haben.

Vereinigtes Königreich

Peppol NHS: Das Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen dem englischen Gesundheitsdienst und seinen Lieferanten. Dazu müssen Sie zuvor die Peppol-Verbindung konfigurieren.

Bei Auswahl von Peppol NHS als Versandmethode wird die Option Peppol-ID des Unternehmens aktiviert, wo Sie den Peppol-Identifikator des Kunden eingeben müssen.

Deutschland

Peppol XRechnung
Peppol ZuGFeRD

Bei Auswahl eines dieser Formate wird die Option Peppol-ID des Unternehmens aktiviert, wo Sie den Peppol-Identifikator des Kunden eingeben müssen.

Niederlande

Peppol NLS CIUS: Das in den Niederlanden verwendete Format für elektronische Rechnungen.

Bei Auswahl dieser Option wird die Option Peppol-ID des Unternehmens aktiviert, wo Sie den Peppol-Identifikator des Kunden eingeben müssen.

Australien / Neuseeland

Peppol AU-NZ: Das Format für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Australien und Neuseeland.

Bei Auswahl dieser Option wird die Option Peppol-ID des Unternehmens aktiviert, wo Sie den Peppol-Identifikator des Kunden eingeben müssen.

Singapur

Peppol SG

Das Netzwerk für den Versand elektronischer Rechnungen in Singapur.

Rechnungsinkassomethode

In diesem Bereich können Sie eine Standard-Zahlungsmethode für Rechnungen an den gerade angelegten Kunden festlegen:

Wählen Sie im Dropdown-Menü Inkassomethode, wie Sie die Rechnungszahlung erhalten möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Zahlung auf dieses Konto erhalten die Kontonummer oder IBAN, auf die Sie die Zahlung erhalten möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Fälligkeit das gewünschte Fälligkeitsdatum für die Rechnungen.

Was für jede Rechnung gilt — Wenn Sie eine Rechnung an diesen Kontakt senden, folgen die Inkassofelder (Methode, Bankkonto, Fälligkeit, Währung) dieser Prioritätsreihenfolge:

Die in der Rechnung selbst enthaltenen — egal ob manuell im Webformular eingetragen oder aus einer über API, SFTP, Connectors oder PDF-Upload importierten Rechnung.

Die hier beim Kontakt konfigurierten — wenn eine importierte Rechnung keine Inkassodaten enthält, füllt B2Brouter diese mit den Kontaktdaten aus. Im Webformular erscheinen die Felder bereits mit diesen Werten ausgefüllt und können vor dem Ausstellen geändert werden.

Leer — wenn auch beim Kontakt keine Einstellungen vorhanden sind.

Die globale Inkassokonfiguration des Kontos ist die Vorlage, die beim Erstellen eines neuen Kontakts angewendet wird; sie wirkt nicht direkt auf bestehende Rechnungen.

Nachdem alle oben genannten Daten ausgefüllt wurden, öffnet sich eine Registerkarte Zusammenfassung mit den allgemeinen Daten des erstellten Kontakts. Außerdem können Sie sehen, wer den Kontakt erstellt hat, sowie weitere Details unter Aktivität. Sie haben auch die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen.

Über Aktionen oben rechts können Sie direkt Rechnungen und Angebote auf Basis des erstellten Kontakts erstellen. Sie können den Kontakt auch löschen.

2. Kontakte automatisch erstellen

Sie können eine CSV-Datei mit den Daten Ihrer Kunden hochladen, die dann automatisch mit den in der importierten Datei enthaltenen Informationen angelegt werden. Verwenden Sie im Bereich Kontakte die Option Datei importieren:

Über den Link Beispiel-CSV-Datei herunterladen können Sie ein Beispiel der Datei herunterladen, die Sie importieren müssen, um Ihre Kunden automatisch anzulegen.
Nutzen Sie das Beispiel, um die Datei mit den Daten Ihrer Kunden zu erstellen.
Verwenden Sie die Option Datei anhängen, um die Datei in Ihrem System zu suchen und in B2Brouter hochzuladen.
Klicken Sie abschließend auf Importieren.

Wenn die Datei korrekt ist, werden Ihre Kontakte automatisch in B2Brouter erstellt.

3. Mögliche Aktionen nach dem Anlegen des Kontakts

Nach dem Anlegen des Kontakts können Sie verschiedene Aktionen durchführen, wie z.B. Kontaktdaten bearbeiten, organisatorische Einheiten oder Ansprechpartner hinzufügen sowie Rechnungen und Lieferscheine aus dem Kontakt erstellen.

Angelegten Kontakt bearbeiten

Nachdem Sie den Kontakt erstellt haben, rufen Sie den Bereich Kontakte im oberen Hauptmenü auf. Wählen Sie den zu bearbeitenden Kontakt aus – die Kontaktzusammenfassung wird angezeigt. Um Daten zu bearbeiten, rufen Sie das linke Menü auf und wählen Sie den gewünschten Bereich.

Steuerdaten

In diesem Bereich können Sie die Steuerdaten Ihres Kontakts bearbeiten, wie Name, Adresse, Postleitzahl usw.

Kontaktdaten

Hier können Sie die Kontaktinformationen bearbeiten, z.B. Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse und weitere Angaben.

Inkasso

In diesem Bereich können Sie die Bankdaten Ihres Kontakts ändern, z.B. Inkassomethode, Kontonummer oder Zahlungsfrist.

Integration

Hier können Sie den internen Integrationscode Ihres Kunden im Verwaltungssystem hinzufügen oder ändern.

Rechnungen

Hier können Sie die Rechnungsversandmethode, die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts für Benachrichtigungen, das Rechnungsformat und weitere Einstellungen bearbeiten.

Organisatorische Einheiten

Eine organisatorische Einheit ist eine Abteilung, ein Standort oder eine Niederlassung eines Unternehmens. In diesem Bereich können Sie eine neue hinzufügen oder eine bereits erstellte bearbeiten.

Personen

Die Kontaktperson kann die Ansprechperson unseres Kunden und/oder Lieferanten sein oder eine Kontaktperson für eine Geschäftsakquise. In diesem Bereich können Sie eine neue Person hinzufügen oder eine bereits erstellte bearbeiten.